Checklist voor een raftingwedstrijd organiseren

Een raftingwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen rafts en een riviertraject. Je moet de route inspecteren, vergunningen en waterbeheer tijdig regelen en de veiligheid op het water organiseren. Daarna volgen inschrijvingen, teamindeling, startvolgorde en de controle van materiaal zoals helmen, vesten, reddingslijnen en portofoons. Deze checklist bundelt 76 taken en 61 spullen in een praktische volgorde, zodat je ziet wat je vooraf vastlegt en wat je vlak voor de start opnieuw controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Riviertraject inspecteren
3 personen
Wedstrijdvergunning aanvragen
Waterbeheer informeren
Locatie en startpunt reserveren
Parkeerterrein reserveren
Reddingsdienst reserveren
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Deelnemersformulier maken
Inschrijvingen openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Teamindeling publiceren
2 personen
Startvolgorde maken
2 personen
Wedstrijdkaarten printen
Route opnieuw controleren
3 personen
Weersverwachting controleren
Waterstand controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materiaal controleren
3 personen
Reddingsmateriaal testen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Eten voorbereiden
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Weersupdate versturen

Event

Startgebied afzetten
4 personen
Finishgebied afzetten
3 personen
Wedstrijdposten inrichten
4 personen
Tenten en tafels opbouwen
6 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Borden en routekaarten plaatsen
3 personen
Rafts en peddels klaarleggen
4 personen
Deelnemersbalie inrichten
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Uitrusting uitgeven
4 personen
Handtekeningen controleren
2 personen
Officials bij posten plaatsen
6 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Teams naar de start begeleiden
4 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste manche starten
6 personen
Tussentijden registreren
4 personen
Reddingsdekking uitvoeren
6 personen
Eten serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Tweede manche starten
6 personen
Finishers registreren
3 personen
Uitrusting innemen
4 personen
Wedstrijdresultaten berekenen
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale starten
6 personen
Finale veilig begeleiden
6 personen
Einduitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste drankenronde verzorgen
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal verzamelen
5 personen
Tenten en tafels afbreken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringtafels schoonmaken
3 personen
Locatie schoon achterlaten
5 personen
Verloren spullen registreren
Gehuurd materiaal retourneren
3 personen
Reddingsmateriaal reinigen
3 personen
Rafts laten drogen
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Registratiebalieaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Raftsaantal 8
Peddelsaantal 48
Helmenaantal 60
Reddingsvestenaantal 60
Wetsuitsaantal 60
Waterschoenenaantal 60
Reservepeddelsaantal 10
Wedstrijdboeienaantal 12
Reddingslijnenaantal 8
Werplijnenaantal 6
Waterdichte tonnenaantal 8
Fluitjesaantal 12
Stopwatchesaantal 8
Portofoonsaantal 10
Reddingsdekensaantal 20
Reservehelmenaantal 8
Reservevestenaantal 8
Waterdichte telefoonhoezenaantal 12
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 8
Startnummersaantal 100
Veiligheidshesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 3
AED
Thermische dekensaantal 20

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 6
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 10
Isolerende voedselbakkenaantal 8
Snijplankmattenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Wedstrijdspandoekenaantal 4
Podiumachtergrond
Prijzenaantal 12

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
Bouwlampenaantal 6

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met het riviertraject en de vergunningen voordat je inschrijvingen opent. Reserveer ook het startpunt, parkeerterrein en de reddingsdienst vroeg; zonder die bevestigingen kun je deelnemers geen betrouwbare wedstrijddetails geven.
Plan een tweede routecontrole kort voor de wedstrijd. Controleer daarbij ook de weersverwachting en waterstand, want een eerder veilig traject kan door hoog of snel water ongeschikt zijn.
Maak per team een complete uitgiftecontrole: raft, peddels, helm, reddingsvest, wetsuit en waterschoenen. Leg reservepeddels, reservehelmen en reservevesten apart klaar en wijs iemand aan die ze registreert.
Zet registratie, start en veiligheid als afzonderlijke posten in. Gebruik startnummers, wedstrijdkaarten, veiligheidshesjes en portofoons, zodat vrijwilligers deelnemers niet tegelijk hoeven in te checken en naar de start te sturen.
Test reddingsmateriaal vóór de deelnemers arriveren. Controleer reddingslijnen, werplijnen, fluitjes, EHBO-koffers en de AED; stop waterdichte telefoons of telefoons in hoezen en waterdichte tonnen op vaste, bereikbare punten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een raftingwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het wedstrijdconcept, de route-inspectie, vergunning en reserveringen. Open de inschrijving pas wanneer locatie, veiligheidsorganisatie en wedstrijdregels voldoende vaststaan.
Welke veiligheidsmaterialen heb je nodig bij een raftingwedstrijd?: Reken per deelnemer op een passend reddingsvest en een helm, aangevuld met reddingslijnen, werplijnen, fluitjes, portofoons, EHBO-koffers en een AED. Leg daarnaast reservehelmen, reservevesten en reservepeddels klaar vóór de start.
Wanneer controleer je de waterstand voor een raftingwedstrijd?: Controleer de waterstand en weersverwachting opnieuw binnen 24 uur voor de wedstrijd en nogmaals op de wedstrijddag. Neem bij afwijkingen een besluit over route, starttijd of uitstel voordat deelnemers het water op gaan.
Hoeveel tijd kost de registratie van teams op de wedstrijddag?: Plan per team ongeveer 5 minuten voor controle van aanmelding, startnummer en materiaaluitgifte. Laat registratie minstens 60 minuten vóór de eerste start openen, zodat ontbrekende gegevens of dieetwensen nog kunnen worden opgelost.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.