Samhain-Feier organisieren: die richtige Reihenfolge

Eine Samhain-Feier verbindet gemeinsames Essen, Geschichten, Musik und ein bewusst vorbereitetes Ritual. Beginne mit Gästeliste, Anmeldungen und Ernährungswünschen, bevor du Programm und Einkauf festlegst. Danach folgen Raum, Geschirr, Dekoration und die technische Ausstattung. Plane den Ablauf so, dass Gedenkmoment und Ritual nicht zwischen Suppenkessel, Kerzen und verspäteten Gästen untergehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2
Anmeldungen öffnen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Programm teilen
6
Erinnerung senden
7
Endgültige Gästeliste erstellen
8
Diätliste an die Küche geben
9
Wettervorhersage prüfen
10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
11
Geschirrbestand prüfen
2 Personen
12
Dekoration sortieren
2 Personen
13
Kerzen prüfen
14
Musik-Playlist erstellen
15
Ritual vorbereiten
2 Personen
16
Gedenkmoment vorbereiten
2 Personen
17
Story-Programm vorbereiten
2 Personen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Frische Produkte kühlen
2 Personen
20
Gemüse waschen
2 Personen
21
Suppenbasis vorbereiten
2 Personen
22
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
23
Desserts vorbereiten
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
2 Personen
25
Tischdekoration sortieren
2 Personen
26
Namensschilder beschriften
27
Wegweiser erstellen
28
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
29
Location öffnen
2 Personen
30
Raum lüften
2 Personen
31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
32
Tische aufstellen
3 Personen
33
Stühle aufstellen
3 Personen
34
Lichtpunkte aufhängen
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Gedenkaltar einrichten
2 Personen
37
Ritualkreis einrichten
3 Personen
38
Feuerstelle sicher einrichten
3 Personen
39
Garderobe einrichten
2 Personen
40
Empfangstisch einrichten
2 Personen
41
Buffet vorbereiten
3 Personen
42
Getränke kalt stellen
2 Personen
43
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
44
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
45
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

46
Gäste empfangen
3 Personen
47
Jacken entgegennehmen
2 Personen
48
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Eröffnung der Feier begleiten
2 Personen
52
Erzählprogramm begleiten
2 Personen
53
Buffet auf Temperatur halten
2 Personen
54
Buffet servieren
4 Personen
55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
56
Tische abräumen
3 Personen
57
Gedenkfeier begleiten
3 Personen
58
Ritual begleiten
4 Personen
59
Feuer sicher überwachen
2 Personen
60
Heiße Getränke servieren
2 Personen
61
Dessert servieren
3 Personen
62
Abschluss ankündigen
63
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Feuer vollständig löschen
3 Personen
65
Reste sicher kühlen
2 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Dekoration abholen
3 Personen
68
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
69
Partyzelte abbauen
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Küche reinigen
2 Personen
72
Raum reinigen
3 Personen
73
Toiletten reinigen
2 Personen
74
Materialien zurückbringen
3 Personen
75
Mehrwegartikel aufbewahren
2 Personen
76
Müll entsorgen
2 Personen
77
Fundsachen sammeln
78
Fundsachen melden
79
Vorrat an haltbaren Lebensmitteln einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
KlapptischAnz. 8
StuhlAnz. 70
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 6

Geschirr

SpeisetellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
SuppenschüsselAnz. 75
WasserglasAnz. 90
WeinglasAnz. 75
KaffeetasseAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
TischmesserAnz. 75
TischgabelAnz. 75
Suppen- und DessertlöffelAnz. 75

Küche

SuppenkesselAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
ServierplatteAnz. 12
ServierzangeAnz. 8
SchöpfkelleAnz. 8
SchneidebrettAnz. 4
KochmesserAnz. 4
MischschüsselAnz. 6
KühlboxAnz. 4
ThermoskanneAnz. 6
WasserkanneAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Tragbarer LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
SteckdosenleisteAnz. 4

Dekoration

HerbstblätterAnz. 8
KürbisAnz. 15
FlaschenkürbisAnz. 10
Stoff-TischläuferAnz. 8
Schwarze TücherAnz. 8
Orange GirlandeAnz. 10
Künstliche SpinnwebenAnz. 4
GedenkschaleAnz. 2
KreidetafelAnz. 3
NamensbadgeAnz. 75

Beleuchtung

LED-LichterketteAnz. 8
LED-LaterneAnz. 12
LED-TeelichtAnz. 60
TischlampeAnz. 6

Ritual

Ritueller StabAnz. 2
Klangschale
GedenkkarteAnz. 75
SchreibstifteAnz. 20
Feuerfeste FormAnz. 2
Feuerschale
FeuerzeugAnz. 4
EimerAnz. 4
LöschdeckeAnz. 2

Reinigung

MülleimerAnz. 6
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmoppAnz. 3
Eimer für die ReinigungAnz. 3
SpülbürsteAnz. 4
HandtuchAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Öffne die Anmeldungen früh und frage Ernährungswünsche direkt ab. Gib die endgültige Diätliste spätestens 3 Tage vor der Feier an die Küche weiter, damit Suppe, Brot, Belag und Desserts passend geplant werden können.
Teile das Programm mit der Einladung und sende 2 bis 3 Tage vorher eine Erinnerung. Nenne dabei Beginn, Gedenkmoment und Ritual, damit Gäste nicht erst vor Ort erfahren, wie der Abend abläuft.
Prüfe am Vortag Wetter, Festzelt, Klapptische, Stühle und Garderobenständer. Bei einer Feier mit Essen und Ritualen fehlen oft Sitzplätze, trockene Ablagen oder ein geschützter Bereich für Kerzen.
Bereite die Suppenbasis, Snacks und Desserts vor, aber stelle frische Produkte erst nach dem Einkauf kalt. Rechne für das Servieren zusätzlich mit Suppenkessel, Schöpfkelle, Warmhaltebehältern und mindestens einer Servierzange.
Teste Lautsprecher und Mikrofon spätestens 2 Stunden vor Beginn. Sortiere Tischdekoration und Kerzen vorher, damit Story-Programm, Musik und Gedenkmoment nicht durch Aufbauarbeiten unterbrochen werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Samhain-Feier planen?: Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit Einladungen und Anmeldungen. Die endgültige Gästeliste, Ernährungswünsche und der Einkauf sollten spätestens 3 Tage vor der Feier feststehen.
Was gehört zum Ablauf einer Samhain-Feier?: Plane zuerst Ankommen und Essen, danach Story-Programm, Musik, Gedenkmoment und Ritual. Für jeden Programmpunkt solltest du eine verantwortliche Person festlegen und insgesamt 15 bis 20 Minuten Puffer einbauen.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Samhain-Feier?: Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Speiseteller, Dessertteller, Suppenschüssel, Wasserglas, Messer und Gabel ein. Für Nachschlag und Ersatz sind 10 Prozent zusätzlich sinnvoll, bei 20 Gästen also 22 Sets.
Wann sollte man das Ritual und den Gedenkmoment vorbereiten?: Inhalt und Reihenfolge sollten mindestens eine Woche vorher feststehen. Kerzen, Dekoration, Musik und benötigte Gegenstände prüfst du am Vortag; am Veranstaltungstag bleibt dann nur der Aufbau und ein kurzer Ablaufcheck.

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