Journée du public : la checklist pour ne rien oublier

Une Journée du public demande plus qu’un programme et quelques tables. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’aux derniers contrôles le jour J. Vous y trouverez les points souvent réglés trop tard : autorisations, besoins alimentaires, répartition des bénévoles, encaissement et matériel de cuisine. Le plan complet rassemble 74 tâches et 86 fournitures pour préparer l’accueil, les activités et le rangement sans improviser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Fixer le programme et les activités
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de produits non périssables
Confirmer les tables et les chaises
Prévoir la réfrigération et le matériel de cuisine
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
Créer le plan du site
Concevoir la signalétique
Imprimer les formulaires d’inscription
Imprimer les listes de prix
Préparer la caisse en espèces
Tester le terminal de paiement
Imprimer les consignes des bénévoles
Collecter les numéros de téléphone
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les courses non périssables
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Emballer séparément les allergènes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Monter le stand d’information
2 personnes
Monter le stand de dons
2 personnes
Aménager le buffet et le point de service
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Aménager les espaces d’activités
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Traiter les derniers dons
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Déposer les recettes en sécurité
2 personnes
Archiver les données d’inscription
Envoyer des messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Paravent de loge

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Pains de glaceqté 24

Équipement

Terminal de paiement
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Microphone
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Caissesqté 2
Calculatricesqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes d'extérieurqté 6

Décoration

Nappesqté 16
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Assiettes décorativesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Étiquettes nominativesqté 250
Braceletsqté 250
Bannières d’informationqté 4
Boîtes à donsqté 3

Matériel de sport

Ballonsqté 12
Cerceauxqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Chemins de table pour tables de bricolageqté 4
Crayons de couleurqté 60
Classeurs de bricolageqté 30
Ciseauxqté 12
Bâtons de colleqté 24
Pinceauxqté 24
Bacs à peintureqté 12
Corde de tir à la corde
Cônesqté 12
Coloriagesqté 150
Papier de couleurqté 500
Marqueursqté 60
Ruban adhésifqté 12
Tabliersqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 4
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Cuillères à glaceqté 4
Pinces de serviceqté 8

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu, le programme et les autorisations. Faites-le plusieurs semaines avant l’événement : une modification tardive peut bloquer les réservations, les affiches et les inscriptions.
Fixez une date limite d’inscription et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Prévoyez ensuite une marge pour les inscriptions tardives avant de calculer les quantités de catering.
Préparez le plan du site avant d’installer les tables. Indiquez clairement l’entrée, la table d’inscription, le buffet, les activités, les toilettes et les issues ; cela évite de déplacer le mobilier le jour même.
Donnez à chaque bénévole une consigne écrite et un numéro de téléphone à appeler. Faites la répartition au moins 48 heures avant, avec une personne identifiée pour l’accueil, le buffet, les activités et la caisse.
Testez le terminal de paiement et préparez la caisse en espèces avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, glacières, pains de glace, thermos et machines à café : ces détails sont souvent découverts trop tard.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une Journée du public ?: Commencez dès que la date et le lieu sont confirmés. Prévoyez au minimum 4 semaines pour les autorisations, la promotion, les inscriptions, les réservations et la coordination des bénévoles, puis gardez les 48 dernières heures pour les vérifications.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une Journée du public ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster le catering.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une Journée du public ?: Répartissez au moins une personne pour l’accueil et les inscriptions, une pour la caisse, une pour le buffet et une par activité simultanée. Ajoutez 1 à 2 personnes de relais afin de couvrir les pauses et les imprévus.
Quand vérifier le matériel et les fournitures ?: Faites un premier inventaire une semaine avant, puis un contrôle final 24 à 48 heures avant. Testez le terminal de paiement, les équipements électriques et le matériel de cuisine avant l’arrivée du public, pas au moment de l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.