Checklist voor een reggaefestival organiseren

Een reggaefestival vraagt om meer dan artiesten en muziek. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, stroom, geluidsinstallatie, catering, toiletten en publieksbegeleiding. Begin met reserveringen en vergunningen, leg daarna artiesten en techniek vast en werk in de laatste weken naar een concreet draaiboek toe. Denk ook aan details die vaak te laat worden geregeld: vervoer voor artiesten, gekoelde dranken, polsbandjes, kabelmatten en een plan voor regen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Artiesten vastleggen
2 personen
Techniek reserveren
Catering vastleggen
Beveiliging reserveren
Toiletten reserveren
EHBO-materiaal reserveren
Festivalidentiteit ontwerpen
2 personen
Promotieteksten schrijven
2 personen
Evenementpagina publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale promotie starten
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiëntenvervoer bevestigen
Draaiboek afdrukken
Medewerkers indelen
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Polsbandjes sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
4 personen
Lichtapparatuur plaatsen
3 personen
Tenten opzetten
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Bar inrichten
4 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Toegangspoort inrichten
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Artiëntenkleedkamer inrichten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Lichtcheck uitvoeren
3 personen

Event

Artiënten ontvangen
2 personen
Publieksontvangst openen
5 personen
Tickets controleren
4 personen
Polsbandjes uitdelen
3 personen
Publieksstromen begeleiden
3 personen
Artiënten begeleiden
2 personen
Optredens begeleiden
3 personen
Muziekprogramma afspelen
2 personen
Dranken serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Cateringvoorraad aanvullen
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-punt bemannen
2 personen
Beveiliging uitvoeren
4 personen
Publieksmededelingen doen
Laatste optreden afronden
3 personen
Publiek uitgeleiden
5 personen

Nazorg

Bar sluiten
4 personen
Catering afsluiten
4 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Afval afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
Podium afbreken
6 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 4
Biertafelsaantal 20
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Afzethekkenaantal 20
Podiumdelenaantal 12
Kleedkamerbankenaantal 4

Apparatuur

PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Aggregaat
Barkassa'saantal 3
Pinapparatenaantal 4
Oplaadstationsaantal 3
Koelkastenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Gasbrandersaantal 4
Braadpannenaantal 4
Snijmachinesaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Bouwlampenaantal 6
Kabelmattenaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 500
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveerbestekaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Keukentangenaantal 8
Koelelementenaantal 40

Decoratie

Reggaevlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 10
Bamboemattenaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Podiumdoekenaantal 4
Ballonnenbogenaantal 3

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Afvalcontainersaantal 6
Bezemsetsaantal 6
Vuilnisgrijpersaantal 6
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Bewegwijzering

Entreebordenaantal 3
Toiletbordenaantal 4
Bordjes voor EHBOaantal 2
Programmapostersaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 6
Zaklampenaantal 8
Portofoonsaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 20
Noodverlichtingssetsaantal 4

Registratie

Polsbandjesaantal 400
Ticketscannersaantal 4
Kassabonnenrollenaantal 12
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 40
Naamstickersaantal 100

Logistiek

Rolcontainersaantal 8
Steekwagensaantal 3
Opbergkrattenaantal 20
Spanbandenaantal 12
Dekzeilenaantal 8
Gereedschapskistenaantal 3
Kabelbindersaantal 300
Ducttapeaantal 12
Markeerstiftenaantal 12

Tips

Reserveer locatie, techniek, beveiliging, toiletten en EHBO-materiaal zo vroeg mogelijk. Controleer uiterlijk 6 weken vooraf of alle leveranciers hun aantallen, levertijden en contactpersonen hebben bevestigd.
Plan stroom en techniek samen. Een PA-set, subwoofers, mengtafel, microfoons en verlichting vragen om voldoende capaciteit; regel een aggregaat en kabelmatten voordat de opbouw begint.
Maak het draaiboek uiterlijk 1 week voor het festival definitief. Zet daarin de artiestenplanning, soundcheck, opbouw, medewerkersindeling, leveringen, artiestenvervoer en telefoonnummers van leveranciers.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en geef het aantal eters uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de catering. Tel daarnaast herbruikbare drinkbekers, borden, bestek en serveermaterialen per uitgiftepunt.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie partytenten, afzethekken en extra verlichting plaatst. Koel dranken pas volgens de afgesproken leverplanning, zodat opslag en stroom niet onnodig lang belast worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een reggaefestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met de locatie, vergunningen en artiesten. Reserveer techniek, catering, beveiliging en toiletten uiterlijk 3 maanden voor de festivaldag.
Wanneer moet ik een vergunning voor een reggaefestival aanvragen?: Dien de aanvraag in zodra locatie, datum en bezoekersaantal vaststaan; reken vaak op minimaal 8 tot 12 weken behandeling. Controleer de termijn bij je gemeente, omdat die per locatie en evenement verschilt.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een reggaefestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Pas dit aan op de duur, temperatuur, leeftijd van het publiek en de aanwezigheid van alcoholvrije opties.
Wanneer moet het draaiboek voor een reggaefestival klaar zijn?: Maak een concept 3 weken vooraf en verspreid de definitieve versie uiterlijk 1 week voor het festival. Druk op de dag zelf meerdere exemplaren af voor productie, techniek, beveiliging en coördinatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.