Schulfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schulfest braucht mehr als ein Programm und einen Buffetisch. Kläre zuerst Termin, Räume, Budget und Genehmigungen, bevor Einladungen verschickt werden. Danach zählen Anmeldungen, Ernährungswünsche und Helferstunden die tatsächliche Größe des Fests. In den letzten Tagen geht es um Einkäufe, gekühlte Getränke, gekennzeichnete Diätmahlzeiten, Aktivitätsmaterial und einen Soundcheck. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Räume reservieren
2 Personen
Budget und Eintritt festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwilligenaufgaben verteilen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Erinnerung an die Eltern senden
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen endgültig zählen
2 Personen
Lieferanten reservieren
Aktivitätsprogramm ausarbeiten
3 Personen
Spielregeln aufschreiben
2 Personen
Musikplaylist zusammenstellen
Drehbuch ausdrucken
Kontaktliste der Freiwilligen erstellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Langlebige Lebensmittel einkaufen
3 Personen
Frische Einkäufe besorgen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Diätmahlzeiten separat kennzeichnen
2 Personen
Aktivitätsmaterial kontrollieren
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
Schlüssel und Zugang organisieren
Räume inspizieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Spielstationen aufbauen
5 Personen
Musikecke einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Essens- und Getränkepunkte kennzeichnen
2 Personen
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Gäste empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Spielaktivitäten betreuen
8 Personen
Kreative Aktivität begleiten
3 Personen
Sportaktivitäten betreuen
4 Personen
Musik bedienen
Snacks bereitstellen
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Runden und Preise begleiten
3 Personen
Tanzprogramm begleiten
3 Personen
Abreise der Gäste begleiten
4 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Spielmaterial sammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Räume reinigen
5 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundsachen melden
Fotos mit Eltern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 16
StühleAnz. 160
BuffetischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8
HockerAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare BecherAnz. 220
KaffeetassenAnz. 40
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 3
GirlandenAnz. 20
TischdeckenAnz. 20
Willkommensschild
WegweiserAnz. 12
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 4
SchereAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Mischpult
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
Projektionsleinwand

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10
BatterienAnz. 24

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
BasketbälleAnz. 4
SoftbälleAnz. 12
KegelAnz. 30
ReifenAnz. 12
SpringseileAnz. 12
ToreAnz. 2
Tauziehseil
AnzeigetafelnAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServiermesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
BrotkörbeAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Räume fest, bevor du Einladungen gestaltest. Plane außerdem Wege zwischen Eingang, Garderobe, Buffet und Aktivitäten ein und reserviere Tische, Stühle sowie Absperrpfosten frühzeitig.
Schicke die Einladungen nicht ohne Rückmeldefrist. Zähle die Anmeldungen spätestens eine Woche vorher endgültig und erfasse dabei Ernährungswünsche, damit Sondermahlzeiten separat gekennzeichnet werden können.
Verteile Helferaufgaben mit konkreten Zeitfenstern. Für Aufbau, Einlass, Buffet, Aktivitäten und Abbau sollten jeweils verantwortliche Personen samt Kontaktliste feststehen.
Prüfe zwei bis drei Tage vorher die Einkaufsliste und erledige haltbare Lebensmittel zuerst. Frische Einkäufe, Kühlboxen und kalte Getränke gehören möglichst am Veranstaltungstag oder am Vorabend in die Planung.
Teste die Tonanlage nicht erst beim ersten Programmpunkt. Prüfe Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Musikplayer und Verlängerungskabel mindestens einen Tag vorher und drucke das Drehbuch als Ersatz für digitale Geräte aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulfest organisieren?: Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher mit Termin, Räumen, Budget und Genehmigungen. Freiwillige, Lieferanten und das Programm sollten spätestens sechs Wochen vor dem Fest angefragt werden.
Wann müssen die Einladungen für das Schulfest verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von mindestens 14 Tagen. Eine Erinnerung an die Eltern passt ungefähr eine Woche vor Ablauf der Frist.
Wann zählt man die Teilnehmer für ein Schulfest endgültig?: Zähle die Anmeldungen sieben bis zehn Tage vor der Veranstaltung endgültig. So kannst du Mengen für Essen, Getränke, Mehrweg-Geschirr und Sitzplätze noch rechtzeitig anpassen.
Was muss man am Tag vor dem Schulfest prüfen?: Kontrolliere am Vortag Aktivitätsmaterial, Beschilderung, Dekoration und die komplette Tonanlage. Stelle haltbare Lebensmittel bereit, kennzeichne Diätmahlzeiten und plane frische Einkäufe sowie gekühlte Getränke für den Festtag.

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