Salsaworkshop organiseren: een praktische checklist

Een salsaworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een dansdocent en muziek regelen. Leg eerst datum, programma en locatie vast en stem daarna de geluidsapparatuur, dansvloer en catering op elkaar af. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd, zodat je weet hoeveel stoelen, glazen, hapjes en drankjes nodig zijn. Op de dag zelf draait alles om een vrije dansvloer, goed geluid en een ontvangst die vóór de start klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Dansdocent vastleggen
Muziek en programma afstemmen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering en boodschappen plannen
2 personen
Bevestiging aan deelnemers sturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Dansvloer controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Instructeurs ontvangen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Introductie verzorgen
2 personen
Basisworkshop begeleiden
2 personen
Pauzedrankjes serveren
2 personen
Middelhapjes aanvullen
2 personen
Vervolgworkshop begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
4 personen
Vrij dansen begeleiden
2 personen
Buffet en bar aanvullen
3 personen
Afscheid en laatste mededelingen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Eindafrekening controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Dansvloerpanelenaantal 20

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Salsavlaggetjesaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Wegwijzerbordenaantal 5

Sportmateriaal

Dansspiegelsaantal 2
Markeerschijvenaantal 20

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minstens 4 weken vooraf de datum, locatie en dansdocent. Vraag direct naar de benodigde ruimte, vloer en geluidsaansluiting, zodat je later geen apparatuur hoeft om te boeken.
Zet het programma op tijd vast en reserveer minimaal 15 minuten voor ontvangst en registratie. Deelnemers kunnen dan hun welkomstdrankje krijgen zonder dat de workshop later begint.
Controleer 3 tot 5 dagen vooraf de aanmeldingen, dieetwensen en boodschappenlijst. Tel servies, stoelen en drankglazen op basis van het definitieve aantal deelnemers en voeg alleen een kleine reserve toe.
Test actieve speakers, mengpaneel, microfoons en laptop vóór de deelnemers binnenkomen. Leg verlengkabels en stekkerdozen langs de rand van de ruimte, zodat ze de dansvloer niet kruisen.
Open de locatie minstens 90 minuten voor aanvang. Gebruik het eerste uur voor tafels en stoelen, dansvloer, verlichting, welkomsttafel, koude dranken, koffie, thee en hapjes; ontvang de instructeurs daarna zonder andere opbouwtaken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een salsaworkshop organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met datum, locatie en dansdocent. Verstuur uitnodigingen zodra het programma vaststaat en stuur de deelnemersbevestiging uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de workshop.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een salsaworkshop?: Reken voor de dansvloer op ongeveer 2 vierkante meter per deelnemer als richtlijn. Houd daarnaast ruimte vrij voor geluidsapparatuur, een welkomsttafel en stoelen; controleer dit vooraf met de dansdocent.
Wanneer moet ik de muziek en geluidsapparatuur testen?: Test speakers, mengpaneel, microfoons en laptop uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie. Plan op de dag zelf minimaal 30 minuten voor aansluiten en een korte geluidscheck.
Hoeveel tijd moet ik opbouwen voor een salsaworkshop?: Reserveer minstens 90 minuten vóór aanvang voor het openen van de locatie en de opbouw. Plan de laatste 15 minuten voor registratie en welkomstdrankjes, zodat de dansvloer en het geluid dan al gereed zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.