Checklist pour organiser une course d’aviron

Une course d’aviron demande de coordonner le plan d’eau, les équipages, la sécurité et le chronométrage dans un ordre précis. Commence par réserver le lieu et obtenir les autorisations, puis fixe les distances, le règlement et le dispositif de secours. Les inscriptions, le tableau de départ et les numéros doivent être finalisés avant l’installation sur place. Cette checklist réunit 75 tâches et 63 éléments à prévoir pour suivre l’organisation sans oublier les détails de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Demander une autorisation de compétition
Informer le gestionnaire des eaux
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les distances de course
2 personnes
Réserver la zone de départ et d’arrivée
Réserver un canot de sauvetage
Réserver le chronométrage
Réserver le photographe
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le tableau de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations sur la compétition
Planifier les bénévoles
2 personnes
Instruire les officiels
3 personnes
Briefer l’équipe de secours
3 personnes
Commander le catering
Commander les prix et médailles
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Imprimer les listes de départ
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Contrôler les bateaux
3 personnes
Vérifier les ceintures
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Installer l'arche d'arrivée
3 personnes
Mettre en place le balisage du parcours
4 personnes
Installer la ligne de départ
3 personnes
Installer la ligne d’arrivée
3 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Mettre à l’eau le canot de sauvetage
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Attribuer les bateaux
2 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Amener les bateaux au départ
4 personnes
Lancer la première course
3 personnes
Encadrer les courses
8 personnes
Enregistrement des horaires
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Sortir les bateaux de l'eau
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Animer l’après-soirée
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer le marquage du terrain
4 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Ramener le canot de sauvetage
2 personnes
Retourner le matériel loué
3 personnes
Nettoyer les bateaux et les rames
3 personnes
Publier les résultats
Envoyer les remerciements aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 8
Ceinturesqté 20
Sangles de rechangeqté 4
Numéros de départqté 40
Bouées de couloirqté 40
Drapeaux de départqté 2
Fanions d’arrivéeqté 2
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 20
Rouleaux de cordeqté 6
Bouées de sauvetageqté 4
Gilets de sauvetageqté 12
Chaussures d’eauqté 4
Pagaiesqté 4

Équipement

Canot de sauvetage
Haut-parleur extérieurqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Chronomètreqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Tire-bouchonsqté 2
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Arche d'arrivée
Drapeaux de matchqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 80
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Trousse de premiers secoursqté 2
Extincteurqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le plan d’eau, la zone de départ et celle d’arrivée plusieurs semaines à l’avance. L’autorisation de compétition et l’information du gestionnaire des eaux doivent être réglées avant d’envoyer les invitations.
Fixe les distances de course et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Tu pourras ainsi demander les bonnes informations aux participants et éviter de modifier le tableau de départ après sa publication.
Prévois un briefing séparé pour les officiels, les bénévoles et l’équipe de secours. Distribue les talkies-walkies, vérifie le canot de sauvetage et repasse les consignes de sécurité le jour de la course.
Traite les inscriptions au fur et à mesure et vérifie les données de chaque participant. Recueille aussi les besoins alimentaires avant de commander le catering, plutôt que de les découvrir à l’arrivée.
Contrôle la météo et imprime la liste des participants, le tableau de départ et les documents utiles peu avant l’événement. Teste également le chronométrage, le microphone, les rallonges et l’imprimante avant le premier départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’aviron ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, obtenir les autorisations et organiser la sécurité. Garde les 2 dernières semaines pour les inscriptions, le tableau de départ, les bénévoles et le matériel.
Quand faut-il demander l’autorisation d’une compétition d’aviron ?: Dépose la demande dès que le lieu et la date sont envisagés, idéalement 8 semaines avant la course. Le délai exact dépend de l’autorité compétente et des règles applicables au plan d’eau.
Quand publier le formulaire d’inscription à une course d’aviron ?: Publie-le dès que les distances, le règlement et les conditions de participation sont arrêtés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la course pour vérifier les données et établir les départs.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une course d’aviron ?: Prépare un plan de sécurité, un canot de sauvetage, des gilets de sauvetage, des bouées de sauvetage et des moyens de communication. Fais un briefing de l’équipe de secours avant le premier départ et vérifie la météo au moins 48 heures puis le matin même.

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