Rommelroute organiseren: checklist en planning

Een rommelroute staat of valt met duidelijke adressen, een route die bezoekers kunnen volgen en deelnemers die op tijd weten waar ze moeten zijn. Begin met het routegebied en het deelnemersformulier, verwerk aanmeldingen centraal en controleer verkoopadressen voordat de routekaart naar de drukker gaat. Regel daarna vrijwilligers, buurtinformatie en bewegwijzering. Op de dag zelf draait het vooral om een goed ingericht infopunt, zichtbare routeborden, koffie en thee en een snelle oplossing voor ontbrekende materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Routegebied bepalen
2 personen
Deelnemersformulier maken
Aanmeldingen openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Deelnemers werven
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligerstaken indelen
2 personen
Routekaart ontwerpen
Verkoopadressen controleren
2 personen
Routekaart laten drukken
Deelnemersnummers maken
Buurtbewoners informeren
3 personen
Verkeerssituatie controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Routeborden sorteren
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Routeborden ophangen
4 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Licht en stroom testen
2 personen
Veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Verkoopplaatsen markeren
4 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Infopunt bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Routeborden controleren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoopplaatsen leegruimen
4 personen

Nazorg

Infopunt afbreken
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Routeborden verwijderen
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen droog opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Statafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Route & bewegwijzering

Routebordenaantal 20
Pijlbordenaantal 30
Deelnemersnummersaantal 60
Routekaartenaantal 250
Krijtbordenaantal 4
Krijtaantal 12
Markeerstiftenaantal 12
Tie-wrapsaantal 100

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Naamstickersaantal 100

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Veiligheid

Eerstehulpkoffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Informatie

Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 24
Naamkaartjesaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat het routegebied en het deelnemersformulier klaar zijn. Noteer per deelnemer het adres, contactgegeven en eventuele bijzonderheden, zodat de routekaart later geen ontbrekende of dubbele adressen bevat.
Controleer alle verkoopadressen vóór je de routekaart laat drukken. Een laatste adreswijziging na het drukken betekent dat je extra routekaarten, krijtborden of losse pijlborden nodig kunt hebben.
Plan vrijwilligers niet alleen voor het infopunt, maar ook voor het plaatsen, controleren en opruimen van route- en pijlborden. Laat de eerste controle minstens 60 minuten vóór de start plaatsvinden.
Zet koffie, thee en koude dranken pas vlak voor de opening klaar en test waterkokers, koffiezetapparaten, verlengkabels en stekkerdozen vooraf. Leg herbruikbare bekers, koffiekopjes en afvalbakken bij het infopunt, niet verspreid over de route.
Maak per deelnemer een klein pakket met het deelnemersnummer, de routekaart en eventuele praktische informatie. Sorteer de routeborden vooraf op straat of routegedeelte; dat bespaart op de ochtend zelf veel zoektijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een rommelroute organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met het bepalen van het routegebied, het deelnemersformulier en de werving. Plan de definitieve controle van adressen en de routekaart uiterlijk 7 dagen vóór de rommelroute.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een rommelroute?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor het infopunt, 2 voor routeborden en controle en 1 aanspreekpunt voor deelnemers. Bij een route met meerdere straten is 1 controleur per routegedeelte praktischer.
Wanneer moet ik de routekaart laten drukken?: Laat de routekaart pas drukken nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en alle verkoopadressen zijn gecontroleerd. Houd daarna minimaal 5 werkdagen over voor drukken, sorteren en het maken van deelnemerspakketten.
Wanneer zet ik de routeborden en pijlborden neer?: Plaats de bewegwijzering ongeveer 60 tot 90 minuten vóór de start. Controleer daarna de hele route nog één keer, vooral kruispunten, zijstraten en plekken waar bezoekers kunnen afslaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.