Rolstoelrun organiseren: checklist en planning

Een rolstoelrun vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en deelnemerslijst. Je moet het parcours toegankelijk controleren, verkeersmaatregelen en medische ondersteuning tijdig regelen en de start- en finishlocatie praktisch inrichten. Denk ook aan tijdregistratie, routeborden, drinkposten, reservebanden en hulpmiddelen voor kleine reparaties. Met deze checklist houd je de 72 taken en 64 benodigdheden overzichtelijk bij, van de eerste reserveringen tot de briefing op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Evenementdatum vastleggen
2 personen
Parcours uitwerken
3 personen
Parcours toegankelijk controleren
3 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Start- en finishlocatie reserveren
Verkeersmaatregelen aanvragen
Medische ondersteuning reserveren
Tijdregistratie regelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Promotie online plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Routekaart publiceren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voor vrijwilligers maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Startnummers ontwerpen
Startnummers afdrukken
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Medaillelabels voorbereiden
2 personen
Catering bestellen
Materiaal reserveren
Verkeersposten indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Materiaal naar locatie brengen
4 personen

Event

Locatie vrijmaken
4 personen
Verkeersafzettingen plaatsen
6 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tent en infopunt opbouwen
4 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Drinkposten inrichten
4 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startpakketten uitdelen
4 personen
Parkeerplaatsen begeleiden
4 personen
Publiek naar vakken begeleiden
4 personen
Openingswoord verzorgen
Rolstoelrun starten
3 personen
Routeposten bemannen
12 personen
Tijdregistratie uitvoeren
3 personen
Deelnemers begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Medaille-uitreiking begeleiden
3 personen
Finishers registreren
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Route afsluiten
6 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Catering opruimen
4 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Verkeersmaterialen verwijderen
6 personen
Routeborden ophalen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Uitslagen publiceren
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Tafelkleedjesaantal 12
Podiumblokkenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 300
Finishlintenaantal 150
Herinneringsmedaillesaantal 150
Routepijlenaantal 40
Kilometerbordenaantal 6
Afzethekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 80
Waarschuwingsbordenaantal 20
Startmat
Finishmat
Drinkbekersaantal 600
Drinkkrattenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Thermodekensaantal 20
Reservebandenaantal 10
Handpompenaantal 4
Rolstoelgereedschapssetsaantal 3
Borgingsriemenaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40

Apparatuur

Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Laptop
Printer
Tijdregistratiescanneraantal 2

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 12

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
EHBO-koffersaantal 3
Brandblussersaantal 3

Decoratie

Startfinishboog
Vlaggenlijnenaantal 8
Evenementbannersaantal 6
Pijlbannersaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer het volledige parcours minimaal 6 weken vooraf met een rolstoel: let op stoepranden, hellingen, smalle doorgangen, losse ondergrond en tijdelijke obstakels. Plan daarna een tweede controle in de week voor de rolstoelrun.
Regel vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen zodra de datum en route vaststaan. Houd minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan, omdat verkeersafzettingen en routebegeleiding vaak later geregeld worden dan verwacht.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 1 week vooraf en geef iedereen een korte briefing met post, aankomsttijd en telefoonnummer van de coördinator. Plan extra mensen bij kruisingen, de start, de finish en plekken waar deelnemers hulp kunnen nodig hebben.
Stuur deelnemersinformatie en de routekaart uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin starttijd, bereikbaarheid, parkeermogelijkheden, toegankelijk sanitair, contactgegevens en wat deelnemers bij pech of vermoeidheid kunnen doen.
Test tijdregistratie, geluidsset, microfoons en start- en finishmatten tijdens de opbouw. Leg reservebanden, handpompen en rolstoelgereedschapssets niet in een afgesloten opslag, maar op een duidelijk gemarkeerde plek bij de organisatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een rolstoelrun organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 maanden vooraf. Regel de datum, route, vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen eerst; open daarna de aanmeldingen en werf vrijwilligers.
Wanneer moet ik het parcours van een rolstoelrun controleren?: Controleer het parcours minimaal 6 weken vooraf en nogmaals 7 dagen voor de start. Zo ontdek je zowel vaste toegankelijkheidsproblemen als tijdelijke obstakels, wegwerkzaamheden of gewijzigde doorgangen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een rolstoelrun?: Maak een bezetting per kruising, routepost, start, finish, catering en organisatiepost. Reken daarnaast op minimaal 2 reservevrijwilligers, zodat uitval op de dag zelf niet meteen een onbezet punt veroorzaakt.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een rolstoelrun?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de rolstoelrun en deel een korte herinnering 24 uur vooraf. Neem routekaart, starttijd, bereikbaarheid, parkeren, toegankelijk sanitair en een telefoonnummer voor problemen op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.