Checklist schapenkeuring organiseren

Een schapenkeuring vraagt om meer dan een keuringsring en een deelnemerslijst. Je regelt tegelijk de inschrijvingen, klassenindeling, dierenarts, keurmeester, hokken, stro, catering en publieksroute. Begin met datum, locatie en reglement en werk daarna toe naar een sluitende planning voor deelnemers en vrijwilligers. Op de dag zelf draait alles om een veilig terrein, duidelijke startnummers en materialen die direct beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Keuringsreglement controleren
2 personen
Keurmeester vastleggen
Dierenarts vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
Klassenindeling maken
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Prijzen en bekers bestellen
Catering reserveren
Parkeerindeling maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Startnummers printen
Deelnemersmappen samenstellen
2 personen
Borden en routepijlen maken
2 personen
Koelwaren gekoeld zetten
Terrein schoon en veilig maken
3 personen
Keuringsring uitzetten
4 personen
Hokken en stro klaarzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Keurmeestertafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffie- en drankpunt inrichten
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Dieren aanmelden
3 personen
Dierenpapieren controleren
2 personen
Schapen naar hokken begeleiden
4 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Opening aankondigen
Klassen omroepen
Schapen naar de ring begeleiden
4 personen
Keuringsresultaten registreren
2 personen
Dieren veilig terugbrengen
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Dierenwelzijn controleren
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Afscheid aankondigen
Bezoekers begeleiden naar uitgang
2 personen

Nazorg

Schapen uitchecken
3 personen
Hokken leeghalen
4 personen
Keuringsring afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Catering opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen tellen en opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Registratiebalie
Klaptafelsaantal 4
Krukkenaantal 6

Dierenbenodigdheden

Schapenhokkenaantal 30
Hekpanelenaantal 40
Hekdeurenaantal 6
Drinkbakkenaantal 30
Voerbakkenaantal 20
Hooinettenaantal 15
Kruiwagensaantal 3
Hooivorkenaantal 4
Scheppenaantal 3
Touwlijnenaantal 20
Dierenborstelsaantal 12
Halstersaantal 20
Strobalenaantal 20
Waterbakken voor publiekaantal 4

Apparatuur

Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Handlampenaantal 6

Servies

Bordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100

Keuken

Snijplankenaantal 3
Kokskeukenmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Dienbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Startnummerbordenaantal 30
Routepijlenaantal 12
Klassenbordenaantal 10
Prijslintjesaantal 30
Bekersaantal 10
Lintenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Veiligheid

Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 12
Reflectievestenaantal 10
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 6
Dweilsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Handdesinfectiestationsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de keurmeester en dierenarts vroeg vast en controleer daarna of het keuringsreglement nog eisen stelt aan registratie, dierenwelzijn of de inrichting van het terrein. Zo voorkom je dat je vlak voor de keuring nog klassen of voorzieningen moet aanpassen.
Werk de deelnemerslijst na iedere inschrijfronde bij en maak pas daarna de klassenindeling en startnummers. Print de nummers en stel per deelnemer een map samen zodra de inschrijvingen definitief zijn.
Zet voor het terrein een aparte indeling op papier: parkeerplaatsen, registratiebalie, keuringsring, hokken en publieksroute. Controleer vóór opening hekpanelen, hekdeuren, drinkbakken, voerbakken en stro; een ontbrekende schep of kruiwagen merk je anders pas tijdens het werk.
Plan vrijwilligers per taak en tijdstip in, met extra bezetting rond registratie, het verplaatsen van dieren en de prijsuitreiking. Leg ook vast wie de geluidsset, draadloze microfoons en startnummers beheert.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en bepaal waar partytenten, tafels en koelboxen komen. Zet koelwaren gekoeld klaar, test verlengkabels en stekkerdozen en plaats waterbakken voor publiek op een zichtbare plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schapenkeuring organiseren?: Leg datum, locatie, keurmeester en dierenarts bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik de laatste 2 weken voor de definitieve deelnemerslijst, klassenindeling, startnummers en terreincontrole.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een schapenkeuring sluiten?: Sluit de inschrijving meestal 2 tot 3 weken vóór de keuring. Dan houd je tijd over om aanmeldingen te verwerken, dieetwensen te verzamelen, klassen te maken en deelnemersmappen samen te stellen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een schapenkeuring?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per vaste taak, zoals registratie, ringbegeleiding, dieren en catering, plus 2 extra mensen voor wisselende klussen. Voor een kleine keuring kom je daarmee vaak uit op 8 tot 12 vrijwilligers.
Wanneer zet je de schapenhokken en keuringsring klaar?: Zet de hokken, stro, hekpanelen en de keuringsring bij voorkeur de dag vóór de keuring klaar. Controleer op de ochtend zelf nog de veiligheid, doorgangen, drinkbakken en routepijlen voordat deelnemers en dieren arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.