Scholentoernooi organiseren: checklist en planning

Een scholentoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen teams indelen en velden klaarzetten. Leg eerst datum, locatie, leeftijdsgroepen, deelnemerslimiet en wedstrijdreglement vast. Daarna regel je inschrijvingen, scheidsrechters, EHBO en vrijwilligers, terwijl je materiaal en catering controleert. Plan de laatste week voor het definitieve wedstrijdschema, de poules, briefing en locatie-instructies. Met deze checklist houd je overzicht over 77 taken en 62 benodigde spullen, van wedstrijdballen en scoreborden tot registratie- en cateringtafels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Sportlocatie reserveren
Wedstrijdvelden reserveren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Leeftijdsgroepen bepalen
2 personen
Deelnemerslimiet vaststellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
EHBO-bezetting regelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamgegevens controleren
2 personen
Deelnemersbevestiging versturen
2 personen
Prijzen bestellen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Poule-indeling maken
2 personen
Wedstrijdschema publiceren
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Scheidsrechtersbriefing plannen
Locatie-instructies versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen en materialen ophalen
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
2 personen
Teamregistratie voorbereiden
2 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Sportvloer controleren
2 personen
Velden uitzetten
4 personen
Doelen en netten plaatsen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Prijzen uitstallen
2 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Scheidsrechters instrueren
2 personen
Teams registreren
4 personen
Teamtassen uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste wedstrijden begeleiden
6 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
Publiek informeren
Dranken uitserveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Rustpauze begeleiden
3 personen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Finaleronde begeleiden
6 personen
Finalisten aankondigen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Velden afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval naar containers brengen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie schoon achterlaten
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Uitslagen naar scholen sturen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Registratietafelsaantal 3
Cateringtafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 12

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 12
Reserveballenaantal 6
Pionnenaantal 60
Markeerschijvenaantal 40
Starthesjesaantal 120
Teamhesjesaantal 80
Doelenaantal 6
Nettenaantal 6
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 6
Wedstrijdhesjesaantal 30

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 80
Vorkenaantal 180
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Scharenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Startnummersaantal 120
Teamkaartenaantal 30
Programmaboekjesaantal 150
Pijlbordenaantal 12
Infobordenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Start- en finishlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezem en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8
EHBO-koffersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de sportlocatie en wedstrijdvelden vroeg en controleer meteen hoeveel kleedkamers, doelen, netten en zitplaatsen beschikbaar zijn. Zo ontdek je niet pas op de toernooidag dat er extra materiaal of een tweede veld nodig is.
Sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld 2 weken voor het toernooi. Controleer daarna teamgegevens, leeftijdsgroepen en dieetwensen voordat je poule-indeling en wedstrijdschema maakt.
Plan per wedstrijdveld een scheidsrechter en wijs daarnaast een aanspreekpunt voor uitval aan. Geef scheidsrechters uiterlijk 3 dagen vooraf het reglement, hun rooster en de briefinginformatie.
Maak voor vrijwilligers een rooster met blokken van 2 tot 3 uur. Bezet niet alleen registratie en catering, maar ook EHBO, veldbeheer, scoreborden, omroep en het opruimen van materiaal.
Test laptop, tablets, printer, omroepinstallatie, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen minstens 1 dag vooraf. Neem reserveballen, extra fluitjes en voldoende scoremateriaal mee; juist die kleine zaken ontbreken vaak op de wedstrijddag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een scholentoernooi organiseren?: Leg datum en sportlocatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken van tevoren en sluit de inschrijving 2 weken voor het toernooi, zodat je teams, poules en materialen kunt controleren.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een scholentoernooi?: Maak het wedstrijdschema nadat de inschrijving is gesloten en de teamgegevens zijn gecontroleerd, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Publiceer de definitieve versie uiterlijk 3 dagen voor het toernooi, samen met locatie-instructies.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een scholentoernooi?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per taakpost per dienst: registratie, catering, veldbeheer, scorebord en opruimen. Werk met diensten van 2 tot 3 uur en voeg per 4 tot 6 velden minstens 1 centrale coördinator toe.
Wanneer regel je scheidsrechters en EHBO voor een scholentoernooi?: Leg scheidsrechters en EHBO-bezetting uiterlijk 4 weken vooraf vast. Bevestig het rooster 1 week vooraf en plan de scheidsrechtersbriefing uiterlijk 3 dagen voor de eerste wedstrijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.