Schulturnier organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schulturnier braucht mehr als einen freien Sportplatz und genügend Teams. Lege zuerst Termin, Altersgruppen, Teilnehmerlimit und Regeln fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Schiedsrichter, Helfer, Erste-Hilfe-Besetzung und die genaue Spielplanung. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zur Ausstattung vor Ort – einschließlich Registrierung, Spielfeldern, Ersatzmaterial und Verpflegung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Turniertermin festlegen
2 Personen
Sportstätte reservieren
Spielfelder reservieren
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Altersgruppen festlegen
2 Personen
Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Schiedsrichter festlegen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teamedaten prüfen
2 Personen
Teilnehmerbestätigung versenden
2 Personen
Preise bestellen
Spielplan erstellen
2 Personen
Gruppeneinteilung erstellen
2 Personen
Wettkampfplan veröffentlichen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Schiedsrichterbesprechung planen
Veranstaltungsort-Anweisungen versenden
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Preise und Materialien abholen
2 Personen
Wettkampfformulare drucken
2 Personen
Teamregistrierung vorbereiten
2 Personen
Sportgeräte sammeln
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Sportboden prüfen
2 Personen
Spielfelder abstecken
4 Personen
Tore und Netze aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
Wettkampfmaterialien bereitlegen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Preise ausstellen
2 Personen

Event

Freiwillige empfangen
2 Personen
Schiedsrichter einweisen
2 Personen
Teams registrieren
4 Personen
Teamtaschen austeilen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Erste Spiele betreuen
6 Personen
Spielstände erfassen
2 Personen
Publikum informieren
Getränke ausschenken
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Snacks auffüllen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Ruhepause begleiten
3 Personen
Zwischenstände veröffentlichen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Finalrunde begleiten
6 Personen
Finalisten ankündigen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Dankesrede halten
Teilnehmer sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Sportgeräte sammeln
4 Personen
Felder abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall zu den Containern bringen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Veranstaltungsort sauber hinterlassen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Ergebnisse an Schulen senden
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

RegistrierungstischeAnz. 3
Catering-TischeAnz. 4
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
UmkleidebänkeAnz. 12

Sportmaterial

WettkampfbälleAnz. 12
ErsatzbälleAnz. 6
KegelAnz. 60
MarkierscheibenAnz. 40
StarthemdenAnz. 120
TeamwestenAnz. 80
ToreAnz. 6
NetzeAnz. 6
PfeifenAnz. 8
StoppuhrenAnz. 6
AnzeigetafelnAnz. 6
SpielerwestenAnz. 30

Ausstattung

LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 4
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
MobiltelefoneAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 180
SchälchenAnz. 80
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ScherenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
AusgießkannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

StartnummernAnz. 120
TeamkartenAnz. 30
ProgrammhefteAnz. 150
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
Start- und ZiellintAnz. 2
WimpelkettenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Besen und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Sportstätte und Spielfelder möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Turnier. Prüfe dabei Umkleiden, Sitzplätze, Stromanschlüsse und den Platz für Registrierung und Catering.
Verschicke Einladungen erst, wenn Altersgruppen, Teilnehmerlimit und Wettkampfreglement feststehen. Setze für die Anmeldung eine klare Frist von etwa 3 bis 4 Wochen und erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular.
Plane nicht nur die Spiele, sondern auch die Menschen dazwischen: Schiedsrichter, Erste-Hilfe-Besetzung und freiwillige Helfer sollten spätestens 2 Wochen vorher namentlich eingeteilt sein.
Erstelle den Spielplan erst nach Prüfung aller Teamdaten. Veröffentliche Gruppeneinteilung und Wettkampfplan mindestens 5 bis 7 Tage vor dem Turnier, damit Änderungen noch auffallen.
Lege die Ausstattung am Vortag nach Bereichen bereit: Registrierung, Spielfelder, Technik und Catering. Zähle Wettkampfbälle, Ersatzbälle, Pfeifen, Stoppuhren, Anzeigetafeln und Verlängerungskabel einzeln durch.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Schulturnier organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Sportstätte und Spielfeldern. Für Einladungen, Anmeldungen und Helferplanung bleiben dann noch mehrere Wochen Puffer.
Wann sollte die Anmeldung für ein Schulturnier geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Turnier. So bleiben mindestens 2 Wochen, um Teamdaten zu prüfen, Ernährungswünsche zu erfassen und Bestätigungen zu verschicken.
Wann muss der Spielplan für ein Schulturnier fertig sein?: Der Spielplan sollte 5 bis 7 Tage vor dem Turnier veröffentlicht werden. Erstelle ihn erst, wenn Teilnehmerlimit, Gruppeneinteilung und alle gemeldeten Teams geprüft sind.
Wie viele Helfer braucht ein Schulturnier?: Plane mindestens eine Person für die Registrierung, eine Ansprechperson für die Turnierleitung sowie je Spielfeld eine zuständige Person ein. Für Erste Hilfe, Technik und Catering kommen je nach Größe weitere 3 bis 6 Helfer hinzu.

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