Checklist pour organiser une compétition de patinage

Une compétition de patinage demande une coordination précise entre la patinoire, les officiels, les participants et les bénévoles. Le règlement et les catégories doivent être fixés avant l’ouverture des inscriptions, puis les groupes de départ et les besoins techniques se construisent à partir des inscrits. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, jusqu’au briefing du jury, au contrôle du matériel et à la remise des prix. Elle aide aussi à repérer les détails souvent réglés trop tard, comme le parking, la musique ou les batteries.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le règlement du concours
2 personnes
Réserver la patinoire
Définir les membres du jury
Prévoir des chronométreurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Créer les listes de départ
2 personnes
Préparer le briefing des officiels
Commander les prix
Composer la sélection musicale
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Vérifier les prévisions météo
Revérifier les inscriptions
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les dossiers du concours
2 personnes
Recharger les appareils
Préparer la remise des prix
2 personnes
Charger le matériel de transport
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le terrain et les vestiaires
2 personnes
Monter le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les zones du public
2 personnes
Installer le marquage de départ et d’arrivée
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Installer les lots
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Organiser le briefing du jury
4 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les numéros de départ
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Faire l’annonce d’ouverture
Annoncer les tours
Accompagner les groupes de départ
3 personnes
Enregistrer les temps au tour
3 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Mettre à jour les classements de la compétition
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les vestiaires
Publier les classements intermédiaires
Annoncer les finalistes
Encadrer les finales
4 personnes
Vérifier les résultats finaux
3 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Dégager les zones de piste
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Laisser le lieu propre
3 personnes
Envoyer les résultats numériquement
Remercier les participants
Acheminer les prix
Vérifier les stocks
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Archiver l’administration du concours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Table pliante du juryqté 2
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Cônesqté 24
Disques de marquageqté 30
Fanions d’arrivéeqté 2
Pistolet de départ
Siffletsqté 6
Assiettes rondesqté 4
Chronomètreqté 6
Compteurs de tableqté 4
Clochettes à mainqté 2
Pochettes de froid médicalesqté 10
Ruban de balisageqté 6
Barrières de fouleqté 12
Blocs de départqté 8
Éléments de scèneqté 3
Médaillesqté 36
Gobeletsqté 12
Rubans de médailleqté 36
Tableau des scores
Numéros de table du juryqté 8
Presse-papiersqté 12
Fiches de juryqté 200
Formulaires d'inscriptionqté 120
Presse-papiersqté 16
Sets de stylosqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 150
Trousse de premiers secours
Gilets de sécuritéqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 24
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pince de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Drapé de scène
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de tableqté 12

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de désinfectant pour les mainsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe le règlement, les catégories et la composition du jury avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les critères et les horaires dès le départ.
Prévois les groupes de départ seulement après la clôture des inscriptions, puis revérifie les listes une dernière fois avant l’impression des dossards et des dossiers du concours.
Organise un briefing des officiels le jour de la compétition, avec les chronométreurs, le jury et les bénévoles : réserve au moins 30 minutes pour clarifier les rôles et les signaux.
Teste la sonorisation, les microphones, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public. Recharge aussi les appareils et vérifie les piles rechargeables la veille.
Envoie les informations de parking et l’horaire de convocation plusieurs jours à l’avance. Confirme également les besoins alimentaires afin de ne pas devoir improviser le jour de la compétition.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition de patinage ?: Ouvre le formulaire une fois le règlement, les catégories et les membres du jury confirmés. Prévois une période d’inscription d’au moins 2 à 3 semaines, puis garde quelques jours pour traiter les dossiers.
Combien de temps prévoir pour le briefing des officiels ?: Réserve au minimum 30 minutes avant le début des épreuves. Les chronométreurs, les membres du jury et les bénévoles doivent connaître leur poste, les signaux utilisés et la procédure en cas de problème.
Quand préparer les listes de départ et les dossards ?: Prépare une première version après la clôture des inscriptions et vérifie-la une dernière fois 24 à 48 heures avant la compétition. Trie ensuite les numéros de départ par groupe pour accélérer la distribution.
Que vérifier la veille d’une compétition de patinage ?: Contrôle les inscriptions, les groupes de départ, la météo, le parking et le matériel technique. Recharge les appareils, teste la sonorisation et prépare les dossiers, les prix et les éléments de la remise des prix.

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