Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas necesita más que una fecha y algunas actividades. Esta checklist reúne el trabajo de preparación, desde confirmar el lugar y tramitar permisos hasta organizar inscripciones, voluntarios, catering y montaje. Planifica el programa con varias semanas de margen y cierra las cantidades cuando conozcas el número de asistentes. El día anterior, revisa señalización, formularios, cobros, refrigeración y teléfonos de contacto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Definir el programa y las actividades
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer reservas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock de productos no perecederos
Asegurar las mesas y sillas
Organizar la refrigeración y el material de cocina
Comprobar el material de actividades
2 personas
Hacer el plano del recinto
Diseñar la señalización
Imprimir los formularios de inscripción
Imprimir listas de precios
Preparar dinero en efectivo
Probar el dispositivo de pago
Imprimir las instrucciones para voluntarios
Recopilar números de teléfono
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Clasificar los alimentos no perecederos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Empaquetar los alérgenos por separado
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar el punto de información
2 personas
Montar el puesto de donaciones
2 personas
Montar el bufé y el punto de recogida
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar rincones de actividades
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Proporcionar información
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Coordinar demostraciones
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Repartir bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Procesar las donaciones finales
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar carpas y mobiliario
4 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Depositar los ingresos de forma segura
2 personas
Archivar datos de inscripción
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Mesas altascant. 6
Biombo para vestuario

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 2
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Acumuladores de fríocant. 24

Equipo

Terminal de pago
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Micrófono
Altavocescant. 2
Reproductor de música
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Cajas de cajacant. 2
Calculadorascant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de exteriorcant. 6

Decoración

Mantelescant. 16
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Platos decorativoscant. 12
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12
Pegatinas con nombrecant. 250
Pulserascant. 250
Banners informativoscant. 4
Cajas de donacionescant. 3

Material deportivo

Pelotascant. 12
Aroscant. 6
Conoscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 8
Cartas de juegocant. 6
Juegos de mesacant. 8
Manteles de manualidadescant. 4
Lápices de colorescant. 60
Carpetas de manualidadescant. 30
Tijerascant. 12
Barras de pegamentocant. 24
Pincelescant. 24
Bandejas de pinturacant. 12
Cuerda para tira y afloja
Conoscant. 12
Libros para colorearcant. 150
Papel de colorescant. 500
Rotuladorescant. 60
Cinta adhesivacant. 12
Delantalescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Escobas de manocant. 4
Limpiacristalescant. 2

Catering

Compras
Dispensadores de bebidascant. 4
Cucharillas para heladocant. 4
Pinzas de servircant. 8

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y el programa al menos 4 semanas antes. Así tendrás tiempo para comprobar permisos, preparar invitaciones y publicar la promoción sin cambiar la información después.
Abre las inscripciones pronto y fija una fecha límite de 3 a 5 días antes del evento. Pregunta también por preferencias dietéticas: las respuestas tardías suelen alterar las cantidades de comida y bebida.
Asigna voluntarios por función y prepara instrucciones impresas para cada puesto. Para una jornada de varias horas, organiza turnos de 2 a 3 horas y recopila un número de teléfono de cada responsable.
Haz el plano del recinto antes de alquilar o mover mobiliario. Sitúa la mesa de registro cerca de la entrada, separa el buffet de las actividades y comprueba que cables, carpas y mesas no bloqueen el paso.
Prueba el terminal de pago y prepara el efectivo el día anterior. Imprime listas de precios, formularios y señalización, y cuenta con una alternativa si falla la conexión o el dispositivo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva las 2 últimas semanas para confirmar inscripciones, calcular el catering, asignar voluntarios y cerrar el plano del recinto.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y publica la promoción en línea al mismo tiempo. Deja al menos 7 días para recordatorios y para detectar si la asistencia prevista es demasiado baja o alta.
¿Cuándo se calculan las cantidades de catering?: Haz una primera estimación al abrir las inscripciones y ciérrala entre 3 y 5 días antes. En ese momento revisa el número confirmado, las preferencias dietéticas y las existencias de productos no perecederos.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una jornada de puertas abiertas?: Prepara formularios, listas de precios, instrucciones, señalización y dinero en efectivo el día anterior. También prueba el terminal de pago, revisa cables y regletas, y confirma que la refrigeración y el material de cocina están disponibles.

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