Zo organiseer je een promotiewedstrijd

Begin met de wedstrijdstructuur en werk daarna terug vanaf de speeldag. Publiceer het schema, open de aanmeldingen en leg regels, teamopstellingen en praktische informatie vroeg vast. Controleer vervolgens terrein, kleedkamers en materialen, zodat je op de dag zelf niet nog naar ballen, formulieren of stroom hoeft te zoeken. Plan ook de ontvangst: polsbandjes, programma’s, prijslijst, gekoelde dranken en hapjes lopen naast het sportgedeelte door.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdschema publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Promotieposters verspreiden
2 personen
5
Socialmediaberichten plaatsen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Scheidsrechter bevestigen
9
Reservering kleedkamers maken
10
Reservering materialen controleren
11
Teamopstellingen verzamelen
2 personen
12
Wedstrijdregels delen
13
Programma afdrukken
14
Polsbandjes sorteren
15
Prijslijst afdrukken
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Wedstrijdformulieren klaarleggen
22
Terrein inspecteren
2 personen
23
Veld belijnen
2 personen
24
Doelen plaatsen
4 personen
25
Tribunegebied afzetten
2 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Geluidsinstallatie testen
2 personen
30
Kassa inrichten
2 personen
31
Cateringbuffet inrichten
3 personen
32
Kleedkamers controleren
2 personen
33
EHBO-middelen klaarleggen
34
Ballonnen en vlaggen plaatsen
2 personen
35
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

36
Teams ontvangen
3 personen
37
Bezoekers verwelkomen
3 personen
38
Entree en registratie verzorgen
2 personen
39
Wedstrijd openen
40
Wedstrijd begeleiden
4 personen
41
Score bijhouden
42
Muziek en omroep verzorgen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Catering afrekenen
2 personen
46
Kleedkamers controleren
47
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
48
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
49
Teamfoto maken
2 personen
50
Avondprogramma begeleiden
2 personen
51
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

52
Kassa afsluiten
2 personen
53
Afval verzamelen
4 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Catering opruimen
3 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Versiering verwijderen
2 personen
58
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Terrein schoonmaken
4 personen
61
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
62
Materialen tellen
2 personen
63
Materialen retourneren
2 personen
64
Wedstrijdformulieren archiveren
65
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afzethekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Karaffenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Broodmandenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare werklampenaantal 4

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 6
Reserveballenaantal 4
Pionnenaantal 30
Trainingshesjesaantal 24
Doelnettenaantal 2
Cornervlaggenaantal 4
Fluitjesaantal 3
Wedstrijdklokkenaantal 2
Scorebord
Veldbelijningskar
Veldmarkeringspinnenaantal 20
Scheidsrechterskaartenaantal 2
Aanvoerdersbandenaantal 4
Waterbidonsaantal 24
Bidonkrattenaantal 4
Tassen voor wedstrijdballenaantal 2

Decoratie

Clubvlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 4
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Prijzenaantal 3

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Buitenlampenaantal 4

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat het wedstrijdschema, de regels en de uiterste inschrijfdatum klaarstaan. Zo voorkom je dat deelnemers later opnieuw moeten worden geïnformeerd over tijden of indeling.
Bevestig de scheidsrechter en verzamel teamopstellingen uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Vraag dieetwensen tegelijk op, zodat hapjes en drankverzorging niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Controleer 3 dagen vooraf de reservering van kleedkamers en materialen. Leg wedstrijdballen, reserveballen, pionnen en wedstrijdformulieren apart klaar; een ontbrekend onderdeel valt anders vaak pas bij de terreinopbouw op.
Plan de opbouw in vaste volgorde: terrein inspecteren, veld belijnen, doelen plaatsen en daarna het tribunegebied afzetten. Reken voor deze controle minimaal 2 uur vóór de eerste wedstrijd, zeker wanneer partytenten, tafels en afzethekken worden geplaatst.
Test speakers, microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren. Zet oplaadbare werklampen klaar voor donkere hoeken en plaats afvalbakken bij de catering, tribune en kleedkamers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een promotiewedstrijd organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met schema, locatie en promotie. Open de aanmeldingen daarna zo snel mogelijk en sluit ze bij voorkeur 7 dagen vóór de wedstrijd, zodat teamopstellingen en planning nog gecontroleerd kunnen worden.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema publiceren?: Publiceer het eerste schema zodra de speeldag en wedstrijdduur vaststaan, idealiter 4 tot 6 weken vooraf. Stuur een definitieve versie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, nadat alle aanmeldingen en teamopstellingen zijn verwerkt.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een promotiewedstrijd?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw van terrein, doelen, veldlijnen, tribuneafzetting en catering. Voeg 30 minuten toe voor een volledige controle van geluid, wedstrijdformulieren, polsbandjes en programma’s.
Wanneer moet je drank en hapjes voorbereiden?: Doe boodschappen en controleer de boodschappenlijst 1 tot 2 dagen vooraf. Koel dranken de avond ervoor en bereid hapjes op de wedstrijddag zo kort mogelijk vóór de ontvangst, zodat ze vers blijven en dieetwensen correct worden gevolgd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.