LizztLIZZT

Salsaworkshop organiseren: checklist en planning

Een salsaworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en muziek. Je hebt een vrije, goed geventileerde dansvloer nodig, werkend geluid en een ontvangst die snel verloopt. Plan de workshop eerst inhoudelijk met de docent en leg daarna catering, deelnemers en materiaal vast. Op deze checklist staan de 52 taken en 34 spullen in een logische volgorde, van datum en uitnodiging tot het testen van de muziek en het klaarzetten van de ruimte.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

  • Salsadocent vastleggen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Catering bestellen

  • Workshopprogramma afstemmen

    2 personen

  • Definitieve gastenlijst maken

  • Aanwezigheidslijst printen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Muziek afspeellijst maken

  • Locatie controleren

    2 personen

  • Ruimte ventileren

  • Vloer vrijmaken

    2 personen

  • Tafels opstellen

    2 personen

  • Stoelen opstellen

    2 personen

  • Dansruimte afzetten

    2 personen

  • Geluid aansluiten

    2 personen

  • Muziek testen

    2 personen

  • Verlichting ophangen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Buffet klaarzetten

    3 personen

  • Registratietafel inrichten

  • Ontvangstgarderobe inrichten

Event

  • Gasten ontvangen

    2 personen

  • Aanwezigheid registreren

  • Welkomstdrankjes serveren

    2 personen

  • Workshopintroductie geven

  • Basispassen oefenen

  • Draaien en leiden oefenen

  • Pauzedranken serveren

    2 personen

  • Salsafiguren oefenen

  • Partnerwissels begeleiden

    2 personen

  • Buffet openen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Servies en glazen aanvullen

  • Dranken bijvullen

  • Vrij dansen begeleiden

  • Fotomoment begeleiden

  • Laatste ronde aankondigen

  • Gasten uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Buffet opruimen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Tafels en stoelen terugzetten

    2 personen

  • Dansruimte schoonmaken

    2 personen

  • Toiletten schoonmaken

  • Locatie afsluiten

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 36
  • Garderoberekkenaantal 2
  • Buffettafelsaantal 2
  • Registratietafel

Apparatuur

  • Draadloze speakersaantal 2
  • Laptop
  • Microfoon
  • Microfoonstandaard
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Oplaadkabelsaantal 4
  • Spiegelsaantal 3

Decoratie

  • Slingersaantal 6
  • Ballonnenaantal 40
  • Tafelkledenaantal 6
  • Fotowand

Servies

  • Herbruikbare bordenaantal 40
  • Herbruikbare kommenaantal 40
  • Herbruikbare glazenaantal 50
  • Koffiekopjesaantal 40
  • Besteksetsaantal 40

Keuken

  • Koelboxenaantal 3
  • Serveerschalenaantal 8
  • Serveerlepelsaantal 8
  • Koffiezetapparaat
  • Waterkokersaantal 2

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 4
  • Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4
  • Bezem en blikaantal 2
  • Dweilset
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de docent en het workshopprogramma vroeg vast. Vraag meteen naar de gewenste duur, het niveau en de benodigde ruimte, zodat je uitnodiging en indeling daarop aansluiten.
  • Maak de dansruimte ruimer dan je op papier denkt nodig te hebben. Zet tafels en stoelen aan de zijkant, baken de vloer af en controleer minstens 2 uur voor aanvang of er geen obstakels liggen.
  • Test geluid en stroom voordat gasten binnenkomen. Sluit speakers, laptop en microfoon aan, houd verlengsnoeren en stekkerdozen bij de hand en speel de volledige afspeellijst minstens 30 minuten vooraf af.
  • Regel de ontvangst vóór het buffet. Richt een registratietafel en garderobe in, leg de geprinte aanwezigheidslijst klaar en wijs 1 persoon aan die deelnemers afvinkt en vragen opvangt.
  • Koel drank op tijd en stem catering af op de aanmeldingen. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij het sluiten van de inschrijving en zet water direct beschikbaar naast de dansruimte, niet alleen bij het buffet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een salsaworkshop organiseren?
Leg de datum, locatie en salsadocent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en houd de inschrijving open tot ongeveer 10 dagen voor de workshop, zodat je catering en de definitieve gastenlijst kunt afronden.
Hoe groot moet de ruimte zijn voor een salsaworkshop?
Reken voor de dansvloer op ongeveer 2 tot 3 vierkante meter per deelnemer, afhankelijk van het niveau en de oefeningen. Maak de vloer minimaal 2 uur voor aanvang vrij en controleer ook ventilatie, verlichting en de plek van de speakers.
Wanneer moet ik de catering voor een salsaworkshop bestellen?
Bestel de catering zodra de inschrijving sluit en je dieetwensen hebt verzameld, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Houd voor drank rekening met 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur en zet extra water klaar bij de dansruimte.
Wat moet ik op de dag zelf testen voor een salsaworkshop?
Test uiterlijk 30 minuten voor de ontvangst de speakers, laptop, microfoon, afspeellijst en verlichting. Controleer daarnaast de dansvloer, registratie, garderobe en buffetopstelling voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Gebruik dit plan

Gratis te starten — geen creditcard nodig.