Publieksdag organiseren: complete checklist

Een publieksdag vraagt om meer dan een programma en een paar tafels. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, publieksstroom, vrijwilligers, catering en betalingen. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar uitnodigingen, reserveringen en materiaal. In de laatste week controleer je vooral aantallen, aansluitingen, telefoonnummers en instructies. Zo voorkom je dat registratie, bewegwijzering of koffievoorziening pas op de dag zelf problemen oplevert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma en activiteiten vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen maken
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad houdbare producten controleren
Tafels en stoelen bevestigen
Koeling en keukenmateriaal regelen
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
Plattegrond van het terrein maken
Bewegwijzering ontwerpen
Inschrijfformulieren afdrukken
Prijslijsten afdrukken
Contantgeld voorbereiden
Betaalapparaat testen
Vrijwilligersinstructies afdrukken
Telefoonnummers verzamelen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare boodschappen sorteren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Allergenen apart verpakken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Informatiestand opbouwen
2 personen
Kraam voor donaties opbouwen
2 personen
Buffet en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Activiteitenhoeken inrichten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Demonstraties begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Tafels afruimen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Laatste donaties verwerken
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Opbrengst veilig afstorten
2 personen
Aanmeldgegevens archiveren
Dankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 6
Kleedkamerscherm

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Betaalapparaat
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 6
Kassaboxenaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Buitenlampenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Decoratieve bordjesaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Naamstickersaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Informatiebannersaantal 4
Donatieboxenaantal 3

Sportmateriaal

Ballenaantal 12
Hoepelsaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Spelkaartenaantal 6
Bordspellenaantal 8
Knutseltafellopersaantal 4
Kleurpotlodenaantal 60
Knutselmappenaantal 30
Scharenaantal 12
Lijmsticksaantal 24
Verfkwastenaantal 24
Verfbakjesaantal 12
Touwtrektouw
Kegelsaantal 12
Kleurplatenaantal 150
Gekleurd papieraantal 500
Stiftenaantal 60
Plakbandaantal 12
Schortenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handvegersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 4
IJslepelsaantal 4
Serveertangenaantal 8

Tips

Leg programma, activiteiten en terreinindeling uiterlijk vier weken vooraf vast. Daarmee kun je de benodigde partytenten, biertafels, klapstoelen en bewegwijzering gericht regelen.
Plan de registratie apart van de catering en controleer een week vooraf de aanmeldingen, dieetwensen en inschrijfformulieren. Zet de registratietafel op een plek waar bezoekers niet in de rij voor het buffet terechtkomen.
Test het betaalapparaat minimaal één dag vooraf en bereid contantgeld voor in passende coupures. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen voordat koffiezetapparaten, waterkokers of andere apparatuur worden aangesloten.
Bereken catering niet alleen op basis van het totaal aantal aanmeldingen: houd de eetmomenten en dieetwensen apart bij. Controleer daarnaast warmhoudbakken, koelboxen, koelelementen, serveerschalen en herbruikbaar servies.
Maak de vrijwilligersindeling en telefoonnummers uiterlijk een week vooraf definitief. Druk de instructies af en geef per taak een starttijd, zodat ontvangst, activiteiten, buffet en opruimen niet allemaal op dezelfde mensen leunen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een publieksdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Verstuur uitnodigingen en start promotie zodra de basis vaststaat; verwerk aanmeldingen daarna wekelijks.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een publieksdag?: Plan minimaal één vrijwilliger voor registratie, één aanspreekpunt voor activiteiten en één persoon voor catering en voorraad per gelijktijdig actief onderdeel. Maak de definitieve indeling uiterlijk 7 dagen vooraf en wijs ook een reserve aan.
Wanneer moet ik catering en materialen voor een publieksdag regelen?: Bevestig catering, tafels, stoelen, koeling en keukenmateriaal uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf. Controleer houdbare voorraad en activiteitenmateriaal in dezelfde week; verse boodschappen en gekoelde producten regel je vlak voor de publieksdag.
Wat moet ik de dag voor een publieksdag controleren?: Test het betaalapparaat, controleer verlengkabels en stekkerdozen en leg formulieren, prijslijsten en vrijwilligersinstructies klaar. Loop ook de plattegrond en bewegwijzering na en verzamel alle telefoonnummers op één lijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.