Checklist pour organiser un tournoi de basket fauteuil

Un tournoi de basket fauteuil demande plus qu’un terrain réservé et des équipes inscrites. Il faut coordonner le programme, l’arbitrage, l’accueil du public, l’accessibilité, les bénévoles et le matériel de match. Cette checklist rassemble 78 tâches et 57 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Vous évitez ainsi les oublis fréquents : besoins alimentaires non recueillis, informations de stationnement envoyées trop tard ou batteries et ballons de rechange absents le jour du tournoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du tournoi
Réserver le gymnase
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Inviter les équipes
2 personnes
Envoyer les invitations au public
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Recruter des bénévoles
2 personnes
Confirmer les arbitres
Répartir les responsables de table
Consigner le contact de premiers secours
Commander les prix
Réserver le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Imprimer les règles du concours
Imprimer la répartition des équipes
Créer le plan
Préparer le briefing des bénévoles
Clôturer les inscriptions
Mettre à jour la liste des participants
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Récupérer les clés
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le revêtement de sport
2 personnes
Délimiter le terrain de jeu
3 personnes
Vérifier le panier de basket
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Réserver des places pour fauteuils roulants
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Tester le tableau d’affichage
2 personnes
Tester la musique
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les équipes
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Vérifier les tenues d’équipe
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le premier tour de la compétition
6 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Encadrer la deuxième manche du concours
6 personnes
Archiver les cartes de score
Garder la place de pause propre
2 personnes
Encadrer le troisième tour de la compétition
6 personnes
Annoncer les pauses
Servir le repas chaud
4 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
6 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Préparer le discours de clôture
Accompagner le départ des équipes
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le sol de compétition
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Conserver les données du score en numérique
Partager des photos avec autorisation
Publier les résultats
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 4
Tables accessibles en fauteuil roulantqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Ballons de basket fauteuilqté 12
Ballons de basket de rechangeqté 4
Pompes de basket-ballqté 2
Aiguilles pour pompeqté 10
Cônesqté 20
Chasubles d’entraînementqté 24
Siffletsqté 6
Panneaux de scoreqté 2
Feuilles de scoreqté 20
Pendule de matchqté 2
Panneaux de table d’équipeqté 8
Jetons de tossqté 2
Couvertures de premiers secoursqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Téléphones portablesqté 3
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Batteries externesqté 4

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Courses

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Carafesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 20

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Rubans de podiumqté 12
Nappesqté 10
Affiches du matchqté 12
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Panneaux de directionqté 20

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Flacons de désinfectant pour les mainsqté 6
Gants de travailqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Commencez par bloquer la date et le gymnase, puis prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour inviter les équipes, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles. Vérifiez dès ce moment l’accès aux vestiaires, aux tribunes et aux sanitaires.
Ne clôturez pas les inscriptions sans demander les besoins alimentaires et les besoins d’accessibilité. Faites une dernière mise à jour de la liste des participants 7 jours avant le tournoi afin d’adapter les tables accessibles, le stationnement et l’accueil.
Préparez le programme de la compétition avec les horaires des matchs, les temps de rotation et les responsables de table. Imprimez la répartition des équipes, les règles du concours et plusieurs feuilles de score avant l’arrivée des participants.
Pour le matériel sportif, contrôlez chaque ballon, pompe et aiguille la veille. Gardez des ballons de rechange, des sifflets supplémentaires et des batteries externes près de la table de marque plutôt que dans un local fermé.
Faites le briefing des bénévoles avant l’ouverture des portes, avec un responsable clairement identifié pour les premiers secours. Refroidissez les boissons quelques heures à l’avance et installez les glacières, thermos, gobelets réutilisables et poubelles avant le premier match.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de basket fauteuil ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le gymnase, confirmer les arbitres, inviter les équipes, traiter les inscriptions et recruter suffisamment de bénévoles.
Quand faut-il clôturer les inscriptions au tournoi ?: Clôturez-les environ 7 jours avant le tournoi. Vous aurez le temps de mettre à jour la liste des participants, le programme, les besoins alimentaires et les informations d’accessibilité.
Quel matériel faut-il prévoir pour un tournoi de basket fauteuil ?: Prévoyez au minimum les ballons de basket fauteuil, des ballons de rechange, une pompe avec aiguilles, des sifflets, des panneaux de score, des feuilles de score et une pendule de match. Ajoutez les rallonges, multiprises, téléphones et batteries externes après avoir vérifié les prises disponibles dans le gymnase.
Quand préparer les boissons et la restauration ?: Vérifiez la liste des courses la veille et faites les achats au plus tard le matin du tournoi. Refroidissez les boissons quelques heures avant l’accueil du public et installez la restauration avant le premier match.

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