Checklist pour organiser un concours de reining

Un concours de reining demande une coordination précise entre les cavaliers, les chevaux, les juges et l’équipe terrain. Commence par réserver le site et fixer le règlement, puis avance vers les inscriptions, les officiels et la logistique. Les derniers jours servent surtout à préparer l’aire de compétition, les écuries, l’eau, le stationnement et les moyens de communication. Cette checklist regroupe les 76 tâches et 62 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir le règlement du concours
2 personnes
Confirmer les jurés
Confirmer le vétérinaire
Vérifier l’assurance de la compétition
Établir le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des participants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste de départ
2 personnes
Publier la liste de départ
Commander les prix et les rubans
Réserver le catering
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le plan de stationnement
Imprimer le plan de sécurité
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Préparer les écuries
3 personnes
Niveler l’aire de compétition
3 personnes
Marquer la zone de préparation
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier les toilettes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Trier les feuilles de score
2 personnes
Installer les lots
2 personnes
Installer la barrière de l’arène
4 personnes
Installer les repères de piste
2 personnes
Vérifier la fuite d’eau chaude
2 personnes
Remplir les points d’eau pour chevaux
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Faire le briefing du jury
4 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les chevaux
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accompagner les chevaux aux écuries
3 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Ouvrir la compétition
Annoncer l’ordre de départ
Animer l’échauffement
2 personnes
Accompagner les épreuves
4 personnes
Enregistrer les scores
2 personnes
Vérifier les feuilles de score
2 personnes
Déplacer l’arène entre-temps
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Contrôler les stands en cours d'événement
2 personnes
Rajouter de l'eau pour les chevaux
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Établir le résultat final
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Faire partir les chevaux en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Retirer la barrière de l’arène
4 personnes
Nettoyer les écuries
3 personnes
Ramasser le fumier de cheval
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Archiver les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Table du jury
Table d'inscription
Tentes de réceptionqté 3
Cônesqté 20

Matériel de sport

Poteaux de balisage d’arèneqté 24
Ruban de balisageqté 4
Marquages de nettoyageqté 8
Serpillière
Brouettesqté 3
Fourches à foinqté 4
Pellesqté 3
Balais d’écurieqté 4
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Filets à foinqté 12
Balles de pailleqté 30
Fûts d’eau potableqté 4
Tuyauxqté 2
Seaux d'eauqté 12
Boîtes de nettoyageqté 4
Panneaux d'obstaclesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleur portable
Microphone
Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 4
Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Gobelets à caféqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Décoration

Porte-dossardsqté 40
Banderoles de compétitionqté 4
Panneaux directionnelsqté 8
Tubes de ruban de prixqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : les catégories, les horaires et les conditions de participation doivent être clairs pour éviter de refaire la liste de départ.
Confirme les juges et le vétérinaire plusieurs semaines à l’avance, puis garde leurs coordonnées dans un document accessible à l’équipe d’organisation.
Prévois séparément l’eau potable pour les personnes et les bacs à eau pour les chevaux. Vérifie les tuyaux, les seaux et le remplissage avant l’arrivée des participants.
Prépare la liste de départ après traitement des inscriptions et publie-la suffisamment tôt pour que les cavaliers puissent connaître leur ordre de passage avant le concours.
Le jour précédent, contrôle le nivellement de l’aire, le balisage, les écuries, les toilettes et le stationnement. Teste aussi l’ordinateur, l’imprimante, le microphone et les talkies-walkies avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de reining ?: Ouvre les inscriptions dès que le règlement, le lieu et les officiels sont confirmés. Prévois généralement une période de 3 à 6 semaines pour traiter les dossiers et établir la liste de départ.
Quand réserver le vétérinaire pour un concours de reining ?: Confirme le vétérinaire au moins 4 semaines avant la compétition, ou plus tôt si plusieurs concours ont lieu dans la même période. Vérifie aussi ses horaires de présence et ses moyens de contact le jour même.
Combien de temps faut-il pour préparer le terrain ?: Réserve au minimum une demi-journée pour niveler l’aire de compétition, installer les poteaux, le ruban de balisage et les marquages de nettoyage. Ajoute un contrôle final le matin du concours.
Que faut-il vérifier la veille d’un concours de reining ?: Contrôle l’aire, les écuries, les bacs à eau, les balles de paille, les toilettes, le stationnement et les panneaux de sécurité. Teste également tout le matériel électrique et de sonorisation au moins 2 heures avant l’arrivée du public.

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