Schoolfeest organiseren: checklist en planning

Een schoolfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek, versiering en hapjes regelen. Leg eerst datum, programma, lokalen en budget vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers en leveranciers. In de laatste week controleer je dieetwensen, activiteitenmateriaal en geluidsapparatuur. Deze checklist helpt je bovendien met praktische details die vaak te laat gebeuren, zoals een definitieve telling, gelabelde dieetmaaltijden, koude dranken en een geprint draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en lokalen reserveren
2 personen
Begroting en entree bepalen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Herinnering aan ouders sturen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen definitief tellen
2 personen
Leveranciers reserveren
Activiteitenprogramma uitwerken
3 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Muziekplaylist samenstellen
Draaiboek afdrukken
Contactlijst vrijwilligers maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen kopen
3 personen
Verse boodschappen kopen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Dieetmaaltijden apart labelen
2 personen
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
EHBO-middelen controleren
Sleutels en toegang regelen
Ruimtes inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Spelstations opbouwen
5 personen
Muziekhoek installeren
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Ingang en garderobe inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Eet- en drinkpunten markeren
2 personen
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Spelactiviteiten begeleiden
8 personen
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
Sportactiviteiten begeleiden
4 personen
Muziek bedienen
Hapjes klaarzetten
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Rondes en prijzen begeleiden
3 personen
Dansprogramma begeleiden
3 personen
Vertrek van gasten begeleiden
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Spelmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zalen schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen melden
Foto's delen met ouders

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 16
Stoelenaantal 160
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8
Krukkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare bekersaantal 220
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 3
Slingersaantal 20
Tafelkledenaantal 20
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Plakbandaantal 8
Touwaantal 4
Schaaraantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Projectiescherm

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Zachte ballenaantal 12
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Doeltjesaantal 2
Touwtrektouw
Scorebordenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveermessenaantal 4
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Broodmandenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Ovenwantenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, lokalen, begroting en vergunningen. Zo houd je nog tijd over voor aanpassingen wanneer een ruimte of leverancier niet beschikbaar is.
Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en plan een herinnering aan ouders 7 dagen voor het feest. Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen vooraf af, zodat je eten, drinken en zitplaatsen definitief kunt tellen.
Verdeel vrijwilligerstaken uiterlijk 2 weken vooraf en maak één contactlijst met telefoonnummers. Plan op de avond zelf een korte briefing van 15 minuten voor ontvangst, activiteiten, buffet en opruimen.
Koop houdbare boodschappen enkele dagen eerder en haal verse producten 1 dag vooraf. Zet dranken minimaal 3 uur voor aanvang koud en label dieetmaaltijden apart voordat het buffet opent.
Test luidsprekers, microfoons, mengpaneel, muziekspeler, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 1 dag vooraf. Leg een geprint draaiboek klaar bij de organisatiepost en markeer met pijlborden de entree, garderobe en activiteitenruimtes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer in de eerste week de datum en lokalen, en regel daarna budget, vergunningen, vrijwilligers en leveranciers.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een schoolfeest?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor het feest. Verstuur 7 dagen vooraf een herinnering aan ouders en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de datum af.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schoolfeest?: Plan minimaal één verantwoordelijke per hoofdtaak: ontvangst, activiteiten, buffet, techniek en opruimen. Bij grotere groepen werkt een team van 2 personen per post praktischer, zodat niemand de hele avond alleen staat.
Wanneer moet je eten en drinken voor een schoolfeest regelen?: Controleer de definitieve aantallen 3 tot 5 dagen vooraf, koop houdbare producten enkele dagen eerder en haal verse boodschappen 1 dag vooraf. Zet dranken minstens 3 uur voor aanvang koud en houd dieetmaaltijden apart gelabeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.