Checklist voor een schaatswedstrijd organiseren

Een schaatswedstrijd vraagt om meer dan een gereserveerde baan en een startlijst. Je regelt tegelijk het wedstrijdreglement, de inschrijvingen, officials, vrijwilligers, veiligheid en de ontvangst van deelnemers. Begin met de baan en wedstrijdcategorieën, leg daarna jury en tijdwaarneming vast en werk toe naar duidelijke startgroepen. In de laatste week controleer je materiaal, deelnemersgegevens, parkeerinformatie en de taakverdeling voor de wedstrijddag. Met deze checklist houd je de voorbereiding en uitvoering bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Schaatsbaan reserveren
Juryleden vastleggen
Tijdwaarnemers vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Startlijsten maken
2 personen
Officialsbriefing voorbereiden
Prijzen bestellen
Muziekselectie samenstellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Aanmeldingen opnieuw controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Wedstrijdmappen klaarmaken
2 personen
Apparatuur opladen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Transportmateriaal laden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Baan en kleedkamers controleren
2 personen
Inschrijfbalie opbouwen
2 personen
Jurytafel opstellen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Publiekszones afzetten
2 personen
Start- en finishmarkering plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Prijzen uitstallen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Jurybriefing houden
4 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitgeven
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Publiek verwelkomen
2 personen
Openingsmededeling doen
Ritten omroepen
Startgroepen begeleiden
3 personen
Rondetijden registreren
3 personen
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Wedstrijdstanden bijwerken
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Kleedkamers controleren
Tussenstanden publiceren
Finalisten aankondigen
Finales begeleiden
4 personen
Einduitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking houden
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Baanzones vrijmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoon achterlaten
3 personen
Uitslagen digitaal versturen
Deelnemers bedanken
Prijzen naleveren
Voorraad controleren
2 personen
Materiaal reinigen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Wedstrijdadministratie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Klaptafel juryaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Startnummerbandenaantal 120
Pionnenaantal 24
Markeerschijvenaantal 30
Finishvlaggenaantal 2
Startpistool
Fluitjesaantal 6
Rondebordenaantal 4
Stopwatchaantal 6
Rondetellersaantal 4
Handbellenaantal 2
Medische coldpacksaantal 10
Afzetlintaantal 6
Dranghekkenaantal 12
Startblokkenaantal 8
Podiumelementenaantal 3
Medaillesaantal 36
Bekersaantal 12
Medaillelintenaantal 36
Scorebord
Jurytafelnummersaantal 8
Klembordenaantal 12
Juryformulierenaantal 200
Inschrijfformulierenaantal 120
Clipboardsaantal 16
Pennensetsaantal 12
Naamstickersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
EHBO-koffer
Veiligheidshesjesaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 24
Laptopaantal 2
Printer
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Podiumdoek
Pijlbordenaantal 12
Tafelnummersaantal 12

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handdesinfectie dispensersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de schaatsbaan voordat je uitnodigingen verstuurt en zet de beschikbare ijsuren direct in het inschrijfformulier. Zo voorkom je dat startgroepen later opnieuw moeten worden ingedeeld.
Leg juryleden en tijdwaarnemers uiterlijk enkele weken vooraf vast. Plan daarnaast één officialsbriefing, zodat iedereen dezelfde uitleg krijgt over startpistool, stopwatches, rondetellers en finishregistratie.
Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag: verwerk aanmeldingen vooraf, bevestig deelnemers en maak per categorie een startlijst. Sorteer startnummers en banden daarna per startgroep in wedstrijdmappen.
Controleer het materiaal minstens één dag vooraf en laad apparatuur volledig op. Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen voordat deelnemers arriveren.
Stuur parkeerinformatie, aanvangstijd en praktische wedstrijdinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen tegelijk met de inschrijving, zodat catering en koffievoorziening niet op het laatste moment moeten worden aangepast.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een schaatsbaan reserveren?: Reserveer de baan bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de wedstrijd. Voor populaire uren of een groter deelnemersveld is 3 tot 6 maanden vooraf veiliger, omdat je ook tijd nodig hebt voor jury, tijdwaarnemers en inschrijvingen.
Wanneer sluit ik de inschrijving voor een schaatswedstrijd?: Sluit de inschrijving meestal 7 tot 14 dagen voor de wedstrijd. Plan daarna tijd voor het controleren van aanmeldingen, het bevestigen van deelnemers, het indelen van startgroepen en het maken van de startlijsten.
Hoeveel juryleden en tijdwaarnemers heb ik nodig?: Het benodigde aantal hangt af van het aantal banen en categorieën, maar plan minimaal één hoofdjury en per actieve tijdwaarnemingspositie één tijdwaarnemer. Leg daarnaast minstens één reservevrijwilliger vast voor uitval op de wedstrijddag.
Wanneer moet ik het materiaal voor een schaatswedstrijd controleren?: Doe een volledige materiaalcontrole uiterlijk 1 dag vooraf en een korte controle bij opbouw. Test vooral stopwatches, rondetellers, startpistool, microfoons en geluidsinstallatie; laad batterijen en apparatuur direct na die controle op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.