Checklist pour organiser un tournoi scolaire

Un tournoi scolaire demande de verrouiller très tôt la date, le lieu, les catégories d’âge et le nombre maximal de participants. Ensuite, les inscriptions, les arbitres, les bénévoles et le planning des matchs doivent avancer dans le même ordre pour éviter les changements de dernière minute. Cette checklist regroupe les 77 tâches et 62 fournitures du plan, de la réservation des terrains à l’accueil des équipes. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : secours, besoins alimentaires, matériel de rechange et consignes envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le lieu sportif
Réserver les terrains de compétition
Établir le règlement du concours
2 personnes
Déterminer les groupes d’âge
2 personnes
Définir la limite de participants
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Finaliser les arbitres
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Organiser le personnel de premiers secours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
2 personnes
Commander les prix
Établir le planning des matchs
2 personnes
Créer la répartition des poules
2 personnes
Publier le programme des matchs
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Planifier le briefing des arbitres
Envoyer les consignes du lieu
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les prix et le matériel
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
2 personnes
Préparer l’enregistrement des équipes
2 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le revêtement de sport
2 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les buts et les filets
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les lots
2 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Enregistrer les équipes
4 personnes
Distribuer les sacs d'équipe
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer les premiers matchs
6 personnes
Suivre les scores du match
2 personnes
Informer le public
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Encadrer la pause
3 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer la finale
6 personnes
Annoncer les finalistes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Faire partir les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter le terrain
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Jeter les déchets dans les conteneurs
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Laisser le lieu propre
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer les résultats aux écoles
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 3
Tables de cateringqté 4
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 6
Bancs de vestiaireqté 12

Matériel de sport

Ballons de matchqté 12
Ballons de rechangeqté 6
Cônesqté 60
Disques de marquageqté 40
Dossards de départqté 120
Chasubles d’équipeqté 80
Objectifsqté 6
Filetsqté 6
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 6
Maillots de compétitionqté 30

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Téléphones portablesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 80
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Ciseauxqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Carafesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Numéros de départqté 120
Cartes d’équipeqté 30
Brochures du programmeqté 150
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 6
Nappesqté 12
Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
Guirlandes de fanionsqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balai et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et réservez le lieu sportif ainsi que les terrains de compétition le plus tôt possible. Prévoyez une marge pour l’installation, le briefing des arbitres et le rangement après le dernier match.
Définissez les groupes d’âge, le règlement et la limite de participants avant d’ouvrir les inscriptions. Sans ces trois éléments, les invitations et la répartition des poules devront probablement être corrigées.
Traitez les inscriptions en vérifiant les coordonnées de chaque équipe et les besoins alimentaires. Envoyez la confirmation finale seulement après avoir contrôlé ces informations et la liste des participants.
Ne gardez pas les arbitres et les bénévoles pour la dernière semaine : finalisez les arbitres, répartissez les postes et planifiez un briefing séparé. Prévoyez aussi une organisation claire pour les premiers secours.
Préparez le matériel sportif avec des ballons de rechange, des sifflets, des chronomètres et des panneaux de score. Testez l’ordinateur, les tablettes, l’imprimante, la sonorisation et les rallonges avant le jour du tournoi.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un tournoi scolaire ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les réservations du lieu et des terrains, les invitations, les inscriptions et le recrutement des arbitres prennent généralement plusieurs semaines.
Combien de temps laisser pour les inscriptions au tournoi scolaire ?: Prévoyez une période d’inscription de 3 à 4 semaines. Fermez ensuite les inscriptions assez tôt pour traiter les coordonnées, les besoins alimentaires et la répartition des poules avant de publier le programme des matchs.
Quand établir le planning des matchs ?: Établissez-le après la clôture des inscriptions et la confirmation du nombre d’équipes, idéalement 7 à 10 jours avant le tournoi. Gardez quelques jours pour vérifier les horaires, les terrains et les éventuelles corrections.
Que faut-il prévoir comme matériel de secours pour un tournoi scolaire ?: Prévoyez au minimum des ballons de rechange, plusieurs sifflets et des chronomètres supplémentaires. Testez aussi au moins 48 heures avant l’événement le matériel informatique, l’imprimante, la sonorisation, les microphones, les rallonges et les multiprises.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.