Ridderkamp organiseren: checklist en planning

Een Ridderkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen kostuums en spelmateriaal. Leg eerst datum, programma en locaties vast en regel daarna uitnodigingen, oudercontacten, medische gegevens en toestemmingsformulieren. In de laatste weken maak je de groepsindeling, controleer je het spelmateriaal en werk je een binnenprogramma uit voor slecht weer. Plan de boodschappen, koeling, decoratie en techniek niet op dezelfde dag als de start: dan ontbreekt vaak tijd om iets te vervangen of te testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Activiteitenlocaties reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Oudercontacten registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medische bijzonderheden verzamelen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Deelnemerslijst definitief maken
2 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Contactlijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Kostuums sorteren
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Prijzen voor spellen inpakken
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Kampvuurvergunning controleren
Locatiesleutels ophalen
Terrein controleren
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tenten opzetten
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Ridderbanieren plaatsen
3 personen
Spelposten uitzetten
4 personen
Knutseltent inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Kampvuurplaats veilig afzetten
2 personen
Buffet voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Toiletten controleren
2 personen
Instructie vrijwilligers geven
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Openingsverhaal vertellen
Teams bekendmaken
2 personen
Riddertraining begeleiden
6 personen
Schilden versieren begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Middeleeuwse spellen begeleiden
6 personen
Tussendoortjes uitdelen
3 personen
Spelmateriaal aanvullen
2 personen
Schattenzoektocht begeleiden
6 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Ridderquiz begeleiden
3 personen
Kampvuur aansteken
2 personen
Marshmallows uitdelen
2 personen
Kampvuurprogramma begeleiden
3 personen
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Afscheidsmoment begeleiden
2 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Kampvuur volledig doven
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Spelmateriaal verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie vegen en controleren
3 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Ouders informeren over voorwerpen
Foto's veilig opslaan
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 75
Herbruikbaar bestekaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 10
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 5
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Kookplatenaantal 2
Grote kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 2

Decoratie

Ridderbanierenaantal 8
Schildenaantal 20
Kunststof zwaardenaantal 20
Kunststof kronenaantal 40
Naamkaartjesaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Led-fakkelsaantal 12

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 10
Touwaantal 100
Blinddoekenaantal 10
Waterballonnenaantal 200
Schatkistenaantal 4
Sponsballenaantal 20

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan en geef een uiterste aanmelddatum. Houd daarna per deelnemer oudercontacten, dieetwensen, medische bijzonderheden en toestemmingsformulieren bij.
Maak de deelnemerslijst uiterlijk één week voor het Ridderkamp definitief. Deel de groep daarna in en stem activiteitenlocaties, begeleiding en het draaiboek op die aantallen af.
Controleer uiterlijk 48 uur vooraf de weersverwachting en zet een alternatief binnenprogramma klaar. Zo hoef je bij regen niet opnieuw activiteiten, ruimte en materiaal te organiseren.
Koel gekoelde boodschappen zo snel mogelijk na het boodschappen doen en gebruik koelboxen voor vervoer of tijdelijke opslag. Controleer ook of er genoeg herbruikbaar servies, kookmateriaal en afvalbakken is voor de hele groep.
Test de draagbare speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de start. Sorteer kostuums, schilden, kunststof zwaarden en kronen per activiteit en pak prijzen voor spellen apart in.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Ridderkamp organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur minstens 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer activiteitenlocaties meteen, omdat een Ridderkamp vaak meerdere ruimtes of terreinen nodig heeft.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een Ridderkamp?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 5 tot 6 weken voor het kamp. Zet een aanmelddatum 2 tot 3 weken voor de start, zodat je tijd houdt voor de deelnemerslijst, groepsindeling en boodschappen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de voorbereiding van een Ridderkamp?: Reken op minimaal 6 weken voor de organisatie en reserveer in de laatste week meerdere controle momenten. Plan het afdrukken van het draaiboek en de contactlijst uiterlijk 1 dag vooraf.
Wat moet ik regelen voor slecht weer tijdens een Ridderkamp?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en werk dan een binnenprogramma uit met passende locaties en materiaal. Leg het definitieve alternatief uiterlijk de avond ervoor klaar, zodat de begeleiding direct kan omschakelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.