Organiser une course d’aviron : la checklist complète

Une course d’aviron demande une organisation précise sur l’eau comme à terre. Commence par fixer la date, réserver le site et obtenir les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouille le règlement, la sécurité, les secours, les bénévoles et la logistique des départs. Cette checklist de 77 tâches et 63 équipements t’aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’au contrôle des bouées, des chronomètres et de l’alimentation électrique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date du concours
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Demander les autorisations
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Définir le règlement du concours
2 personnes
Inviter les associations participantes
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Réserver des bateaux de sauvetage
Définir les membres du jury
Organiser le personnel de premiers secours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Publier la liste de départ
Imprimer le programme du concours
2 personnes
Publier l'itinéraire et l'accessibilité
Créer l’agencement du parking
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier les bouées et les cordages
2 personnes
Tester le matériel du jury
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les prix et les médailles
2 personnes
Inspecter le terrain de compétition
3 personnes
Réception des bateaux et remorques
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les lignes de départ et d'arrivée
4 personnes
Expliquer la ligne de corde
4 personnes
Installer les panneaux du concours
2 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes

Événement

Distribuer les dossards
3 personnes
Contrôler les bateaux
4 personnes
Accueillir les rameurs
3 personnes
Briefing du jury
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer l’ordre de départ
Positionner les bateaux de secours
4 personnes
Lancer les premières manches
4 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Veiller à la sécurité sur l’eau
4 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les sandwichs et les snacks
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Démarrer les finales
4 personnes
Vérifier les résultats d'arrivée
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Servir le catering du soir
4 personnes
Publier les derniers résultats
Gérer la musique et l'éclairage
Enregistrer les bateaux et les remorques
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer les amarres et les lignes
4 personnes
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer les résultats aux associations
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Table du jury
Tabourets de barqté 4
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 24
Lignes de bouéesqté 8
Drapeaux de départqté 3
Fanions d’arrivéeqté 2
Numéros de départqté 80
Gilets de sauvetageqté 20
Lignes de lancerqté 6
Pagaiesqté 8
Bateaux de secoursqté 2
Sangles de rechangeqté 12
Supports pour bateauqté 10
Chariots pour canotsqté 8
Prixqté 24
Médaillesqté 24
Gobelets réutilisablesqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Chronomètresqté 8
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Lampes de pocheqté 6
Panneaux d’affichageqté 3
Tableaux blancsqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Casseroles à soupeqté 2
Louchesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 3

Décoration

Affiches du matchqté 20
Panneaux de directionqté 12
Fond de scène

Catering

Courses

Conseils

Lance les démarches administratives plusieurs semaines avant la course : le lieu, les autorisations et le plan de sécurité doivent être validés avant la publication des inscriptions.
Prévois un responsable pour chaque zone : départ, arrivée, parking, jury, secours et accueil. Sans cette répartition, les bénévoles sont souvent affectés trop tard et les radios manquent le jour J.
Ferme les inscriptions avant de composer les groupes de départ. Il faut ensuite publier la liste, imprimer le programme et transmettre l’itinéraire ainsi que les informations d’accessibilité.
Teste le matériel du jury avant l’ouverture : chronomètres, ordinateur, tablettes, microphones et talkies-walkies. Vérifie aussi les batteries, les rallonges et les multiprises sur place.
Contrôle le balisage de l’eau et les bateaux de secours la veille. Compte les bouées, les lignes, les gilets de sauvetage et les sangles de rechange au lieu de supposer que tout est encore disponible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’aviron ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour une course avec plusieurs associations participantes. Ce délai permet de réserver le site, demander les autorisations, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course d’aviron ?: Ouvre le formulaire environ 6 à 8 semaines avant la date de la compétition, une fois le règlement et les conditions de sécurité définis. Fixe une date de clôture au moins 10 jours avant la course pour répartir les groupes et publier la liste de départ.
Combien de bateaux de secours faut-il prévoir ?: Le nombre dépend du parcours, du plan d’eau et des exigences locales, mais chaque zone à risque doit rester couverte pendant les courses. Détermine ce nombre dans le plan de sécurité et réserve les bateaux au moins 4 semaines à l’avance.
Quand vérifier le matériel d’une course d’aviron ?: Fais un inventaire complet 7 à 10 jours avant l’événement, puis un contrôle final la veille. Le dernier contrôle doit inclure les bouées, les cordages, les drapeaux, les chronomètres, les radios et l’alimentation électrique.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.