Roeikampioenschap organiseren: checklist en planning

Een roeikampioenschap vraagt om meer dan boten en een startlijn. Je legt eerst het reglement, de locatie, het parcours en de veiligheidsorganisatie vast. Daarna volgen vergunningen, jury, vrijwilligers, inschrijvingen, baanindeling en deelnemersinformatie. In de laatste weken controleer je wedstrijdnummers, prijzen, boodschappen en communicatieapparatuur. Deze checklist geeft je de volgorde van het werk, zodat veiligheid en wedstrijdverloop niet pas op de wedstrijddag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement vastleggen
3 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
2 personen
Start- en finishzones bepalen
3 personen
Wedstrijdparcours uitzetten
4 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Rescueboten reserveren
2 personen
Juryleden uitnodigen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgelden controleren
2 personen
Startlijsten opstellen
2 personen
Baanindeling publiceren
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Officialsbriefing voorbereiden
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Prijzen bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materiaal ophalen
3 personen
Wedstrijdnummers sorteren
2 personen
Accu's opladen
2 personen
Startlijsten afdrukken
2 personen
Boten en riemen controleren
4 personen
Parcours markeren
5 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Tenten en tafels opbouwen
6 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Omroep testen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Rescueboten te water laten
5 personen
Veiligheidsmiddelen verdelen
3 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Startpakketten klaarleggen
3 personen

Event

Jurybriefing houden
5 personen
Vrijwilligersbriefing houden
3 personen
Deelnemers ontvangen
6 personen
Boten controleren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Publiek informeren
2 personen
Openingswoord verzorgen
2 personen
Wedstrijdstarts uitvoeren
8 personen
Tijden registreren
4 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Veiligheid op het water bewaken
6 personen
Deelnemers naar steigers begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Catering aanvullen
2 personen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Dankwoord uitspreken
Laatste deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Materiaal afbouwen
6 personen
Rescueboten uit het water halen
5 personen
Parcoursmarkering verwijderen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Uitslagen archiveren
2 personen
Resultaten publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen
Materiaal schoonmaken
4 personen
Geleend materiaal retourneren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Jurytafel
Registratietafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Wedstrijdroeibotenaantal 8
Reservebotenaantal 2
Roeiriemenaantal 24
Startblokkenaantal 8
Baanboeienaantal 40
Finishboeienaantal 4
Wedstrijdnummersaantal 80
Startvlaggenaantal 4
Finishvlaggenaantal 4
Stopwatchsetsaantal 6
Startbel
Megafonenaantal 4
Reddingsvestenaantal 20
Werplijnenaantal 6
Reddingsboeienaantal 8
Rescuebotenaantal 2
Peddelsaantal 6
Waterdichte opbergboxenaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Portofoonladersaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Werklampenaantal 4

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 6
Clubvlaggenaantal 12
Banierenaantal 8
Routebordenaantal 15
Pionnenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Waterkokersaantal 3

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdreglement en de start- en finishzones vast voordat je inschrijvingen opent. Deelnemers moeten vooraf weten welke afstanden, klassen en startprocedures gelden.
Reserveer rescueboten en maak het veiligheidsplan ruim vóór de wedstrijddag. Controleer daarnaast reddingsvesten, werplijnen, reddingsboeien en portofoons afzonderlijk; materiaal dat in een opslag ligt, is nog niet inzetbaar.
Werk met vaste deadlines voor inschrijvingen, startgelden en dieetwensen. Stel daarna de startlijsten en baanindeling op en verstuur de deelnemersinformatie voordat vrijwilligers en officials hun briefing krijgen.
Plan de opbouw van jurytafel, registratietafel, partytenten en geluidsinstallatie als een apart tijdsblok. Test microfoon, luidsprekers, startbel en megafonen vóór de eerste ploeg arriveert.
Sorteer wedstrijdnummers en controleer wedstrijdroeiboten, reserveboten, riemen, startblokken en boeien per onderdeel. Leg klein materiaal in waterdichte opbergboxen, zodat het tijdens de wedstrijd snel beschikbaar blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een roeikampioenschap organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met locatie, wedstrijdreglement, vergunningen en veiligheidsplan. Open de inschrijving pas wanneer parcours, wedstrijdklassen en belangrijkste veiligheidsafspraken vaststaan.
Wanneer moet ik de vergunning voor een roeikampioenschap aanvragen?: Vraag de benodigde vergunningen minimaal 3 tot 6 maanden vóór de wedstrijddatum aan. Controleer vooraf welke toestemming nodig is voor het water, publiek, tijdelijke voorzieningen en veiligheidsboten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een roeikampioenschap?: Maak de vrijwilligersindeling zodra de inschrijvingen sluiten, meestal 2 tot 4 weken voor de wedstrijd. Verdeel minimaal aparte rollen voor registratie, parcours, jury, veiligheid, materiaal en communicatie, en plan voor elke kritieke post een vervanger.
Wanneer verstuur ik de startlijst en baanindeling?: Verstuur de voorlopige startlijst en baanindeling ongeveer 7 dagen vóór het roeikampioenschap. Houd op de wedstrijddag een actuele versie bij voor late wijzigingen, afmeldingen en verschuivingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.