Checklist voor een goed georganiseerde reiningwedstrijd
Een reiningwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een arena en een startlijst. Je regelt tegelijk de wedstrijdorganisatie, paardenvoorzieningen, publieksstroom en veiligheid. Begin met locatie, reglement, jury en dierenarts; daarna volgen inschrijvingen, catering, vrijwilligers en materiaal. In de laatste week controleer je de arena, stallen, parkeerindeling, weersverwachting en technische middelen. Met deze checklist houd je overzicht over de 76 taken en 62 benodigdheden in het plan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Juryleden bevestigen
Dierenarts bevestigen
Wedstrijdverzekering controleren
Inschrijfformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Deelnemersregistratie openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijst samenstellen
2 personen
Startlijst publiceren
Prijzen en linten bestellen
Catering reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parkeerplan maken
Veiligheidsplan afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Paardenstallen voorbereiden
3 personen
Wedstrijdarena egaliseren
3 personen
Opstelterrein markeren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Toiletten controleren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Scoreformulieren sorteren
2 personen
Prijzen uitstallen
2 personen
Arena-afzetting plaatsen
4 personen
Reiningmarkeringen plaatsen
2 personen
Warm-uitlek controleren
2 personen
Paardenwaterpunten vullen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Jurybriefing uitvoeren
4 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Paarden aanmelden
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Paarden naar stallen begeleiden
3 personen
Publiek verwelkomen
2 personen
Wedstrijd openen
Startvolgorde omroepen
Warm-up begeleiden
2 personen
Wedstrijdritten begeleiden
4 personen
Scores registreren
2 personen
Scoreformulieren controleren
2 personen
Arena tussentijds slepen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Stallen tussentijds controleren
2 personen
Paardenwater bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Einduitslag opmaken
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Paarden veilig laten vertrekken
3 personen
Nazorg
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Catering opruimen
2 personen
Arena-afzetting verwijderen
4 personen
Stallen schoonmaken
3 personen
Paardenmest verzamelen
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Materialen reinigen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen aan deelnemers sturen
Foto's en uitslagen archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 60
- Jurytafel
- Inschrijftafel
- Partytentenaantal 3
- Pionnenaantal 20
Sportmateriaal
- Arena-afzetpalenaantal 24
- Afzetlintaantal 4
- Reiningmarkeringenaantal 8
- Slepeg
- Kruiwagensaantal 3
- Hooivorkenaantal 4
- Scheppenaantal 3
- Stalbezemsaantal 4
- Waterbakken voor paardenaantal 12
- Hooinettenaantal 12
- Strobalenaantal 30
- Drinkwatertonnenaantal 4
- Slangenaantal 2
- Wateremmersaantal 12
- Poetsboxenaantal 4
- Hindernisbordenaantal 6
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Mobiele speaker
- Microfoon
- Megafoon
- Portofoonsaantal 6
- Mobiele telefoonladersaantal 4
- EHBO-koffer
- Brandblussersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiebekersaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Theelepelsaantal 40
- Serveerbladenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Tangenaantal 6
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
Decoratie
- Startnummerhoudersaantal 40
- Wedstrijdspandoekenaantal 4
- Richtingsbordenaantal 8
- Prijslintkokersaantal 30
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalcontainersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Vloertrekkersaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdreglement vast voordat je het inschrijfformulier opent. Zo weten deelnemers vooraf welke proeven, voorwaarden en beoordelingsafspraken gelden en voorkom je aanpassingen na de eerste aanmeldingen.
- Bevestig juryleden en dierenarts uiterlijk enkele weken voor de wedstrijd en zet hun contactgegevens in het veiligheidsplan. Een vervanger achter de hand regelen is verstandiger dan op de wedstrijddag nog rondbellen.
- Plan de paardenlogistiek apart van het publieksgedeelte. Bereid stallen, hooinetten, waterbakken, strobalen en een duidelijk opstelterrein voor voordat de eerste trailer arriveert.
- Test laptop, printer, verlengkabels, microfoon, mobiele speaker en portofoons minimaal één dag vooraf op locatie. Neem ook een megafoon mee voor instructies wanneer achtergrondgeluid of afstand de communicatie lastig maakt.
- Controleer arena en terrein de dag vóór de wedstrijd: egaliseer de bodem, plaats reiningmarkeringen en afzetpalen, markeer parkeren en controleer toiletten. Houd rekening met extra tijd voor regen, modder en het verplaatsen van materialen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een reiningwedstrijd organiseren en beginnen met plannen?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, leg het reglement vast, bevestig jury en dierenarts en controleer de wedstrijdverzekering. Open de deelnemersregistratie pas wanneer de basisvoorwaarden definitief zijn.
- Wat moet ik regelen voor paarden tijdens een reiningwedstrijd?
- Voorzie per paard een voorbereide stal of aangewezen plek, drinkwater, hooi en stro. Controleer uiterlijk 1 week vooraf hoeveel paarden worden verwacht, zodat je waterbakken, hooinetten, strobalen en het opstelterrein daarop kunt afstemmen.
- Wanneer maak en publiceer ik de startlijst?
- Verwerk de aanmeldingen eerst op volledigheid en sluit de registratie op de afgesproken termijn, meestal 1 tot 2 weken voor de wedstrijd. Stel daarna de startlijst samen en publiceer die uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat deelnemers hun planning kunnen controleren.
- Wat controleer ik de dag voor een reiningwedstrijd?
- Controleer de arena, markeringen, afzettingen, stallen, parkeerterrein, toiletten en weersverwachting. Test alle apparatuur en leg veiligheidsplan, portofoons en materialen klaar; reserveer minimaal een halve dag voor opbouw en laatste controles.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!