Schaatsmarathon organiseren: checklist en planning
Een schaatsmarathon organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Reserveer eerst de schaatsbaan en leg het wedstrijdreglement, de categorieën en de tijdwaarneming vast. Daarna regel je inschrijvingen, sponsoren, vrijwilligers, EHBO en communicatie met deelnemers. In de laatste week draait alles om startnummers, het wedstrijdschema, materiaal en een test van de tijdregistratie. Deze checklist helpt je zien wat vaak te laat gebeurt, zoals het bevestigen van de omroepinstallatie en het gekoeld opslaan van boodschappen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Schaatsbaan reserveren
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Tijdwaarneming reserveren
Omroepinstallatie reserveren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-bezetting bevestigen
Wedstrijdschema publiceren
Deelnemersinformatie versturen
Startnummers toewijzen
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Startnummers afdrukken
2 personen
Route en ijsconditie controleren
2 personen
Tijdregistratie testen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tenten opzetten
4 personen
Start- en finishzone markeren
3 personen
Publieksvakken afzetten
3 personen
Omroepinstallatie opbouwen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Tijdwaarneming installeren
3 personen
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Startpakketten klaarleggen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
5 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Transponders uitgeven
2 personen
Schaatsen controleren
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Marathon starten
4 personen
Rondes registreren
4 personen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Deelnemers en publiek informeren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
IJszone vrijhouden
3 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Transponders innemen
2 personen
Finish registreren
4 personen
Uitslag controleren
3 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Wedstrijdmaterialen demonteren
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Partytentenaantal 3
- Tafelkleedjesaantal 8
- Kledingrekkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Thermoskannenaantal 8
- Schaaltjesaantal 12
Apparatuur
- Draagbare koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Stopwatchesaantal 6
- Portofoonsaantal 8
- Tabletsaantal 4
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 150
- Startnummerhoudersaantal 150
- Tijdtranspondersaantal 150
- Rondetellersaantal 6
- Rondebordenaantal 4
- Pionnenaantal 30
- Afzetlintaantal 300
- Barrièresaantal 20
- Schaatsenslijpersaantal 2
- Reservevetersaantal 30
- Nooddekensaantal 20
- EHBO-koffersaantal 2
- IJspriemenaantal 4
Decoratie
- Wedstrijdpostersaantal 12
- Richtingbordenaantal 10
- Podiumbordjesaantal 3
- Vlaggenaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerplateausaantal 12
- Opslagboxenaantal 12
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de tijdregistratie niet pas op de wedstrijddag. Reserveer de apparatuur vooraf en test stopwatches, tijdtransponders, rondetellers en tablets minstens één keer met de volledige opstelling.
- Sluit de inschrijving op een vast moment, zodat je startnummers en het wedstrijdschema op tijd kunt maken. Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de marathon met starttijd, categorie, route en praktische afspraken.
- Maak vrijwilligers niet alleen verantwoordelijk voor hun taak, maar ook voor een plek en tijdstip. Bezet in elk geval de inschrijftafel, tijdregistratie, omroep, rondetelling en verzorging voordat je het rooster definitief maakt.
- Controleer het materiaal aan de hand van de route en het ijs. Leg afzetlint, barrières, pionnen, rondeborden en reserveveters klaar en controleer kort voor de start de route en ijsconditie.
- Regel eten en drinken met een koelmoment in de planning. Doe de boodschappen op tijd, sla gekoelde producten direct op in draagbare koelboxen en zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en herbruikbaar servies klaar voordat deelnemers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een schaatsmarathon organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de schaatsbaan, het reglement en de wedstrijdcategorieën. Open daarna de inschrijving en reserveer tijdwaarneming, omroepinstallatie en EHBO.
- Wanneer moet de inschrijving voor een schaatsmarathon sluiten?
- Sluit de inschrijving uiterlijk 7 tot 10 dagen voor de wedstrijd. Dan heb je tijd om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken, startnummers toe te wijzen en het wedstrijdschema te publiceren.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een schaatsmarathon?
- Reken minimaal op één coördinator per hoofdonderdeel: inschrijving, tijdregistratie, rondetelling, omroep, parcours en verzorging. Voor een kleine marathon betekent dat meestal 8 tot 12 vrijwilligers, exclusief EHBO-bezetting.
- Wanneer test je de tijdregistratie voor een schaatsmarathon?
- Test de tijdregistratie uiterlijk één dag voor de marathon met de gebruikte tablets, tijdtransponders, stopwatches en rondetellers. Doe op de wedstrijddag nog een korte controle voordat de eerste deelnemers zich aanmelden.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!