Rugbycamp organisieren: der praktische Ablauf
Ein Rugbycamp steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Anmeldungen und Informationen sichern, dann Gruppen, Trainingsprogramm und Spielplan festlegen. Plane Verpflegung, Transport und Notfallkontakte früh, statt sie in der letzten Woche nachzutragen. Am Veranstaltungstag brauchst du getrennte Material-Sets, ein vorbereitetes Spielfeld und einen festen Anlaufpunkt für die Anmeldung. So bleibt Zeit für das Training, statt fehlende Bälle, Namensschilder oder Getränke zu suchen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldeformular öffnen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Notfallkontakte überprüfen
- 6
Gruppen einteilen
2 Personen
- 7
Trainingsprogramm ausarbeiten
2 Personen
- 8
Spielplan erstellen
2 Personen
- 9
Reservierungen bestätigen
- 10
Transportinformationen versenden
- 11
Teilnehmerliste ausdrucken
- 12
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Sportmaterial prüfen
2 Personen
- 15
Material pro Training sortieren
2 Personen
- 16
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 17
Gelände inspizieren
2 Personen
- 18
Spielfeld abstecken
3 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 21
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 22
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 23
Mittagessen bereitstellen
3 Personen
- 24
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
- 25
Briefing für Begleitpersonen geben
3 Personen
Event
- 26
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 27
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 28
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 29
Campregeln erläutern
2 Personen
- 30
Aufwärmen betreuen
3 Personen
- 31
Techniktraining geben
4 Personen
- 32
Wasserstellen auffüllen
2 Personen
- 33
Obstpause servieren
3 Personen
- 34
Übungsmaterial sammeln
3 Personen
- 35
Partien betreuen
4 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
- 38
Abendessen servieren
4 Personen
- 39
Allergene deutlich kennzeichnen
- 40
Geschirr sammeln
3 Personen
- 41
Abendspiel begleiten
4 Personen
- 42
Tee und Limonade servieren
2 Personen
- 43
Siegerehrung vorbereiten
2 Personen
- 44
Preise und Zertifikate überreichen
2 Personen
- 45
Abreise der Teilnehmer begleiten
3 Personen
- 46
Verlorene Gegenstände zusammentragen
2 Personen
Nachbereitung
- 47
Abfall sammeln
3 Personen
- 48
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 49
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 50
Sportmaterial reinigen
2 Personen
- 51
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 52
Gelände reinigen
3 Personen
- 53
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 54
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 55
Fundsachen zurückbringen
- 56
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 50
- BiertischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Sportmaterial
- RugbybälleAnz. 20
- BallpumpenAnz. 3
- ErsatzventileAnz. 10
- KegelAnz. 40
- MarkierungshütchenAnz. 60
- TrainingswestenAnz. 50
- Tackle-TaschenAnz. 6
- Tackle shieldsAnz. 4
- RugbytoreAnz. 2
- PfeifenAnz. 6
- StoppuhrenAnz. 4
- AnzeigetafelnAnz. 2
- WasserflaschenAnz. 50
- BallnetzeAnz. 4
- MedaillenbänderAnz. 50
- ZertifikateAnz. 50
- PreiseAnz. 6
Ausstattung
- MegafoneAnz. 2
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Wiederaufladbare LampenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- SchälchenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- KanisterAnz. 4
Catering
- GetränkespenderAnz. 3
- TischdeckenAnz. 8
- LebensmittelboxenAnz. 10
- EtikettenkartenAnz. 30
- MülleimerAnz. 6
- Einkäufe
Dekoration
- NamensschilderAnz. 50
- Wasserfeste StifteAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 6
- Rugby-PosterAnz. 8
Reinigung
- EimerAnz. 4
- SchwämmeAnz. 10
- SpülbürstenAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- MüllgreiferAnz. 3
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- KühlelementeAnz. 20
Tipps
- Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und Notfallkontakte. Prüfe die Angaben spätestens 7 Tage vor dem Camp, damit Rückfragen noch möglich sind.
- Teile die Teilnehmenden erst nach Anmeldeschluss in Gruppen ein und erstelle danach Trainingsprogramm und Spielplan. Gib Begleitpersonen mindestens 3 Tage vorher ihre Aufgaben, Gruppen und Transportinformationen.
- Sortiere das Sportmaterial pro Training in getrennte Sets: Rugbybälle, Pumpen, Ersatzventile, Kegel, Markierungshütchen und Trainingswesten. Prüfe jedes Set am Vortag und lege zusätzlich Tackle-Taschen, Tackle Shields, Pfeifen und Stoppuhren bereit.
- Bestätige Reservierungen und Transport mindestens 7 Tage vor Beginn. Drucke die Teilnehmerliste am Vorabend aus und lege Namensschilder am Anmeldetisch bereit, statt die Anmeldung zwischen Begrüßung und erstem Training zu improvisieren.
- Richte Gelände und Verpflegung vor dem Eintreffen der Gruppe ein: Spielfeld abstecken, Rugbytore prüfen, Partyzelte und Sitzplätze aufbauen, Getränke kalt stellen und Erste-Hilfe-Material sichtbar bereitlegen. Rechne für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Rugbycamp organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Einladungen, Anmeldeformular und Reservierungen. Spätestens 7 Tage vor dem Camp sollten Gruppen, Transport, Verpflegung und Notfallkontakte weitgehend feststehen.
- Wann teilt man die Gruppen beim Rugbycamp ein?
- Teile die Gruppen nach dem Anmeldeschluss ein, damit Zu- und Absagen berücksichtigt sind. Verschicke die Einteilung zusammen mit Trainingsprogramm und Transportinformationen spätestens 3 Tage vor Beginn.
- Was muss am Tag vor dem Rugbycamp vorbereitet werden?
- Prüfe das gesamte Sportmaterial, sortiere es pro Training und drucke die Teilnehmerliste aus. Bereite außerdem Namensschilder, Kühlboxen, Erste-Hilfe-Material und die Ausstattung für Anmeldetisch und Verpflegung vor.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Rugbycamps?
- Plane mindestens 2 Stunden für Gelände, Spielfeld, Zelte, Tische, Stühle, Anmeldetisch und Verpflegung ein. Bei mehreren Trainingsfeldern oder zusätzlicher Technik solltest du 30 bis 60 Minuten Reserve einplanen.
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