Einen Werbewettkampf Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Werbewettkampf entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob der Wettkampftag ruhig läuft. Veröffentliche zuerst den Wettkampfplan, verschicke Einladungen und öffne die Anmeldungen, bevor du Teams, Schiedsrichter und Material fest einteilst. Danach folgen Spielregeln, Gelände, Verpflegung und die Ausgabe von Unterlagen. Plane außerdem Zeit für Nachmeldungen, Ernährungswünsche und fehlende Ausrüstung ein – diese Punkte werden besonders häufig zu spät geklärt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfplan veröffentlichen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen öffnen
- 4
Promotionsplakate verteilen
2 Personen
- 5
Social-Media-Beiträge posten
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Schiedsrichter bestätigen
- 9
Umkleidekabinen reservieren
- 10
Materialreservierung prüfen
- 11
Teamaufstellungen sammeln
2 Personen
- 12
Spielregeln verteilen
- 13
Programm drucken
- 14
Armbänder sortieren
- 15
Preisliste drucken
- 16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 20
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 21
Wettkampfformulare bereitlegen
- 22
Gelände inspizieren
2 Personen
- 23
Spielfeld markieren
2 Personen
- 24
Ziele aufstellen
4 Personen
- 25
Tribünenbereich absperren
2 Personen
- 26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 27
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 29
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 30
Kasse einrichten
2 Personen
- 31
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 32
Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
- 33
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
- 34
Ballons und Fahnen platzieren
2 Personen
- 35
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 36
Teams empfangen
3 Personen
- 37
Besucher begrüßen
3 Personen
- 38
Einlass und Registrierung betreuen
2 Personen
- 39
Wettkampf eröffnen
- 40
Wettbewerb begleiten
4 Personen
- 41
Punkte erfassen
- 42
Musik und Durchsagen betreuen
- 43
Snacks servieren
3 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Catering abrechnen
2 Personen
- 46
Umkleidekabinen kontrollieren
- 47
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
- 48
Preisverleihung betreuen
3 Personen
- 49
Teamfoto machen
2 Personen
- 50
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 51
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 52
Kasse abschließen
2 Personen
- 53
Abfall sammeln
4 Personen
- 54
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 55
Catering aufräumen
3 Personen
- 56
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 57
Dekoration entfernen
2 Personen
- 58
Beschallungsanlage abbauen
2 Personen
- 59
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 60
Gelände reinigen
4 Personen
- 61
Umkleiden reinigen
2 Personen
- 62
Materialien zählen
2 Personen
- 63
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 64
Wettkampfformulare archivieren
- 65
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 60
- BiertischeAnz. 6
- UmkleidebänkeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- AbsperrgitterAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 40
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- KaraffenAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- BrotkörbeAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 4
Sportmaterial
- WettkampfbälleAnz. 6
- ErsatzbälleAnz. 4
- KegelAnz. 30
- TrainingswestenAnz. 24
- ZielnetzeAnz. 2
- EckfahnenAnz. 4
- PfeifenAnz. 3
- WettkampfuhrAnz. 2
- Anzeigetafel
- Feldmarkierungswagen
- FeldmarkierpfostenAnz. 20
- SchiedsrichterkartenAnz. 2
- KapitänsbindenAnz. 4
- WasserflaschenAnz. 24
- TrinkkastenkistenAnz. 4
- Taschen für WettkampfbälleAnz. 2
Dekoration
- ClubflaggenAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 4
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 10
- TischdeckenAnz. 8
- PreiseAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungswagenAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- AußenlampenAnz. 4
Tipps
- Lege den Wettkampfplan mindestens 4 Wochen vorher fest und öffne die Anmeldungen erst, wenn Spielregeln, Startzeiten und Anmeldeschluss darin eindeutig stehen. So kannst du Teamaufstellungen und Schiedsrichter rechtzeitig bestätigen.
- Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Wettkampf und erfasse dabei auch Ernährungswünsche. Prüfe anschließend die Teamlisten, drucke Formulare und sortiere Armbänder nach Teams oder Startgruppen.
- Reserviere Umkleidekabinen und prüfe die Materialreservierung mindestens 2 Wochen vorher. Kontrolliere dabei nicht nur Wettkampfbälle und Kegel, sondern auch Ersatzbälle, Absperrgitter und die Sitzmöglichkeiten für den Tribünenbereich.
- Bereite das Gelände am Vortag vor: Spielfeld markieren, Ziele aufstellen und den Tribünenbereich absperren. Prüfe zusätzlich Stromwege für Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Verlängerungskabel, damit am Morgen keine improvisierten Leitungen nötig sind.
- Kühle Getränke spätestens am Vorabend und stelle Snacks, wiederverwendbare Becher, Teller und Besteck vor Beginn bereit. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und halte Abfallbehälter direkt an den Ausgabeplätzen bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Werbewettkampf planen?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Wettkampfplan, Einladungen und Reservierungen. Die Anmeldung sollte mindestens 7 Tage vor dem Wettkampftag geschlossen werden, damit Teams, Schiedsrichter und Verpflegung belastbar geplant werden können.
- Wann muss man die Teams für einen Werbewettkampf einteilen?
- Sammle die Teamaufstellungen bis spätestens 7 Tage vorher und prüfe sie nochmals 2 bis 3 Tage vor dem Wettkampf. So bleiben noch 48 Stunden für Nachmeldungen, Umbesetzungen oder Rückfragen zu Spielregeln.
- Wie viel Material braucht man für einen Werbewettkampf?
- Plane pro aktivem Spielfeld die vorgesehenen Wettkampfbälle und mindestens 1 bis 2 Ersatzbälle ein. Ergänze die Sportausrüstung um Absperrgitter, Kegel, Formulare sowie eine Reserve bei Kabeln und Arbeitsleuchten, weil fehlendes Material am Veranstaltungstag kaum ersetzt werden kann.
- Wann sollte man Getränke und Snacks vorbereiten?
- Kaufe die Verpflegung 1 bis 2 Tage vorher ein und kühle die Getränke am Vorabend. Snacks kannst du am Wettkampftag 2 bis 3 Stunden vor Beginn vorbereiten; individuelle Ernährungswünsche müssen zu diesem Zeitpunkt bereits erfasst sein.
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