Eisschnelllauf-Marathon organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Eisschnelllauf-Marathon braucht mehr als eine reservierte Eisfläche. Du musst Reglement, Kategorien, Anmeldung, Zeitnahme und Helfer früh aufeinander abstimmen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum vorbereiteten Anmeldetisch am Wettkampftag. Besonders leicht werden Fristen für Teilnehmerinformationen, Startnummern, Verpflegung und technische Tests übersehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Eislaufbahn reservieren
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
Wettbewerbskategorien festlegen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Zeitnahme reservieren
Beschallungsanlage reservieren
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Erste-Hilfe-Besetzung bestätigen
Wettkampfplan veröffentlichen
Teilnehmerinformationen versenden
Startnummern zuweisen
2 Personen
Preise und Medaillen bestellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Startnummern drucken
2 Personen
Route und Eisbedingungen prüfen
2 Personen
Zeiterfassung testen
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Start- und Zielzone markieren
3 Personen
Zuschauerbereiche absperren
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Zeitmessung installieren
3 Personen
Notausgänge freihalten
2 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Startpakete bereitlegen
3 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
5 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Transponder ausgeben
2 Personen
Schlittschuhe kontrollieren
2 Personen
Aufwärmen betreuen
2 Personen
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
Marathon starten
4 Personen
Runden registrieren
4 Personen
Zwischenstände veröffentlichen
2 Personen
Teilnehmer und Publikum informieren
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Eiszone freihalten
3 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Transponder einsammeln
2 Personen
Zieleinlauf registrieren
4 Personen
Ergebnis prüfen
3 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Wettkampfmaterialien abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
PartyzelteAnz. 3
TischdeckenAnz. 8
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
ThermoskannenAnz. 8
SchälchenAnz. 12

Ausstattung

Tragbare KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
StoppuhrenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 8
TabletsAnz. 4

Sportmaterial

StartnummernAnz. 150
StartnummernhalterAnz. 150
ZeittransponderAnz. 150
RundenzählerAnz. 6
Runde TellerAnz. 4
KegelAnz. 30
AbsperrbandAnz. 300
BarrierenAnz. 20
SchlittschuhschleiferAnz. 2
ErsatzschnürsenkelAnz. 30
NotfalldeckenAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
EispickelAnz. 4

Dekoration

WettkampfplakateAnz. 12
RichtungsschilderAnz. 10
BühnenschilderAnz. 3
FahnenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierplattenAnz. 12
LagerboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Eisbahn, Zeitnahme und Beschallungsanlage möglichst früh und bestätige alle drei Leistungen spätestens 14 Tage vor dem Marathon schriftlich. So bleibt Zeit, bei Ausfällen Ersatz zu organisieren.
Lege Reglement und Wettbewerbskategorien vor dem Öffnen des Anmeldeformulars fest. Verschickte Einladungen sollten bereits Startzeiten, Kategorien, Frist und benötigte Teilnehmerdaten enthalten.
Plane die Helfer nicht erst am Wettkampftag ein: Teile Freiwillige, Erste-Hilfe-Besetzung und Zuständigkeiten mindestens 7 Tage vorher ein und verschicke den Wettkampfplan anschließend an alle Beteiligten.
Teste Zeittransponder, Stoppuhren, Rundenzähler, Tablets und Funkgeräte einmal unter realistischen Bedingungen. Ein Testlauf mit mindestens 2 bis 3 Personen deckt fehlende Kabel, Akkus oder Funkverbindungen rechtzeitig auf.
Kaufe verderbliche Lebensmittel erst kurz vor dem Termin und lagere sie gekühlt. Stelle Mehrwegbecher, Teller, Besteck, Thermoskannen und Kühlboxen am Vorabend zusammen, damit am Morgen nur noch die Ausgabe vorbereitet werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Eisschnelllauf-Marathon anmelden?: Öffne die Anmeldung idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Wettkampftag. Beende sie 10 bis 14 Tage vorher, damit du Anmeldungen prüfen, Startnummern zuweisen und den Wettkampfplan veröffentlichen kannst.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Eisschnelllauf-Marathon?: Plane mindestens 1 verantwortliche Person für jede zentrale Aufgabe ein: Anmeldung, Zeitnahme, Rundenzählung, Bahnbetreuung, Verpflegung und Erste Hilfe. Für einen reibungslosen Ablauf solltest du zusätzlich 2 bis 4 Springer einteilen.
Wann sollte ich Startnummern und Teilnehmerinformationen verschicken?: Versende Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Marathon. Drucke die Startnummern nach Ende der Anmeldung, normalerweise 5 bis 10 Tage vor dem Termin, und lege eine alphabetische Teilnehmerliste für den Anmeldetisch bereit.
Wie viel Getränke brauche ich beim Eisschnelllauf-Marathon?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach je Stunde mindestens 1 weiteres Getränk ein. Halte zusätzlich heißes Wasser oder Kaffee in Thermoskannen bereit und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche.

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