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Checkliste für eine gut geplante Schrottsammlung

Bei einer Schrottsammlung müssen Strecke, Anmeldungen, Verkaufsadressen und Helfer früh zusammenpassen. Plane zuerst den Routenbereich und öffne danach die Anmeldung, damit Teilnehmerzahlen und Verpflegung nicht nur geschätzt werden. Spätestens vor dem Veranstaltungstag sollten Streckenkarten, Teilnehmernummern und Wegweiser sortiert sein. Auch Anwohnerinformation, Verkehrslage und ein klar eingerichteter Infopunkt werden leicht zu spät erledigt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Routenbereich festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerformular erstellen

  • Anmeldungen öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Teilnehmende werben

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Aufgaben für Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Routenkarte gestalten

  • Verkaufsadressen überprüfen

    2 Personen

  • Streckenkarte drucken lassen

  • Teilnehmernummern erstellen

  • Anwohner informieren

    3 Personen

  • Verkehrssituation kontrollieren

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Wegweiser sortieren

    2 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Infopunkt einrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    4 Personen

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

  • Licht und Strom testen

    2 Personen

  • Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Verkaufsstände markieren

    4 Personen

  • Routenpläne austeilen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks verteilen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Wegweiser prüfen

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Verkaufsstände leerräumen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Infopunkt abbauen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien trocken lagern

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 24
  • StehtischeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 6

Strecke & Beschilderung

  • WegweiserAnz. 20
  • WegweiserAnz. 30
  • TeilnehmernummernAnz. 60
  • RoutenpläneAnz. 250
  • KreidetafelnAnz. 4
  • KreideAnz. 12
  • MarkerAnz. 12
  • KabelbinderAnz. 100

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • NamensaufkleberAnz. 100

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4

Informationen

  • KlemmbretterAnz. 6
  • KugelschreiberAnz. 24
  • NamensschilderAnz. 30

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Routenbereich fest, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe anschließend die Verkaufsadressen und drucke die Streckenkarte erst, wenn die Route verbindlich ist.
  • Öffne die Anmeldung früh genug, um Ernährungswünsche und die tatsächliche Teilnehmerzahl zu erfassen. Bestätige die Teilnehmenden erst, wenn diese Angaben geprüft sind.
  • Teile freiwillige Helfer konkreten Aufgaben zu und plane für den Infopunkt mindestens eine zuständige Person ein. So bleiben Anmeldung, Wegfragen und Materialausgabe getrennt besetzt.
  • Sortiere Wegweiser, Routenpläne und Teilnehmernummern spätestens am Vortag nach Einsatzbereich. Kabelbinder, Kreide und Marker gehören direkt zu diesem Stapel, nicht in eine ungeprüfte Sammelkiste.
  • Bereite Kaffee und Tee vor, stelle Getränke kalt und richte Tische, Stühle und Partyzelte vor Beginn ein. Rechne bei wiederverwendbaren Bechern, Tassen, Tellern und Besteck mit der bestätigten Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Schrottsammlung organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Routenbereich, Teilnehmerformular und Anmeldungen. Die Route, Verkaufsadressen und Anwohnerinformation sollten spätestens 1 Woche vor dem Termin feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Schrottsammlung?
Das hängt von Teilnehmerzahl und Streckenlänge ab, aber plane mindestens 1 Person für den Infopunkt und zusätzliche Helfer für Route, Material und Aufbau ein. Teile die Aufgaben spätestens 3 bis 5 Tage vorher verbindlich zu.
Wann müssen die Anwohner informiert werden?
Informiere betroffene Anwohner mindestens 7 Tage vor der Sammlung über Route, Zeitraum und mögliche Verkehrseinschränkungen. Kontrolliere die Verkehrssituation zusätzlich 1 bis 2 Tage vor dem Termin.
Was muss am Vortag der Schrottsammlung bereitliegen?
Am Vortag sollten Streckenkarten, Teilnehmernummern, Wegweiser, Kabelbinder, Kreide und Marker sortiert sein. Stelle außerdem Kühlboxen, Wasserkocher, Kaffeemaschinen, Verlängerungskabel und Geschirr gemeinsam für den Aufbau bereit.

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