Checklist pour organiser un atelier de salsa

Un atelier de salsa demande plus qu’une salle et de la musique. Il faut réserver le lieu et le professeur, gérer les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires et préparer la piste, le son et l’accueil. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment. Vous y trouverez les tâches et le matériel à prévoir pour le jour de l’atelier.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver un professeur de danse
Coordonner la musique et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier le catering et les courses
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler la piste de danse
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Accueillir les instructeurs
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Assurer l'accueil
2 personnes
Animer l’atelier de base
2 personnes
Servir les boissons de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les encas
2 personnes
Animer l'atelier de suivi
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Encadrer le free dance
2 personnes
Réapprovisionner le buffet et le bar
3 personnes
Adieux et dernières annonces

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 60
Saladiers de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6
Glacièresqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Panneaux de piste de danseqté 20

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Fanions de salsaqté 6
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Panneaux directionnelsqté 5

Matériel de sport

Miroirs de danseqté 2
Disques de marquageqté 20

Nettoyage

Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et le professeur au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Le programme dépend ensuite de la durée du cours, des pauses et du temps prévu pour la pratique libre.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant l’atelier. Ce délai permet d’ajuster les achats, les quantités et la disposition des tables.
Testez le son avant l’arrivée des participants, avec la table de mixage, les microphones et l’ordinateur portable. Prévoyez aussi une rallonge et une multiprise de rechange.
Contrôlez la piste de danse dès l’ouverture de la salle. Les panneaux doivent être stables, dégagés des tables et suffisamment éclairés pour éviter les chutes pendant les déplacements.
Préparez l’accueil avant le début du cours : liste des inscrits, boissons fraîches et table accessible. Arrivez environ 90 minutes à l’avance pour installer les chaises, le buffet, l’éclairage et la décoration.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de salsa ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Il faut ce délai pour trouver un lieu adapté, confirmer le professeur, envoyer les invitations et organiser les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour un atelier de salsa ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’atelier afin de confirmer les repas, les boissons et le matériel nécessaire.
Combien de temps prévoir pour installer un atelier de salsa ?: Comptez au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Cette marge couvre l’installation des tables et chaises, le raccordement du son, le réglage des lumières et la préparation de l’accueil.
Quel matériel faut-il prévoir pour un atelier de salsa ?: Prévoyez le matériel audio, des rallonges et multiprises, un éclairage adapté et une piste de danse stable. Ajoutez les tables, chaises, vaisselle réutilisable, machines à café, glacières et accessoires de service selon le programme et le nombre d’inscrits.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.