Comment organiser un match promotionnel sans rien laisser au hasard
Un match promotionnel se prépare dans un ordre précis : attirer les participants, verrouiller l’organisation sportive, puis installer le site. Commence par publier le programme et ouvrir les inscriptions, afin de connaître rapidement le nombre d’équipes. Ensuite, confirme l’arbitre, les vestiaires, le matériel et les besoins alimentaires. La veille, prépare les documents, les boissons et les équipements ; le jour même, contrôle le terrain et les zones d’accueil avant l’arrivée des joueurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Publier le programme des matchs
- 2
Envoyer les invitations
2 personnes
- 3
Ouvrir les inscriptions
- 4
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
- 5
Publier des messages sur les réseaux sociaux
- 6
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Confirmer l’arbitre
- 9
Réserver les vestiaires
- 10
Vérifier la réservation du matériel
- 11
Rassembler les compositions d’équipe
2 personnes
- 12
Partager les règles du concours
- 13
Imprimer le programme
- 14
Trier les bracelets
- 15
Imprimer la liste des prix
- 16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Refroidir les boissons
2 personnes
- 19
Préparer les en-cas
3 personnes
- 20
Rassembler le matériel
2 personnes
- 21
Préparer les feuilles de match
- 22
Inspecter le site
2 personnes
- 23
Tracer le terrain
2 personnes
- 24
Installer les buts
4 personnes
- 25
Délimiter la zone des tribunes
2 personnes
- 26
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 27
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 28
Suspendre la décoration
2 personnes
- 29
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 30
Installer la caisse
2 personnes
- 31
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 32
Vérifier les vestiaires
2 personnes
- 33
Préparer le matériel de premiers secours
- 34
Installer les ballons et les drapeaux
2 personnes
- 35
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 36
Accueillir les équipes
3 personnes
- 37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 38
Gérer l’entrée et l’inscription
2 personnes
- 39
Ouvrir la compétition
- 40
Accompagner la compétition
4 personnes
- 41
Suivre le score
- 42
Assurer la musique et les annonces
- 43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Régler la restauration
2 personnes
- 46
Vérifier les vestiaires
- 47
Préparer la remise des prix
2 personnes
- 48
Animer la remise des prix
3 personnes
- 49
Prendre la photo de l’équipe
2 personnes
- 50
Encadrer le programme du soir
2 personnes
- 51
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 52
Clôturer la caisse
2 personnes
- 53
Rassembler les déchets
4 personnes
- 54
Faire la vaisselle
3 personnes
- 55
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 57
Retirer la décoration
2 personnes
- 58
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
- 59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 60
Nettoyer le site
4 personnes
- 61
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
- 62
Compter le matériel
2 personnes
- 63
Retourner les matériels
2 personnes
- 64
Archiver les formulaires de compétition
- 65
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Tables de bièreqté 6
- Bancs de vestiaireqté 6
- Portants à vêtementsqté 2
- Barrières de sécuritéqté 12
- Poubellesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Tasses à caféqté 40
- Plateaux de serviceqté 12
- Louchesqté 8
- Carafesqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Corbeilles à painqté 6
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 4
- Bouilloiresqté 2
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4
Matériel de sport
- Ballons de matchqté 6
- Ballons de rechangeqté 4
- Cônesqté 30
- Chasubles d’entraînementqté 24
- Filets de butqté 2
- Drapeaux de coinqté 4
- Siffletsqté 3
- Pendule de matchqté 2
- Tableau des scores
- Chariot de traçage du terrain
- Piquets de marquage de terrainqté 20
- Cartons d’arbitreqté 2
- Brassards de capitaineqté 4
- Bidons d’eauqté 24
- Caisses de bidonsqté 4
- Sacs pour ballons de matchqté 2
Décoration
- Drapeaux du clubqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Ruban pour ballonsqté 4
- Panneau d’accueil
- Panneaux indicateursqté 10
- Nappesqté 8
- Prixqté 3
Catering
- Courses
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Chariots de ménageqté 2
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes d'extérieurqté 4
Conseils
- Ouvre les inscriptions assez tôt pour pouvoir traiter les demandes et recueillir les besoins alimentaires avant de faire les courses. Garde une date limite claire, idéalement 7 jours avant le match.
- Ne te limite pas à confirmer les équipes : rassemble aussi leurs compositions et partage les règles du concours au moins 48 heures avant le début des matchs. Cela évite les contestations sur place.
- Vérifie la réservation du matériel avant de préparer le site. Prévois les ballons de rechange, les cônes, les feuilles de match et les bracelets dans des lots séparés pour ne pas les chercher au dernier moment.
- Installe d’abord le terrain, les buts et les barrières, puis aménage les tribunes avec les tables, bancs et chaises. Cette séquence laisse les zones de circulation dégagées pendant le montage.
- Prépare les boissons et les en-cas la veille : refroidis les boissons, remplis les glacières et regroupe la vaisselle réutilisable. Garde les feuilles de match, le programme imprimé et la liste des prix dans un point d’accueil identifié.
Questions fréquentes
- Quand ouvrir les inscriptions pour un match promotionnel ?
- Ouvre-les au moins 3 à 4 semaines avant le match pour laisser le temps aux équipes de répondre. Fixe la clôture environ 7 jours avant l’événement afin de finaliser les compositions, les besoins alimentaires et le programme.
- Quand confirmer l’arbitre et réserver les vestiaires ?
- Confirme l’arbitre et les vestiaires dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 3 semaines avant. Fais une nouvelle vérification 48 heures avant, avec les horaires et le nombre d’équipes.
- Que faut-il préparer la veille d’un match promotionnel ?
- Prépare les feuilles de match, les bracelets, le programme imprimé, les prix, les en-cas et les boissons la veille. Regroupe aussi les ballons, cônes, rallonges et haut-parleurs pour réduire le montage du matin à 2 ou 3 heures.
- Combien de temps prévoir pour installer le terrain ?
- Prévois au moins 90 minutes pour inspecter le site, tracer le terrain, installer les buts et délimiter les tribunes. Ajoute 30 minutes si les tentes, la sonorisation et plusieurs zones d’accueil doivent être montées.
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