Zo organiseer je een reggaefestival

Begin met de locatie, capaciteit en datum voordat je artiesten of techniek vastlegt. Daarna bouw je het plan op rond vergunningen, podiumproductie, beveiliging, toiletten, catering en publieksinformatie. Een reggaefestival vraagt extra aandacht voor geluid, stroom, beschutting en de overgang tussen optredens. Werk vanaf het begin met één draaiboek, duidelijke verantwoordelijken en vaste deadlines voor leveranciers, medewerkers en artiestenvervoer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunningen aanvragen
3
Artiesten vastleggen
2 personen
4
Techniek reserveren
5
Catering vastleggen
6
Beveiliging reserveren
7
Toiletten reserveren
8
EHBO-materiaal reserveren
9
Festivalidentiteit ontwerpen
2 personen
10
Promotieteksten schrijven
2 personen
11
Evenementpagina publiceren
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Sociale promotie starten
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Artiëntenvervoer bevestigen
17
Draaiboek afdrukken
18
Medewerkers indelen
19
Leveringen bevestigen
20
Weersverwachting controleren
21
Polsbandjes sorteren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Materialen klaarzetten
3 personen
26
Terrein inspecteren
2 personen
27
Stroompunten controleren
2 personen
28
Podium opbouwen
6 personen
29
Geluidsapparatuur plaatsen
4 personen
30
Lichtapparatuur plaatsen
3 personen
31
Tenten opzetten
5 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Bar inrichten
4 personen
34
Cateringbuffet inrichten
4 personen
35
Koelboxen vullen
3 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Wegwijzers plaatsen
2 personen
38
Toegangspoort inrichten
3 personen
39
EHBO-punt inrichten
2 personen
40
Artiëntenkleedkamer inrichten
2 personen
41
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
42
Lichtcheck uitvoeren
3 personen

Event

43
Artiënten ontvangen
2 personen
44
Publieksontvangst openen
5 personen
45
Tickets controleren
4 personen
46
Polsbandjes uitdelen
3 personen
47
Publieksstromen begeleiden
3 personen
48
Artiënten begeleiden
2 personen
49
Optredens begeleiden
3 personen
50
Muziekprogramma afspelen
2 personen
51
Dranken serveren
5 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Hapjes serveren
4 personen
54
Cateringvoorraad aanvullen
2 personen
55
Afvalpunten legen
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
EHBO-punt bemannen
2 personen
58
Beveiliging uitvoeren
4 personen
59
Publieksmededelingen doen
60
Laatste optreden afronden
3 personen
61
Publiek uitgeleiden
5 personen

Nazorg

62
Bar sluiten
4 personen
63
Catering afsluiten
4 personen
64
Apparatuur uitschakelen
3 personen
65
Terrein schoonmaken
6 personen
66
Afval afvoeren
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Meubilair afbreken
5 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
71
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
72
Podium afbreken
6 personen
73
Geleende spullen controleren
2 personen
74
Materialen retourneren
2 personen
75
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 4
Biertafelsaantal 20
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Afzethekkenaantal 20
Podiumdelenaantal 12
Kleedkamerbankenaantal 4

Apparatuur

PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Aggregaat
Barkassa'saantal 3
Pinapparatenaantal 4
Oplaadstationsaantal 3
Koelkastenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Gasbrandersaantal 4
Braadpannenaantal 4
Snijmachinesaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Bouwlampenaantal 6
Kabelmattenaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 500
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveerbestekaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Keukentangenaantal 8
Koelelementenaantal 40

Decoratie

Reggaevlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 10
Bamboemattenaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Podiumdoekenaantal 4
Ballonnenbogenaantal 3

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Afvalcontainersaantal 6
Bezemsetsaantal 6
Vuilnisgrijpersaantal 6
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Bewegwijzering

Entreebordenaantal 3
Toiletbordenaantal 4
Bordjes voor EHBOaantal 2
Programmapostersaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 6
Zaklampenaantal 8
Portofoonsaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 20
Noodverlichtingssetsaantal 4

Registratie

Polsbandjesaantal 400
Ticketscannersaantal 4
Kassabonnenrollenaantal 12
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 40
Naamstickersaantal 100

Logistiek

Rolcontainersaantal 8
Steekwagensaantal 3
Opbergkrattenaantal 20
Spanbandenaantal 12
Dekzeilenaantal 8
Gereedschapskistenaantal 3
Kabelbindersaantal 300
Ducttapeaantal 12
Markeerstiftenaantal 12

Tips

Reserveer locatie, vergunningen en techniek in de eerste fase. Leg ook meteen vast waar podiumdelen, marktkramen, partytenten, toiletten en afzethekken komen; wijzigingen in de indeling werken later door in stroom, kabelmatten en publieksroutes.
Plan de muziekproductie per optreden, inclusief soundcheck, microfoons, DI-boxen, instrumentkabels en wisseltijd. Controleer uiterlijk één week vooraf wie het mengtafel- en podiumbeheer doet en wanneer iedere artiest arriveert.
Maak een aparte stroom- en lichttekening. Tel PA-speakers, subwoofers, LED-spots, lichtslingers en bouwlampen mee, houd verlengkabels en stekkerdozen droog en regel een aggregaat als de locatie niet genoeg vermogen levert.
Regel publieksvoorzieningen niet pas na de promotie. Verzamel dieetwensen bij aanmeldingen, bestel herbruikbare drinkbekers en serveermateriaal, en zet beveiliging, EHBO-materiaal en toiletten uiterlijk enkele weken voor het festival definitief vast.
Gebruik de laatste 48 uur voor controle in plaats van nieuwe keuzes: check de weersverwachting, bevestig leveringen en artiestenvervoer, sorteer polsbandjes, koel dranken en druk het draaiboek af. Wijs per taak één medewerker aan en plan een korte briefing vóór opening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een reggaefestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met locatie, vergunningen en artiesten. Reserveer techniek, catering, beveiliging en toiletten zodra datum en bezoekersaantal vaststaan, bij voorkeur uiterlijk 3 maanden voor het festival.
Wanneer vraag ik vergunningen aan voor een reggaefestival?: Controleer direct na het vastleggen van de locatie welke vergunningen nodig zijn en dien aanvragen zo vroeg mogelijk in. Houd minimaal 8 tot 12 weken ruimte aan voor behandeling en eventuele aanvullingen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een reggaefestival?: Plan minimaal één volledige opbouwdag voor podium, PA, verlichting, tenten, kramen, afzethekken en bekabeling. Reserveer daarnaast 2 tot 3 uur op de festivaldag voor soundcheck, briefing, laatste veiligheidscontrole en het klaarzetten van catering.
Wanneer controleer ik het weer en wat regel ik dan?: Controleer de weersverwachting 72 uur, 24 uur en op de ochtend van het festival. Gebruik partytenten en beschutte wachtruimtes bij regen, borg kabels met kabelmatten en bepaal vooraf wie beslist over extra maatregelen of wijzigingen in de planning.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.