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Salsa-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Salsa-Workshop braucht mehr Vorbereitung als nur einen Tanzlehrer und Musik. Raum, Tanzfläche, Ton, Beleuchtung, Anmeldung und Verpflegung müssen zeitlich aufeinander abgestimmt sein. Plane zuerst Termin, Programm und Location, danach Buchungen und Teilnehmerkommunikation. Am Veranstaltungstag zählen vor allem ein freier Tanzboden, funktionierende Technik und ein Empfang, an dem sich die Gäste schnell registrieren können. Die Checkliste führt dich durch alle 45 Aufgaben und 40 benötigten Dinge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Tanzlehrer buchen

  • Musik und Programm abstimmen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering und Einkäufe planen

    2 Personen

  • Bestätigung an Teilnehmer senden

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tanzfläche kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Instruktoren empfangen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Begrüßung übernehmen

    2 Personen

  • Basiskurs leiten

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Folgeworkshop begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Freies Tanzen betreuen

    2 Personen

  • Buffet und Bar auffüllen

    3 Personen

  • Verabschiedung und letzte Durchsagen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Endabrechnung prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierschalenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Laptop
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • TanzbodenplattenAnz. 20

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Dekoration

  • Salsa-FähnchenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • Wegweiser-SchilderAnz. 5

Sportmaterial

  • TanzspiegelAnz. 2
  • MarkierscheibenAnz. 20

Reinigung

  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • Staubsauger

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location früh und prüfe vorab die Tanzfläche: Für Partnerarbeit brauchst du eine ebene, rutschfeste Fläche ohne Tische oder Stühle im Bewegungsbereich.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Laptop spätestens am Vortag. Lege außerdem Verlängerungskabel bereit, damit die Technik nicht mitten im Aufbau improvisiert werden muss.
  • Schicke die Teilnahmebestätigung einige Tage vor dem Workshop und erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung. So kannst du Snacks, Getränke, Kaffee und Tee passend einkaufen.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Tanzfläche, Tontechnik, Beleuchtung, Willkommenstisch und Getränke sollten fertig sein, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.
  • Stelle am Empfang eine klare Anmeldeliste und Willkommensgetränke bereit. Begrüße die Instruktoren mindestens 30 Minuten vor Beginn, damit Musik, Ablauf und Mikrofon noch abgestimmt werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Salsa-Workshop planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Location und Tanzlehrer. Verschicke die Einladungen anschließend frühzeitig, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Einkäufe zuverlässig planen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Salsa-Workshops?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Möbel, Tanzboden, Ton, Beleuchtung, Dekoration, Empfang und Getränke. Plane zusätzlich 30 Minuten Puffer für technische Probleme oder verspätete Materialien ein.
Was muss ich für die Salsa-Workshop-Technik einplanen?
Du brauchst Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, einen Laptop und passende Kabel. Teste die komplette Anlage spätestens am Vortag und prüfe am Veranstaltungstag etwa 60 Minuten vor Beginn nochmals Lautstärke und Mikrofon.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Salsa-Workshop?
Kalkuliere für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Stelle Wasser dauerhaft bereit und kühle die Getränke spätestens 2 Stunden vor dem Empfang.

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