Checklist voor een rolstoelbasketbaltoernooi organiseren

Een rolstoelbasketbaltoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen een sporthal en een wedstrijdschema. Je regelt tegelijk teams, officials, toegankelijk vervoer, publieksinformatie, materiaal, EHBO en catering. Begin met de datum en zaal, werk daarna het programma en de bezetting uit, en sluit af met een controle van deelnemers en boodschappen. Met deze checklist zie je welke zaken je vooraf vastlegt en wat op de toernooidag klaar moet staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum bevestigen
Sporthal reserveren
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Teams uitnodigen
2 personen
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid inventariseren
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Scheidsrechters bevestigen
Tafelofficials indelen
EHBO-contact vastleggen
Prijzen bestellen
Catering reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Wedstrijdregels printen
Teamindeling printen
Plattegrond maken
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
Aanmeldingen afsluiten
Deelnemerslijst bijwerken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Sleutels ophalen
Locatie openen
2 personen
Sportvloer controleren
2 personen
Speelveld markeren
3 personen
Basketbalring controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Rolstoelplaatsen vrijhouden
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
Scorebord testen
2 personen
Muziek testen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Teams ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Teamtenues controleren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Wedstrijdronde één begeleiden
6 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publiek ontvangen
2 personen
Wedstrijdronde twee begeleiden
6 personen
Scorekaarten archiveren
Pauzeplein schoonhouden
2 personen
Wedstrijdronde drie begeleiden
6 personen
Pauzes aankondigen
Warme maaltijd serveren
4 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
6 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Afsluitingswoord verzorgen
Vertrek van teams begeleiden
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Wedstrijdvloer schoonmaken
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Scoregegevens digitaal bewaren
Foto’s met toestemming delen
Uitslagen publiceren
Materiaal terugbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 4
Rolstoelvriendelijke tafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Rolstoelbasketballenaantal 12
Reservebasketballenaantal 4
Basketbalpompenaantal 2
Pompnaaldenaantal 10
Pionnenaantal 20
Trainingshesjesaantal 24
Fluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 2
Scoreblokkenaantal 20
Wedstrijdklokkenaantal 2
Teamtafelbordjesaantal 8
Tossmuntenaantal 2
EHBO-dekensaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 3
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Podiumlintenaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Wedstrijdpostersaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 30
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Pijlbordjesaantal 20

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handsprayflessenaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg de sporthal en toernooidatum eerst vast. Controleer meteen de toegankelijke ingang, deuren, toiletten, kleedruimtes, tribune en parkeerroute; ontbrekende informatie hierover wil je niet pas bij aankomst ontdekken.
Maak het wedstrijdschema zodra je weet hoeveel teams meedoen. Reserveer daarnaast rolstoelbasketballen, reserveballen, basketbalpompen, scoreborden en wedstrijdklokken, zodat een defect onderdeel niet direct een wedstrijd stillegt.
Bevestig scheidsrechters, tafelofficials, een EHBO-contactpersoon en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor het toernooi. Geef vrijwilligers vooraf een briefing met hun post, wisselmomenten en aanspreekpunt.
Verzamel dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften in het aanmeldformulier en sluit de aanmeldingen op een vaste datum. Werk daarna de deelnemerslijst, teamindeling en parkeerinformatie bij voordat je de uitnodiging naar deelnemers en publiek verstuurt.
Controleer 1 dag vooraf de printsets, plattegrond, microfoon, draagbare speakers, verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks. Koel dranken vooraf en zet herbruikbare bekers, afvalbakken en rolstoelvriendelijke tafels klaar op logische plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een rolstoelbasketbaltoernooi organiseren?: Leg de sporthal en datum bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Teams, officials, vrijwilligers en catering bevestig je uiterlijk 2 tot 4 weken voor de wedstrijddag.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een rolstoelbasketbaltoernooi?: Reken minimaal op 1 coördinator, 2 tot 4 mensen voor ontvangst en zaalbegeleiding, en per wedstrijd een volledig bezette tafel met officials. Bij meerdere speelvelden heb je per veld extra toezicht en ondersteuning nodig.
Wanneer sluit ik de aanmeldingen voor teams?: Sluit teamaanmeldingen meestal 2 tot 3 weken voor het toernooi. Zo houd je nog tijd over voor het wedstrijdschema, de teamindeling, dieetwensen, parkeerinformatie en de definitieve deelnemerslijst.
Wat moet ik op de wedstrijddag controleren?: Controleer vóór de eerste wedstrijd de zaaltoegang, toiletten, kleedruimtes, speelvloer, scoreborden, wedstrijdklokken, ballen, EHBO-dekens en microfoon. Plan hiervoor minstens 60 minuten opbouwtijd en laat een verantwoordelijke de checklist aftekenen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.