La checklist complète pour organiser une fête de l'école

Une fête de l'école se prépare sur plusieurs semaines, avec des décisions à prendre dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, le programme, le lieu et le budget, puis avancez sur les fournisseurs, les inscriptions et les autorisations. Les dernières semaines servent surtout à répartir les bénévoles, confirmer les besoins alimentaires et préparer le matériel. Cette checklist rassemble 76 tâches et 67 éléments à prévoir, des tables pliantes aux microphones.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Vérifier le lieu de la fête
2 personnes
Réserver les espaces nécessaires
2 personnes
Élaborer le programme d’activités
3 personnes
Vérifier le budget
2 personnes
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
Passer la commande traiteur
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Informer les parents
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Acheter le matériel d’activités
2 personnes
Acheter la décoration
2 personnes
Composer la table des prix
2 personnes
Créer la playlist musicale
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Confirmer les délais de livraison
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits périssables
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer les activités
4 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Préparer la table des prix
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
3 personnes
Encadrer les activités de jeux
6 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Afficher les informations sur les allergènes
Maintenir la salle à manger propre
3 personnes
Encadrer les matchs
4 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Encadrer la piste de danse
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
3 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Faire le contrôle final des espaces
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 180
Tables de buffetqté 4
Tables de bièreqté 8
Tables hautesqté 6
Portantsqté 3
Poubellesqté 10
Bureau d’information

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettesqté 220
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16

Décoration

Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 3
Guirlandesqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 20
Porte-serviettesqté 20
Badges nominatifsqté 200
Panneaux de directionqté 12
Ruban adhésifqté 10
Cordeqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Enceinte Bluetooth
Ordinateur portable
Chargeursqté 4
Microphone de table
Rallonges à enrouleurqté 3
Batteries externesqté 4
Imprimante d'étiquettes

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 8

Nettoyage

Chariots de ménageqté 2
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Porte-sacs-poubelleqté 10
Chiffons microfibresqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 3
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 10
Cerceauxqté 10
Cartes de jeuqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 6 à 8 semaines avant la fête. Cela laisse le temps de réserver les espaces, sélectionner les fournisseurs et envoyer les invitations.
Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Vous pourrez alors confirmer la commande traiteur, les besoins alimentaires et le nombre de gobelets, assiettes et couverts.
Prévoyez un bureau d’information visible dès l’entrée, avec les badges nominatifs, le plan, les panneaux de direction et le contact des premiers secours. Ces éléments sont souvent préparés trop tard.
Répartissez les accompagnateurs par activité au moins une semaine avant la fête, avec un responsable identifié pour chaque créneau. Gardez aussi une liste de bénévoles de remplacement.
Testez la table de mixage, les microphones et les pieds de micro 2 à 3 jours avant. Préparez la playlist et imprimez le déroulé afin de ne pas dépendre d’un seul téléphone ou d’une connexion internet.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête de l'école ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, vérifiez le budget et construisez le programme avant de lancer les invitations.
Quand envoyer les invitations pour une fête de l'école ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la fête, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai permet d’ajuster le traiteur et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une fête de l'école ?: Prévoyez au minimum 1 accompagnateur par activité ou zone ouverte aux enfants, puis ajoutez 2 à 3 personnes pour l’accueil, l’information et les imprévus. Répartissez les rôles une semaine à l’avance.
Quand préparer le matériel et la décoration ?: Achetez ou réunissez le matériel 2 à 3 semaines avant, puis vérifiez chaque élément 2 jours avant. Installez les tables, poubelles, nappes, guirlandes et panneaux le jour même selon le plan préparé.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.