Checklist voor een schaaktoernooi organiseren

Een schaaktoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen borden en klokken klaarzetten. Leg eerst het formaat, de locatie en het speelschema vast; daarna volgen inschrijvingen, arbiters, vrijwilligers en communicatie. Controleer het materiaal ruim vooraf en houd reserveklokken en reserveonderdelen achter de hand. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, duidelijke ronde-indelingen en een vaste plek voor scoreformulieren, catering en prijzen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooiformaat vastleggen
2 personen
Speellocatie bevestigen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Prijzen bestellen
Schaakmateriaal inventariseren
2 personen
Toernooisoftware instellen
Arbiters aanwijzen
Vrijwilligers indelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Speelschema opstellen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Scoreformulieren printen
Indeling per ronde printen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen controleren
Dranken koud zetten
2 personen
Catering portioneren
2 personen
Apparatuur opladen
Materialen verzamelen
3 personen
Routebordjes maken
Deelnemers bevestigen

Event

Ruimte openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Schaakborden klaarzetten
4 personen
Schaakklokken instellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Aanwijzingen ophangen
2 personen
Uitslagenbord plaatsen
Printer en laptop testen
2 personen
Cateringstafel inrichten
3 personen
Arbiters instrueren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startuitleg geven
2 personen
Eerste ronde begeleiden
4 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Snacks aanvullen
2 personen
Tweede ronde begeleiden
4 personen
Derde ronde begeleiden
4 personen
Broodjes serveren
3 personen
Vierde ronde begeleiden
4 personen
Vijfde ronde begeleiden
4 personen
Stand bijwerken
2 personen
Finale begeleiden
4 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Schaakmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Uitslagen publiceren
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 70
Tafelkledenaantal 6

Sportmateriaal

Schaakbordenaantal 32
Schaakstukkenaantal 32
Schaakklokkenaantal 32
Reserve schaakklokkenaantal 4
Reserve schaakstukkenaantal 4

Kantoor

Scoreformulierenaantal 250
Balpennenaantal 80
Naamkaartjesaantal 80
Naamkaartjeshoudersaantal 80
Registratiemappenaantal 4
Klembordenaantal 6
Whiteboardsaantal 2
Whiteboardstiftenaantal 8
Printpapieraantal 500
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 2
Post-itsaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Broodtangenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Rondebordjesaantal 6
Tafelnummersaantal 32
Routebordjesaantal 8
Prijstrofeeënaantal 6
Medaillelintenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blikvangeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het toernooiformaat vast voordat je de uitnodigingen verstuurt. Vermeld het aantal rondes, de speelduur en de uiterste inschrijfdatum, zodat je later een passend speelschema kunt maken.
Controleer al het schaakmateriaal minimaal 7 dagen vooraf. Tel schaakborden, stukken en klokken afzonderlijk en test ook de reserve schaakklokken; één ontbrekende klok kan een hele ronde vertragen.
Maak de deelnemerslijst en ronde-indeling niet pas op de speeldag. Print de eerste indeling en scoreformulieren vooraf, maar houd daarnaast een laptop en printer beschikbaar voor last-minute wijzigingen.
Plan registratie en bewegwijzering als aparte onderdelen. Leg naamkaartjes, registratiemappen en klemborden bij de ingang klaar en verstuur parkeerinformatie uiterlijk 2 dagen vooraf.
Regel catering op basis van de definitieve deelnemerslijst en dieetwensen. Zet dranken op tijd koud en portionering klaar, maar houd koffie- en theeservice buiten de speelruimte om morsen bij de borden te voorkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schaaktoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het formaat, de locatie en het aanmeldformulier. Bestel prijzen en controleer materiaal uiterlijk 2 weken voor de speeldag.
Hoeveel schaakborden en klokken heb ik nodig?: Voor elke gelijktijdige partij heb je 1 schaakbord, 1 set stukken en 1 schaakklok nodig. Tel daar minimaal 2 reserveklokken en 1 reserve set schaakstukken bij op.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en indeling maken?: Sluit de inschrijving 3 tot 7 dagen voor het toernooi en controleer daarna de deelnemerslijst. Maak de eerste ronde uiterlijk de avond ervoor en print een extra exemplaar voor de registratie.
Wat moet ik op de dag van een schaaktoernooi klaarleggen?: Leg minstens 60 minuten voor aanvang de tafels, stoelen, borden, klokken, scoreformulieren, pennen en naamkaartjes klaar. Reserveer daarnaast een vaste plek voor de laptop, printer, prijzen en catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.