Checklist pour organiser un championnat d'aviron

Un championnat d'aviron se prépare bien avant l'arrivée des équipages : le parcours, les autorisations et la sécurité doivent être verrouillés en premier. Prévoyez ensuite les inscriptions, les officiels, les bénévoles et le matériel de course. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les listes, les couloirs, les repas et les moyens de secours. Cette checklist vous aide à suivre l'ordre des préparatifs sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour de la compétition.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le règlement du concours
3 personnes
Réserver le lieu du concours
2 personnes
Définir les zones de départ et d’arrivée
3 personnes
Délimiter le parcours de compétition
4 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Réserver des bateaux de sauvetage
2 personnes
Inviter les membres du jury
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
Établir les listes de départ
2 personnes
Publier la répartition des couloirs
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Préparer le briefing des officiels
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Commander les prix
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Trier les numéros de course
2 personnes
Recharger les batteries
2 personnes
Imprimer les listes de départ
2 personnes
Vérifier les bateaux et les rames
4 personnes
Baliser le parcours
5 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Monter les tentes et les tables
6 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Tester la sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Mettre les canots de sauvetage à l’eau
5 personnes
Distribuer les équipements de sécurité
3 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes

Événement

Organiser le briefing du jury
5 personnes
Animer le briefing des bénévoles
3 personnes
Accueillir les participants
6 personnes
Contrôler les bateaux
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
Lancer les départs de course
8 personnes
Enregistrement des horaires
4 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Veiller à la sécurité sur l’eau
6 personnes
Accompagner les participants vers les pontons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Ravitailler le catering
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Faire ses adieux aux derniers participants
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel
6 personnes
Sortir les bateaux de sauvetage de l'eau
5 personnes
Retirer le balisage du parcours
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Archiver les résultats
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes
Nettoyer le matériel
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Table du jury
Table d'inscriptionqté 2
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Bateaux d’aviron de compétitionqté 8
Bateaux de réserveqté 2
Ramesqté 24
Blocs de départqté 8
Bouées de couloirqté 40
Bouées d’arrivéeqté 4
Numéros de compétitionqté 80
Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Chronomètresqté 6
Cloche de départ
Mégaphonesqté 4
Gilets de sauvetageqté 20
Lignes de lancerqté 6
Bouées de sauvetageqté 8
Bateaux de secoursqté 2
Pagaiesqté 6
Boîtes de rangement étanchesqté 8

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Chargeurs de talkies-walkiesqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de chantierqté 4

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 6
Drapeaux du clubqté 12
Bannièresqté 8
Panneaux de directionqté 15
Cônesqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Bouilloiresqté 3

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et la sécurité : définissez les zones de départ et d'arrivée, délimitez les couloirs et réservez les bateaux de secours avant d'ouvrir les inscriptions.
Ouvrez les inscriptions uniquement lorsque le règlement, les frais et les catégories sont fixés. Demandez les besoins alimentaires au même moment afin d'éviter les relances de dernière minute.
Prévoyez les bénévoles par poste, pas seulement en nombre total : départ, arrivée, inscriptions, circulation, ravitaillement et sécurité doivent tous avoir un responsable identifié.
Envoyez les informations aux participants au moins 7 jours avant la compétition, avec les horaires, les listes de départ, la répartition des couloirs et les consignes du briefing.
Faites une vérification physique du matériel la veille : numéros de course, chronomètres, talkies-walkies, chargeurs, mégaphones, gilets de sauvetage et boîtes étanches doivent être regroupés par usage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un championnat d'aviron ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une compétition avec plusieurs équipages. Les autorisations, la réservation du lieu, les bateaux de secours et les inscriptions doivent être lancés dès les premières semaines.
Quand ouvrir les inscriptions pour un championnat d'aviron ?: Ouvrez-les lorsque le règlement, les frais d'inscription et les catégories sont définitivement validés, idéalement 6 à 8 semaines avant la course. Fermez-les assez tôt pour établir les listes de départ et la répartition des couloirs.
Quel matériel de sécurité faut-il prévoir pour un championnat d'aviron ?: Prévoyez des bateaux de secours, des gilets et bouées de sauvetage, des lignes de lancer, des pagaies et des moyens de communication. Contrôlez tout le matériel au plus tard la veille et testez les talkies-walkies avant le briefing.
Quand envoyer les horaires et les couloirs aux participants ?: Envoyez les listes de départ, les horaires et la répartition des couloirs au moins 7 jours avant la compétition. Gardez un canal pour signaler les changements jusqu'à la veille, puis affichez la version finale sur place.

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