Roeiwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een roeiwedstrijd organiseren vraagt meer dan boten en een starttijd vastleggen. Je regelt tegelijk de wedstrijdlocatie, vergunningen, veiligheid, jury, deelnemers en bereikbaarheid. Werk vanaf de wedstrijddatum terug: leg eerst het reglement en de veiligheidsorganisatie vast, en plan daarna inschrijvingen, startgroepen en materiaalcontroles. Deze checklist helpt je om ook zaken als rescueboten, stroom, parkeerindeling en dieetwensen op tijd af te handelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Deelnemende verenigingen uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Sponsoren benaderen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Rescueboten reserveren
Juryleden vastleggen
EHBO-bezetting regelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Startlijst publiceren
Wedstrijdprogramma drukken
2 personen
Route en bereikbaarheid publiceren
Parkeerindeling maken
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Boeien en lijnen controleren
2 personen
Juryapparatuur testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Prijzen en medailles klaarzetten
2 personen
Wedstrijdterrein inspecteren
3 personen
Boten en trailers ontvangen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Start- en finishlijn uitzetten
4 personen
Boeienlijn uitleggen
4 personen
Wedstrijdborden plaatsen
2 personen
Afzettingen plaatsen
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen

Event

Startnummers uitdelen
3 personen
Boten controleren
4 personen
Roeiers ontvangen
3 personen
Jurybriefing geven
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Startvolgorde omroepen
Rescueboten positioneren
4 personen
Eerste heats starten
4 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Veiligheid op het water bewaken
4 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Broodjes en snacks serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Finales starten
4 personen
Finishresultaten controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Avondcatering serveren
4 personen
Laatste uitslagen publiceren
Muziek en verlichting bedienen
Boten en trailers uitchecken
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Boeien en lijnen verwijderen
4 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Uitslagen naar verenigingen sturen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Jurytafel
Barkrukkenaantal 4
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 24
Boeienlijnenaantal 8
Startvlaggenaantal 3
Finishvlaggenaantal 2
Startnummersaantal 80
Reddingsvestenaantal 20
Werplijnenaantal 6
Peddelsaantal 8
Rescuebotenaantal 2
Reserve-riemenaantal 12
Bootsteunenaantal 10
Roeibootkarrenaantal 8
Prijzenaantal 24
Medaillesaantal 24
Wisselbekersaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Portofoonsaantal 10
Megafoon
Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Handlampenaantal 6
Prikbordenaantal 3
Whiteboardsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Soeppannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 2
Brandblussersaantal 3

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 20
Richtingbordenaantal 12
Podiumachterwand

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijddatum, locatie, vergunningen en het veiligheidsplan ruim vóór de inschrijving vast. Deelnemende verenigingen moeten bij de uitnodiging al weten welke route, regels en bereikbaarheid gelden.
Reserveer voor de wedstrijddag niet alleen rescueboten, maar controleer ook reddingsvesten, werplijnen, peddels, reserve-riemen, bootsteunen en roeibootkarren. Test het materiaal uiterlijk tijdens een aparte controle vóór de opbouw.
Sluit de inschrijving op een vaste datum en verwerk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en startgroepen. Publiceer de startlijst voordat je het wedstrijdprogramma laat drukken, zodat wijzigingen niet in meerdere documenten terechtkomen.
Maak een bezettingsrooster voor jury, EHBO, vrijwilligers en rescueboten. Gebruik portofoons en een megafoon of geluidsset, en test laptop, tablets, stopwatches, microfoons en stroomvoorziening vóór de eerste start.
Teken de parkeerindeling en publieksroute uit voordat je afzetpalen en afzetlint plaatst. Controleer hoeveel partytenten, tafels, stoelen, verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels nodig zijn en houd powerbanks achter de hand voor apparatuur bij de baan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een roeiwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en veiligheidsplan. Reserveer in dezelfde periode rescueboten en juryleden; de inschrijving en vrijwilligersplanning volgen daarna.
Wat moet er in een veiligheidsplan voor een roeiwedstrijd staan?: Neem minimaal de vaarroute, risico’s, communicatie, EHBO-bezetting, rescueboten en procedures bij een incident op. Leg ook vast wie tijdens de wedstrijd beslist en controleer het plan uiterlijk vóór de materiaaltest.
Wanneer maak je de startgroepen en startlijst?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en verzamelde dieetwensen en deel daarna de startgroepen in. Publiceer de startlijst enkele dagen vóór de wedstrijd, zodat deelnemers nog fouten kunnen melden voordat het programma wordt gedrukt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een roeiwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal startgroepen, de locatie en de veiligheidsopzet. Plan in elk geval afzonderlijke bezetting voor jury, EHBO, rescueboten, ontvangst, parkeren en catering, plus een kleine reserve voor uitval op de wedstrijddag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.