Schulfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schulfest braucht mehr als ein Programm und ein Buffet. Räume, Genehmigungen, Betreuung, Catering, Technik und Helfer müssen zusammenpassen, damit der Tag reibungslos läuft. Beginne mit Datum, Ort und Budget und arbeite dich anschließend zu Einladungen, Anmeldungen und Material vor. Plane außerdem feste Zuständigkeiten ein: Wer betreut Aktivitäten, beantwortet Elternfragen, bedient die Musik und kümmert sich um Erste Hilfe?

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
3 Personen
Veranstaltungsort überprüfen
2 Personen
Benötigte Räume reservieren
2 Personen
Aktivitätsprogramm ausarbeiten
3 Personen
Budget prüfen
2 Personen
Lieferanten auswählen
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Betreuer einteilen
2 Personen
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
Eltern informieren
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Aktivitätsmaterialien einkaufen
2 Personen
Dekoration einkaufen
2 Personen
Preistisch zusammenstellen
2 Personen
Musik-Playlist erstellen
2 Personen
Ablaufplan ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Wegweiser erstellen
2 Personen
Lieferzeiten bestätigen
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Verderbliche Produkte abholen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Getränkepunkt einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Beleuchtung installieren
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Aktivitäten vorbereiten
4 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Preistisch aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Anmeldeschalter besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Eröffnungsprogramm begleiten
3 Personen
Spielaktivitäten betreuen
6 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Musik organisieren
2 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Allergeninformationen anzeigen
Essbereich sauber halten
3 Personen
Wettkämpfe begleiten
4 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Tanzfläche betreuen
3 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Essensreste sicher aufbewahren
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Ausrüstung sicher verstauen
3 Personen
Böden reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Räume zum Abschluss kontrollieren
2 Personen
Materialien sortieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 180
BuffetischeAnz. 4
BiertischeAnz. 8
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 10
Informationsstand

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
TellerAnz. 220
DesserttellerAnz. 180
GabelnAnz. 220
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 3
GirlandenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 12
TischdeckenAnz. 20
ServiettenhalterAnz. 20
NamensschilderAnz. 200
WegweiserAnz. 12
KlebebandAnz. 10
SeilAnz. 4

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
Bluetooth-Lautsprecher
Laptop
LadegeräteAnz. 4
Tischmikrofon
KabeltrommelnAnz. 3
PowerbanksAnz. 4
Etikettendrucker

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 12
KühlmattenAnz. 8

Reinigung

ReinigungswagenAnz. 2
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
MüllsackhalterAnz. 10
MikrofasertücherAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
BasketbälleAnz. 3
KegelAnz. 30
SpringseileAnz. 10
ReifenAnz. 10
SpielkartenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Räume mindestens 8 bis 10 Wochen vorher fest. Prüfe dabei, ob für einzelne Aktivitäten zusätzliche Räume, Aufsicht oder Genehmigungen erforderlich sind.
Bearbeite Anmeldungen nicht erst am Veranstaltungstag. Erfasse spätestens 7 Tage vorher Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche und benötigte Betreuung, damit Catering und Gruppeneinteilung angepasst werden können.
Plane für jede Aktivität eine verantwortliche Person und eine Vertretung ein. Bei mehreren Stationen sollte die Einteilung mindestens 2 Wochen vorher feststehen und auf dem Ablaufplan stehen.
Teste Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone spätestens am Vortag im Veranstaltungsort. Lege außerdem fest, wo Informationsstand, Wegweiser, Garderobe und Abfallbehälter stehen.
Drucke Ablaufplan, Namensschilder und Wegweiser am Vortag aus und packe Klebeband, Seil sowie Dekoration gemeinsam ein. So fehlen am Morgen nicht gerade die kleinen Dinge, die vor Ort schwer zu ersetzen sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulfest organisieren?: Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Budget. Catering, Lieferanten, Genehmigungen und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Fest geklärt sein.
Wann müssen Einladungen für ein Schulfest verschickt werden?: Verschicke die Einladungen ungefähr 4 bis 6 Wochen vorher. Setze den Anmeldeschluss auf etwa 10 bis 14 Tage vor dem Fest, damit Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wie viele Helfer braucht ein Schulfest?: Plane mindestens eine betreuende Person pro Aktivitätsstation und zusätzlich 2 bis 4 Personen für Information, Auf- und Abbau sowie Erste Hilfe ein. Bei vielen Stationen sollte jede Schicht 60 bis 90 Minuten dauern.
Wann sollte man das Catering für ein Schulfest bestellen?: Gib die Cateringbestellung idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher auf. Bestätige die endgültige Menge und besondere Ernährungswünsche noch einmal 7 Tage vor der Veranstaltung.

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