Fête de l’école : la checklist pour tout organiser

Une fête de l’école demande plus que des stands et quelques décorations. Il faut fixer la date, réserver les espaces, suivre les inscriptions, répartir les bénévoles et prévoir le matériel jusqu’au dernier gobelet. Cette checklist de 74 tâches et 61 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre. Elle couvre aussi les points souvent traités trop tard : autorisations, besoins alimentaires, test du son, achats frais et étiquetage des repas spéciaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Définir le budget et l'entrée
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer un rappel aux parents
Recueillir les besoins alimentaires
Compter définitivement les inscriptions
2 personnes
Réserver les fournisseurs
Élaborer le programme d’activités
3 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Composer la playlist
Imprimer le déroulé
Créer la liste de contacts des bénévoles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter des produits longue conservation
3 personnes
Acheter des courses fraîches
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Étiqueter séparément les repas spéciaux
2 personnes
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Organiser les clés et l’accès
Inspecter les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Monter les stations de jeux
5 personnes
Installer l’espace musique
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Balisage des points de restauration et de boissons
2 personnes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Encadrer les activités de jeux
8 personnes
Encadrer l'activité créative
3 personnes
Encadrer les activités sportives
4 personnes
Gérer la musique
Préparer les en-cas
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas adaptés
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Encadrer les manches et les prix
3 personnes
Animer le programme de danse
3 personnes
Accompagner le départ des invités
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Rassembler le matériel de jeu
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les salles
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Signaler les objets trouvés
Partager les photos avec les parents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 16
Chaisesqté 160
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 8
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 40
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 12

Décoration

Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 3
Guirlandesqté 20
Nappesqté 20
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Ciseauxqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Écran de projection

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Pilesqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Balles souplesqté 12
Cônesqté 30
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
Petits butsqté 2
Corde de tir à la corde
Panneaux de scoreqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux de serviceqté 4
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Corbeilles à painqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Gants de cuisineqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme, le lieu et le budget. Réservez les salles avant d’envoyer les invitations, puis vérifiez les autorisations et déclarations nécessaires au moins 4 à 6 semaines à l’avance.
Ne comptez pas uniquement sur les inscriptions initiales. Envoyez un rappel aux parents 7 jours avant la clôture et établissez le nombre définitif de participants pour ajuster les repas, les boissons, les tables et les chaises.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones, plutôt que de demander une aide générale. Préparez une liste de contacts et imprimez le déroulé afin que chaque personne sache où se présenter et à quelle heure.
Traitez les besoins alimentaires séparément dès leur réception. Étiquetez les repas spéciaux le jour même et prévoyez une zone clairement identifiée pour éviter les échanges accidentels au buffet.
Faites les vérifications techniques avant l’arrivée des familles : testez les haut-parleurs, microphones et rallonges, mettez les boissons au frais et contrôlez le matériel des activités au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête de l’école ?: Commencez idéalement 8 à 10 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, fixer le programme, établir le budget et vérifier les autorisations avant de lancer les invitations.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations pour une fête de l’école ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription clairement indiquée. Envoyez ensuite un rappel 7 jours avant cette échéance pour obtenir un effectif fiable.
Que faut-il prévoir pour le repas d’une fête de l’école ?: Prévoyez les quantités à partir du nombre définitif d’inscrits, en distinguant les besoins alimentaires particuliers. Achetez les produits longue conservation plusieurs jours à l’avance et les produits frais 1 à 2 jours avant, puis étiquetez séparément les repas spéciaux.
Quand tester le matériel sonore pour la fête de l’école ?: Testez les haut-parleurs, microphones, lecteur audio, table de mixage, rallonges et multiprises au moins 24 heures avant. Refaites un contrôle rapide 1 heure avant l’ouverture pour vérifier les branchements et le volume.

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