Checklist pour organiser un camp chevaleresque

Un camp chevaleresque demande plus qu’un décor médiéval : il faut coordonner les participants, les activités, les repas et la sécurité. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation du lieu jusqu’aux badges, costumes et récompenses. Prévoyez aussi les informations des parents, les besoins médicaux et alimentaires, ainsi qu’un programme intérieur si la météo change. Les tâches et le matériel sont regroupés pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver les lieux d’activités
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Enregistrer les contacts parents
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations médicales particulières
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
Finaliser la liste des participants
2 personnes
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste de contacts
Vérifier les prévisions météo
Prévoir un programme intérieur de rechange
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Trier les costumes
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Emballer les prix pour les jeux
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
Créer la playlist musicale
Vérifier le permis de feu de camp
Récupérer les clés du lieu
Contrôler le site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la décoration
4 personnes
Installer les bannières de chevaliers
3 personnes
Installer les postes de jeu
4 personnes
Aménager la tente de bricolage
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Balisage sécurisé du feu de camp
2 personnes
Préparer le buffet
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Vérifier les toilettes
2 personnes
Donner les consignes aux bénévoles
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Raconter l'histoire d'ouverture
Annoncer les équipes
2 personnes
Encadrer l'entraînement de chevalier
6 personnes
Accompagner la décoration des panneaux
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer les jeux médiévaux
6 personnes
Distribuer des collations
3 personnes
Réapprovisionner le matériel de jeu
2 personnes
Animer la chasse au trésor
6 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Animer le quiz des chevaliers
3 personnes
Allumer le feu de camp
2 personnes
Distribuer des marshmallows
2 personnes
Animer le programme du feu de camp
3 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Animer le moment d’au revoir
2 personnes
Faire partir les participants en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Éteindre complètement le feu de camp
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler le matériel de jeu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Balayer et vérifier le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les parents des objets
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 75
Couverts réutilisablesqté 60
Louchesqté 8
Ciseauxqté 10
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 5
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plaques de cuissonqté 2
Grandes marmitesqté 4
Poêlesqté 2

Décoration

Bannières de chevalierqté 8
Boucliersqté 20
Épées en plastiqueqté 20
Couronnes en plastiqueqté 40
Badges nominatifsqté 50
Nappesqté 8
Torches LEDqté 12

Matériel de sport

Cônesqté 30
Cerceauxqté 10
Cordeqté 100
Masquesqté 10
Balles d'eauqté 200
Mallettes au trésorqté 4
Balles épongeqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et les lieux d’activités avant d’envoyer les invitations : les inscriptions dépendent directement des horaires et de l’espace disponible.
Demandez dès l’inscription les contacts des parents, les besoins alimentaires, les informations médicales particulières et les autorisations. Relancez les formulaires manquants au plus tard une semaine avant le camp.
Préparez la répartition des groupes avant le jour J et imprimez un déroulé ainsi qu’une liste de contacts. Gardez plusieurs exemplaires sur place pour éviter de dépendre d’un seul téléphone.
Triez les costumes et vérifiez le matériel de jeu quelques jours avant. Emballez les prix, écrivez les badges nominatifs et contrôlez les boucliers, épées en plastique et couronnes avant l’arrivée des participants.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant et préparez le programme intérieur de rechange. Vérifiez aussi le permis de feu de camp, les rallonges, les multiprises et les glacières avant de faire les courses finales.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un camp chevaleresque ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant le camp afin de finaliser les groupes, les repas et le matériel.
Combien de temps avant faut-il vérifier les inscriptions ?: Faites un premier suivi 2 semaines avant, puis une dernière vérification 7 jours avant. À ce moment-là, confirmez les contacts des parents, les autorisations, les besoins alimentaires et les informations médicales.
Quand préparer les costumes et le matériel de jeu ?: Triez les costumes et contrôlez le matériel 3 à 5 jours avant. Cela laisse le temps de remplacer un élément manquant, de préparer les badges et d’emballer les récompenses.
Quand prévoir un programme intérieur pour un camp chevaleresque ?: Préparez-le au moins 48 heures avant, après avoir consulté la météo. Gardez une version imprimée du déroulé pour pouvoir basculer rapidement vers les activités intérieures.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.