Zo organiseer je een rommelroute

Een rommelroute staat of valt met een duidelijke route en deelnemers die op tijd weten waar ze aan toe zijn. Begin daarom met het routegebied en een eenvoudig deelnemersformulier, en werk daarna toe naar bevestigingen, vrijwilligers en routekaarten. Controleer vooraf welke adressen echt meedoen en informeer buurtbewoners over de verkeerssituatie. Op de dag zelf draait het vooral om een zichtbaar infopunt, goed gesorteerde routeborden en materialen die klaarstaan voordat de eerste bezoekers komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Routegebied bepalen
2 personen
2
Deelnemersformulier maken
3
Aanmeldingen openen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Deelnemers werven
3 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemers bevestigen
2 personen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Vrijwilligerstaken indelen
2 personen
11
Routekaart ontwerpen
12
Verkoopadressen controleren
2 personen
13
Routekaart laten drukken
14
Deelnemersnummers maken
15
Buurtbewoners informeren
3 personen
16
Verkeerssituatie controleren
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Routeborden sorteren
2 personen
20
Materialen klaarzetten
3 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Infopunt inrichten
2 personen
26
Routeborden ophangen
4 personen
27
Afvalbakken plaatsen
2 personen
28
Licht en stroom testen
2 personen
29
Veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

30
Deelnemers ontvangen
3 personen
31
Verkoopplaatsen markeren
4 personen
32
Routekaarten uitdelen
2 personen
33
Bezoekers welkom heten
2 personen
34
Infopunt bemannen
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Hapjes uitdelen
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Routeborden controleren
2 personen
40
Verloren voorwerpen registreren
41
Laatste bezoekers informeren
2 personen
42
Verkoopplaatsen leegruimen
4 personen

Nazorg

43
Infopunt afbreken
3 personen
44
Partytenten afbreken
4 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Routeborden verwijderen
4 personen
47
Afval afvoeren
2 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Terrein schoonmaken
4 personen
50
Materialen droog opbergen
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen
52
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Statafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Route & bewegwijzering

Routebordenaantal 20
Pijlbordenaantal 30
Deelnemersnummersaantal 60
Routekaartenaantal 250
Krijtbordenaantal 4
Krijtaantal 12
Markeerstiftenaantal 12
Tie-wrapsaantal 100

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Naamstickersaantal 100

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Veiligheid

Eerstehulpkoffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Informatie

Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 24
Naamkaartjesaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat het routegebied en de uiterste inschrijfdatum vaststaan. Zo kun je de deelnemersnummers en routekaart in één keer verwerken in plaats van adressen achteraf te moeten aanpassen.
Controleer de verkoopadressen kort voor het drukken van de routekaart opnieuw. Een adres dat afzegt nadat de kaart is gedrukt, zorgt voor verwarring; plan daarom een laatste controle uiterlijk enkele dagen vooraf.
Wijs vrijwilligers niet alleen algemene hulp toe, maar geef ieder een concrete plek of taak, zoals het infopunt, bewegwijzering of het controleren van de route. Plan per taak minstens één reservepersoon voor uitval op de dag zelf.
Zet routeborden, pijlborden, tie-wraps en markeerstiften per straat of routegedeelte klaar. Daarmee voorkom je dat vrijwilligers op de ochtend zelf nog moeten zoeken welke borden waar horen.
Richt het infopunt vóór de start volledig in met routekaarten, deelnemersnummers, naamstickers en afvalbakken. Zet koffie en thee vooraf klaar en plaats dranken in koelboxen, zodat bezoekers niet wachten terwijl de organisatie nog op gang komt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een rommelroute organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het bepalen van het routegebied en het openen van de aanmeldingen. Reserveer de laatste 7 dagen voor het controleren van adressen, het verwerken van wijzigingen en het klaarzetten van de bewegwijzering.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een rommelroute?: Reken op minimaal 1 coördinator bij het infopunt en 1 vrijwilliger per belangrijke uitvoerende taak, zoals routeborden plaatsen en deelnemers ontvangen. Bij een route over meerdere straten is 1 vrijwilliger per routegedeelte praktischer, plus minstens 1 reserve.
Wanneer moet je de routekaart laten drukken?: Laat de routekaart pas drukken nadat alle deelnemers zijn bevestigd en de verkoopadressen nog één keer zijn gecontroleerd. Plan dat uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de rommelroute, zodat je tijd houdt voor een kleine correctie of extra exemplaren.
Hoeveel routekaarten moet je maken voor een rommelroute?: Maak minimaal 1 routekaart per aangemeld verkoopadres en extra exemplaren voor het infopunt en de vrijwilligers. Voor bezoekers kun je daarnaast ongeveer 10 tot 20 procent reserve aanhouden, afhankelijk van de verwachte opkomst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.