Schooldisco organiseren: checklist en planning

Een schooldisco vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek en discolampen. Je regelt toestemming, aanmeldingen, toezicht, geluidsniveau, techniek, snacks en een veilige zaalindeling in een vaste volgorde. Begin met datum en locatie en werk daarna toe naar een gecontroleerde opbouw op de dag zelf. Deze checklist helpt je vooral met zaken die vaak te laat gebeuren: dieetwensen, ouderinformatie, kabels, naamstickers en aparte allergievrije porties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Toestemming van school aanvragen
Muziek en geluidsniveau afspreken
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Ouderinformatie controleren
2 personen
Plattegrond van de zaal maken
2 personen
Indeling van toezicht maken
2 personen
Muziek afstemmen op leeftijd
2 personen
Afspeellijst samenstellen
2 personen
Bestellijst voor boodschappen maken
2 personen
Materialen en apparatuur controleren
3 personen
Naamstickers en polsbandjes maken
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld zetten
2 personen
Houdbare snacks klaarzetten
2 personen
Allergievrije porties apart zetten
2 personen
Podiumvrije dansvloer vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Drankpunten inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Discoverlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Entree en uitgang markeren
2 personen
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Toezichtposten bemannen
6 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Muziek bedienen
Lichtstanden bedienen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Snacks serveren
3 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Vloer tussentijds controleren
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Waterpauzes aankondigen
Laatste dansronde aankondigen
Bezoekers gecontroleerd laten vertrekken
4 personen
Garderobe uitgifte afronden
2 personen

Nazorg

Muziek en verlichting uitschakelen
2 personen
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
Apparatuur afkoppelen
3 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal en entree schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen tellen en controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 2
Audiomixer
Muzieklaptop
Dj-controller
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Koptelefoon
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Oplaadstation

Verlichting

Discolampenaantal 4
Ledlichtslangenaantal 6
Ledspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Metallic gordijnenaantal 6
Discofoliesaantal 8
Plakstripsaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Pijlenbordjesaantal 12
Fotoframe

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Tangenaantal 8
Schenkkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelkrattenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Veiligheid

Antislipmattenaantal 6
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 2
Pictogrambordjesaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 8

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilniszakhoudersaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg minimaal 4 tot 6 weken vooraf de datum, zaal en toestemming van de school vast. Controleer meteen welke afspraken gelden voor muziek, eindtijd, toezicht en het maximale aantal leerlingen.
Open de aanmeldingen zodra de ouderinformatie klaar is en sluit ze uiterlijk 7 dagen voor de disco. Gebruik die termijn om aantallen, dieetwensen, vrijwilligers en naamstickers definitief te maken.
Plan per toezichtplek minimaal één verantwoordelijke volwassene en maak de indeling vóór de opbouw. Houd de dansvloer podiumvrij en wijs daarnaast duidelijk de garderobe, uitgang, toiletten en buffetzone aan.
Test speakers, audiomixer, muzieklaptop, dj-controller en microfoons minstens 2 uur voor binnenkomst. Leg verlenghaspels en stekkerdozen langs kabelgoten; losse kabels zijn een veelvoorkomende oorzaak van onveilige looproutes.
Zet gekoelde dranken pas vlak voor de start klaar en houdbare snacks eerder apart. Zet allergievrije porties herkenbaar en los van de rest klaar, zodat vrijwilligers tijdens de drukte niet hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schooldisco organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en toestemming van de school. Reserveer materialen en vraag vrijwilligers uiterlijk 3 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de disco.
Hoeveel toezicht heb je nodig bij een schooldisco?: Plan minimaal één verantwoordelijke volwassene per toezichtplek en stem het totaal af op het aantal leerlingen en de zaalindeling. Maak de indeling minstens 1 week vooraf, met aparte aandacht voor entree, dansvloer, buffet, garderobe en uitgang.
Wanneer moet je de muziek en techniek van een schooldisco testen?: Test de volledige set minstens 2 uur voor de deuren opengaan. Controleer volume, microfoons, aansluitingen, verlichting en kabelroutes voordat leerlingen binnenkomen. Spreek het maximale geluidsniveau vooraf met de school af.
Wanneer moet je snacks en drankjes voor een schooldisco klaarzetten?: Zet houdbare snacks ongeveer 1 tot 2 uur vooraf klaar en gekoelde dranken zo laat mogelijk. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en maak allergievrije porties herkenbaar voordat het buffet opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.