Zo organiseer je een rugbykamp

Begin een rugbykamp niet met het trainingsschema, maar met de deelnemers en de randvoorwaarden. Open eerst de aanmelding, verzamel dieetwensen en noodcontacten en leg vast hoeveel groepen je kunt begeleiden. Daarna werk je het programma, wedstrijdschema, vervoer en reserveringen uit. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, gecontroleerd sportmateriaal, een veilig speelveld en een briefing voor begeleiders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldformulier openen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Noodcontacten controleren
6
Groepsindeling maken
2 personen
7
Trainingsprogramma uitwerken
2 personen
8
Wedstrijdschema maken
2 personen
9
Reserveringen bevestigen
10
Vervoersinformatie versturen
11
Deelnemerslijst afdrukken
12
Naambadges voorbereiden
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Sportmateriaal controleren
2 personen
15
Materiaal per training sorteren
2 personen
16
Koelboxen vullen
2 personen
17
Terrein inspecteren
2 personen
18
Speelveld uitzetten
3 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Inschrijftafel inrichten
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Lunch klaarzetten
3 personen
24
EHBO-materiaal klaarleggen
25
Briefing begeleiders geven
3 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
4 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Naambadges uitdelen
2 personen
29
Kampregels toelichten
2 personen
30
Warming-up begeleiden
3 personen
31
Techniektraining geven
4 personen
32
Waterpunten bijvullen
2 personen
33
Fruitpauze serveren
3 personen
34
Oefenmateriaal verzamelen
3 personen
35
Partijvormen begeleiden
4 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
38
Diner serveren
4 personen
39
Allergenen zichtbaar aangeven
40
Servies verzamelen
3 personen
41
Avondspel begeleiden
4 personen
42
Thee en limonade serveren
2 personen
43
Uitreiking voorbereiden
2 personen
44
Prijzen en certificaten uitreiken
2 personen
45
Vertrek deelnemers begeleiden
3 personen
46
Vermiste spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

47
Afval verzamelen
3 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
50
Sportmateriaal reinigen
2 personen
51
Partytenten afbreken
4 personen
52
Terrein schoonmaken
3 personen
53
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
54
Geleende materialen retourneren
2 personen
55
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
56
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Rugbyballenaantal 20
Balpompenaantal 3
Reserveventielenaantal 10
Kegelsaantal 40
Markeringshoedjesaantal 60
Trainingshesjesaantal 50
Tacklezakkenaantal 6
Tackle shieldsaantal 4
Rugbydoelenaantal 2
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 2
Waterflessenaantal 50
Balnettenaantal 4
Medaillelintenaantal 50
Certificatenaantal 50
Prijzenaantal 6

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare lampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Jerrycansaantal 4

Catering

Drankdispensersaantal 3
Tafelkleedjesaantal 8
Voedselbakkenaantal 10
Labelkaartenaantal 30
Prullenbakkenaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Naambadgesaantal 50
Watervaste stiftenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Rugbypostersaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 10
Afwasborstelsaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Koelelementenaantal 20

Tips

Sluit de aanmelding uiterlijk 2 weken voor het kamp. Gebruik de deelnemerslijst daarna voor groepsindeling, naambadges, dieetwensen en noodcontacten; zo hoef je ontbrekende gegevens niet op de eerste ochtend te achterhalen.
Plan trainingen en wedstrijden pas nadat je de groepsgrootte kent. Reserveer per onderdeel een vaste begeleider en houd tijd vrij voor wisselen, drinken en het verplaatsen van materiaal tussen het veld en de trainingszones.
Controleer sportmateriaal minimaal 3 dagen vooraf. Tel rugbyballen, hesjes, kegels, tackle shields en tacklezakken, test balpompen en reserveventielen en sorteer het materiaal per training in aparte sets.
Stuur vervoersinformatie minstens 5 dagen vooraf en bevestig reserveringen uiterlijk 1 week voor het kamp. Vermeld vertrektijd, verzamelpunt, contactpersoon en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Richt op de ochtend eerst de ontvangst en veiligheid in: terreininspectie, speelveld uitzetten, EHBO-materiaal klaarleggen en begeleiders briefen. Zet koelboxen, waterflessen en lunch klaar voordat de eerste training begint; catering en drinken worden anders snel een onderbreking van het programma.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een rugbykamp organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met locatie, reserveringen en uitnodigingen. Open de aanmelding direct daarna en sluit die uiterlijk 2 weken voor de start, zodat je groepen, maaltijden en vervoer kunt vastleggen.
Hoe maak ik een indeling voor een rugbykamp?: Verwerk de aanmeldingen eerst in vaste groepen op basis van niveau, leeftijd en begeleiding. Maak de groepsindeling 10 tot 14 dagen vooraf en controleer daarna nog één keer afmeldingen, dieetwensen en noodcontacten.
Hoeveel rugbyballen heb je nodig voor een rugbykamp?: Reken bij oefeningen met kleine groepen op minimaal 1 rugbybal per 3 tot 4 deelnemers, plus 2 tot 3 reserveballen. Controleer ook balpompen en reserveventielen, want een tekort aan opgepompte ballen vertraagt iedere training.
Wat moet ik op de eerste dag van een rugbykamp regelen?: Plan de ontvangst minstens 45 minuten voor de eerste training. Inspecteer het terrein, zet het speelveld uit, richt de inschrijftafel in, leg EHBO-materiaal klaar, controleer water en lunch en geef begeleiders vóór de start een korte briefing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.