Roeiwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een roeiwedstrijd organiseren vraagt meer dan boten en een startvlag. Je moet eerst de locatie, vergunningen en afspraken met de waterbeheerder regelen, daarna de veiligheid, wedstrijdindeling en deelnemerscommunicatie vastleggen. In de laatste weken komen materiaal, officials, reddingsploeg, catering en vrijwilligers samen. Deze checklist helpt je de 75 taken en 63 benodigde spullen in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de wedstrijddag niet nog startnummers of portofoons hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdvergunning aanvragen
Waterbeheerder informeren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
Race-afstanden bepalen
2 personen
Start- en finishgebied reserveren
Reddingsboot reserveren
Tijdwaarneming reserveren
Fotograaf reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startindeling maken
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Wedstrijdinformatie versturen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Officials instrueren
3 personen
Reddingsploeg instrueren
3 personen
Catering bestellen
Prijzen en medailles bestellen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Startlijsten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materiaal ophalen
3 personen
Boten controleren
3 personen
Riemen controleren
2 personen
Locatie afzetten
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringbalie inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Finishboog plaatsen
3 personen
Baanmarkering uitzetten
4 personen
Startlijn opbouwen
3 personen
Finishlijn opbouwen
3 personen
Tijdwaarneming testen
2 personen
Reddingsboot te water laten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Boten toewijzen
2 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Boten naar start brengen
4 personen
Eerste race starten
3 personen
Races begeleiden
8 personen
Tijden registreren
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Boten uit het water halen
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Naborrel begeleiden
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Baanmarkering verwijderen
4 personen
Materiaal verzamelen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Reddingsboot terugbrengen
2 personen
Gehuurd materiaal retourneren
3 personen
Boten en riemen reinigen
3 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersbedankingen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Inschrijftafel
Barkrukkenaantal 4

Sportmateriaal

Roeibotenaantal 8
Riemenaantal 20
Reserve-riemenaantal 4
Startnummersaantal 40
Baanboeienaantal 40
Startvlaggenaantal 2
Finishvlaggenaantal 2
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 20
Touwrollenaantal 6
Reddingsboeienaantal 4
Zwemvestenaantal 12
Waterschoenenaantal 4
Peddelsaantal 4

Apparatuur

Reddingsboot
Buitenluidsprekeraantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Stopwatchaantal 4
Laptop
Printer
Portofoonsaantal 8
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Led-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Kurkentrekkersaantal 2
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Finishboog
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Medaillesaantal 30
Bekersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
EHBO-kofferaantal 2
Brandblusseraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Regel locatie, wedstrijdvergunning en toestemming van de waterbeheerder zo vroeg mogelijk. Plan hiervoor minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding; zonder deze afspraken kun je de baan en veiligheidsmaatregelen niet definitief vastleggen.
Maak het veiligheidsplan voordat je de inschrijving opent. Leg de reddingsboot, reddingsboeien, zwemvesten, portofoons en bezetting van de reddingsploeg vast en geef officials en vrijwilligers uiterlijk 1 week vooraf dezelfde instructies.
Stuur wedstrijdinformatie pas nadat deelnemersgegevens, dieetwensen, startnummers en de startindeling zijn gecontroleerd. Vermeld race-afstanden, aanmeldtijd, startgebied en wat roeiers zelf moeten meenemen.
Reserveer tijdwaarneming, reddingsboot, catering en eventuele fotograaf niet pas na het sluiten van de inschrijving. Controleer 2 weken vooraf alle reserveringen en maak een contactlijst met telefoonnummers van leveranciers en verantwoordelijken.
Loop de wedstrijddag minstens 1 week vooraf chronologisch door: opbouw van partytenten en tafels, inschrijving, briefing, starts, finish, prijsuitreiking en afbouw. Test microfoon, buitenluidspreker, laptop, printer, stopwatch, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een roeiwedstrijd organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding. In die periode regel je de locatie, vergunning, waterbeheerder en reddingsboot; de laatste 2 weken gebruik je voor deelnemersgegevens, startindeling, materiaal en briefings.
Welke veiligheidsmaatregelen heb ik nodig voor een roeiwedstrijd?: Leg een veiligheidsplan vast met een reddingsboot, reddingsboeien, zwemvesten, portofoons en een geïnstrueerde reddingsploeg. Controleer ook de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en nogmaals op de wedstrijddag.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een roeiwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 7 tot 14 dagen voor de wedstrijd. Dan heb je tijd om deelnemersgegevens te controleren, startnummers toe te wijzen, de startindeling te maken en de wedstrijdinformatie te versturen.
Wanneer controleer ik het materiaal voor een roeiwedstrijd?: Doe een volledige materiaalcontrole 7 dagen vooraf en een korte controle op de wedstrijddag. Test roeiboten, riemen en reserve-riemen, baanboeien, vlaggen, afzetmateriaal, communicatieapparatuur en de printer voordat de inschrijftafel opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.