Checklist pour organiser un marathon de patinage

Un marathon de patinage demande une préparation précise, surtout pour le chronométrage, la circulation sur la glace et les relais entre bénévoles. Commencez par réserver la patinoire, fixer le règlement et ouvrir les inscriptions, puis verrouillez le programme et les besoins techniques. Dans les derniers jours, vérifiez l’état de la glace, les dossards, les transpondeurs et le ravitaillement. Cette checklist regroupe les 71 tâches et les 50 fournitures nécessaires, dans l’ordre de préparation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la patinoire
Définir le règlement du concours
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Réserver le chronométrage
Réserver le système de sonorisation
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer le personnel de premiers secours
Publier le programme des matchs
Envoyer les informations aux participants
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Commander les prix et médailles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Imprimer les dossards
2 personnes
Vérifier le parcours et l’état de la glace
2 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Imprimer la liste des participants
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
Délimiter les zones du public
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Dégager les sorties de secours
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
5 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Remettre les transpondeurs
2 personnes
Vérifier les patins
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Lancer le marathon
4 personnes
Enregistrer les tours
4 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Informer les participants et le public
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Dégager la zone de glace
3 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Récupérer les transpondeurs
2 personnes
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel de compétition
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tentes de réceptionqté 3
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Thermosqté 8
Petits bolsqté 12

Équipement

Glacières portablesqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Tablettesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Porte-dossardsqté 150
Transpondeurs de chronométrageqté 150
Compteurs de tableqté 6
Assiettes rondesqté 4
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 300
Barrièresqté 20
Aiguiseuses de patinsqté 2
Lacets de rechangeqté 30
Couvertures de survieqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Pics à glaceqté 4

Décoration

Affiches du matchqté 12
Panneaux de directionqté 10
Panneaux de scèneqté 3
Drapeauxqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Caisses de stockageqté 12
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez la patinoire et le chronométrage dès que la date est fixée : sans créneau confirmé et système testé, impossible de publier un programme fiable.
Fermez les inscriptions assez tôt pour attribuer les numéros de départ, imprimer les dossards et répartir les participants par catégorie au moins 3 à 5 jours avant l’épreuve.
Préparez un planning des bénévoles par tranche de 2 à 3 heures. Prévoyez des personnes distinctes pour l’inscription, le suivi des tours, la sonorisation et les premiers secours.
Testez le chronométrage, les transpondeurs, les chronomètres, les talkies-walkies et le son avant l’ouverture des portes, puis gardez des rallonges et multiprises de rechange.
Achetez les aliments et les boissons 1 à 2 jours avant la course, stockez ce qui doit rester froid dans les glacières et confirmez les besoins alimentaires recueillis auprès des participants.

Questions fréquentes

Quand réserver une patinoire pour un marathon de patinage ?: Réservez-la dès que la date et la durée de l’épreuve sont connues, idéalement plusieurs mois à l’avance. Vous pourrez ensuite confirmer le règlement, les catégories et les horaires de glace.
Quand fermer les inscriptions à un marathon de patinage ?: Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement si vous devez imprimer les dossards et attribuer les numéros de départ. Gardez une procédure séparée pour les changements de dernière minute.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon de patinage ?: Prévoyez au minimum une équipe pour l’accueil, une pour le chronométrage et le comptage des tours, une pour la piste et une pour le ravitaillement. Organisez des relais de 2 à 3 heures afin de couvrir toute la durée de la course.
Quand tester le chronométrage et la sonorisation ?: Effectuez un test complet la veille ou au moins 2 heures avant le départ. Vérifiez les transpondeurs, les chronomètres, les microphones, les haut-parleurs et les communications entre postes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.