Organiser un festival de reggae, étape par étape

Un festival de reggae se prépare d’abord comme un projet technique, puis comme une expérience musicale. Commence par le lieu, les autorisations et les artistes avant de communiquer sur l’événement. La sonorisation, l’alimentation électrique, la sécurité et les toilettes doivent être dimensionnées selon le public attendu. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les livraisons, refroidir les boissons, préparer les bracelets et répartir les équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Demander les autorisations
3
Réserver les artistes
2 personnes
4
Réserver la technique
5
Consigner le catering
6
Réserver la sécurité
7
Réserver les toilettes
8
Réserver le matériel de premiers secours
9
Créer l’identité du festival
2 personnes
10
Rédiger les textes promotionnels
2 personnes
11
Publier la page de l’événement
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Lancer la promotion sur les réseaux sociaux
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Confirmer le transport des artistes
17
Imprimer le déroulé
18
Répartir le personnel
19
Confirmer les livraisons
20
Vérifier les prévisions météo
21
Trier les bracelets
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Préparer le matériel
3 personnes
26
Inspecter le site
2 personnes
27
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
28
Monter la scène
6 personnes
29
Installer le matériel sonore
4 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Monter les tentes
5 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Aménager le bar
4 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
35
Remplir les glacières
3 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
38
Aménager l’entrée
3 personnes
39
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
40
Aménager le vestiaire des artistes
2 personnes
41
Effectuer la vérification du son
4 personnes
42
Effectuer le contrôle de l'éclairage
3 personnes

Événement

43
Accueil des artistes
2 personnes
44
Ouvrir l’accueil du public
5 personnes
45
Vérifier les billets
4 personnes
46
Distribuer les bracelets
3 personnes
47
Gérer les flux de public
3 personnes
48
Accompagner les artistes
2 personnes
49
Accompagner les spectacles
3 personnes
50
Lancer le programme musical
2 personnes
51
Servir les boissons
5 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
4 personnes
54
Réapprovisionner le stock de traiteur
2 personnes
55
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
2 personnes
57
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
58
Assurer la sécurité
4 personnes
59
Faire des annonces au public
60
Clore la dernière prestation
3 personnes
61
Accompagner le public à la sortie
5 personnes

Suivi

62
Fermer le bar
4 personnes
63
Clôturer le catering
4 personnes
64
Éteindre l’équipement
3 personnes
65
Nettoyer le site
6 personnes
66
Évacuer les déchets
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Démonter le mobilier
5 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
71
Démonter le matériel audio
4 personnes
72
Démonter la scène
6 personnes
73
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
74
Retourner les matériels
2 personnes
75
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 4
Tables de bièreqté 20
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Barrières de sécuritéqté 20
Éléments de podiumqté 12
Bancs de vestiaireqté 4

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Groupe électrogène
Caisses du barqté 3
Terminaux de paiementqté 4
Stations de rechargeqté 3
Réfrigérateursqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Brûleurs à gazqté 4
Sauteusesqté 4
Trancheusesqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Projecteurs de chantierqté 6
Passe-câblesqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 20

Cuisine

Glacièresqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de cuisineqté 8
Pains de glaceqté 40

Décoration

Drapeaux reggaeqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Nattes en bambouqté 8
Nappesqté 20
Tentures de scèneqté 4
Arches de ballonsqté 3

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 6
Pinces à déchetsqté 6
Serpillièresqté 6
Seauxqté 8
Gants de nettoyageqté 12

Signalétique

Panneaux d'entréeqté 3
Panneaux de toilettesqté 4
Panneaux pour la trousse de premiers secoursqté 2
Affiches du programmeqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 6
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Kits d’éclairage de secoursqté 4

Inscription

Braceletsqté 400
Scanners de billetsqté 4
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Étiquettes nominativesqté 100

Logistique

Roll-containersqté 8
Diablesqté 3
Caisses de rangementqté 20
Sangles d'arrimageqté 12
Bâchesqté 8
Boîtes à outilsqté 3
Serre-câblesqté 300
Ruban adhésifqté 12
Marqueursqté 12

Conseils

Bloque le lieu et les autorisations avant d’annoncer la programmation. Garde au moins 6 à 8 semaines de marge pour les démarches qui dépendent de la commune ou du site.
Réserve la technique après avoir confirmé les artistes et leurs besoins. Pour une scène reggae, vérifie notamment les haut-parleurs, les caissons de basses, la console, les microphones, les boîtiers DI et un groupe électrogène si le raccordement est incertain.
Prévois les flux du public avant d’installer le mobilier. Place les barrières, les stands, les tables et les toilettes de façon à séparer l’entrée, le bar, la scène et les sorties de secours.
Demande les besoins alimentaires des artistes et de l’équipe au moins 10 jours avant le festival. Confirme ensuite le catering, le transport des artistes et les horaires de livraison sur un même document.
Fais la dernière vérification météo 48 heures avant, puis imprime le déroulé et répartis les responsables. Le jour J, compte les bracelets, refroidis les boissons et contrôle les câbles, rallonges, multiprises et passe-câbles avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de reggae ?: Prévois au minimum 3 mois pour un petit festival et plutôt 6 mois si plusieurs artistes, des autorisations ou un groupe électrogène sont nécessaires. Les artistes et le lieu doivent être confirmés en premier.
Quand réserver les artistes pour un festival de reggae ?: Réserve-les idéalement 4 à 6 mois avant la date, surtout si la programmation comprend plusieurs groupes. Demande dès la réservation leurs horaires, besoins techniques, transport et catering.
Combien de toilettes prévoir pour un festival ?: Pour un événement de quelques heures, compte environ 1 toilette pour 50 personnes, puis ajoute des unités si le public reste longtemps ou si de l’alcool est servi. Confirme la livraison au moins 2 à 3 semaines avant.
Quand installer la sonorisation et la scène ?: Prévois l’installation au moins 1 jour avant l’ouverture lorsque c’est possible, afin de tester la console, les microphones, les caissons de basses et l’alimentation. Garde plusieurs heures le jour même pour les balances et les corrections.

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