Boodschappenlijst voor een postzegelbeurs

Een postzegelbeurs vraagt om meer dan tafels voor de handel. Je hebt materiaal nodig waarmee exposanten hun verzamelingen overzichtelijk tonen, bezoekers rustig kunnen kijken en inschrijvingen of betalingen soepel verlopen. Denk ook aan kleine zaken die vaak pas op de beursdag ontbreken: extra pennen, tafelnummering, verlenghaspels en duidelijke informatieborden. Met deze boodschappenlijst controleer je vooraf zowel de zaalopstelling als de koffiehoek, registratie en presentatie van de stands.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 20
Stoelenaantal 50
Registratietafel
Vitrinekastenaantal 4
Tafelkledenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Vergrootglazenaantal 12
Bureaulampenaantal 8
Geldkist

Servies

Koffiemokkenaantal 60
Drinkglazenaantal 60
Gebaksbordenaantal 50
Theelepelsaantal 60
Serveertangenaantal 4

Kantoor

Naamkaartjesaantal 40
Tafelnummerkaartenaantal 20
Inschrijfformulierenaantal 100
Programmafoldersaantal 150
Pennenaantal 12
Prijskaartjesaantal 200
Kleefbandaantal 6
Schrijfblokkenaantal 6
Enveloppenaantal 100

Decoratie

Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Postzegelafbeeldingenaantal 20

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 6
Snijplankenaantal 2

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 3 liter
- Koffiemelk - 2 flessen
- Kristalsuiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 1 doos
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Spa Blauw - 10 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Papieren servetten - 300 stuks
- Roomboterkoekjes - 5 pakken
- Speculaas - 4 pakken
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoute sticks - 3 zakken
- Mini-croissants - 100 stuks
- Mini-kaasbroodjes - 80 stuks
- Vegetarische mini-broodjes - 40 stuks
- Glutenvrije koekjes - 3 pakken
- Verse appels - 50 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Afvalzakken - 3 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Papieren handdoeken - 6 pakken
- Handzeep - 3 flessen

Tips

Voorzie per exposant een tafelnummerkaart, naamkaartje en een set prijskaartjes. Leg daarnaast minstens 10 extra kaartjes en 20 prijskaartjes klaar voor wijzigingen op de beursdag.
Neem per tafel minimaal één vergrootglas mee en controleer vooraf de verlichting. Bureaulampen zijn vooral nodig op donkere plekken of wanneer vitrinekasten worden gebruikt.
Tel vóór het klaarzetten het aantal koffiezetapparaten, waterkokers en verlenghaspels. Houd minstens één vrije stekkerdoos en één verlenghaspel achter de hand voor onverwachte aansluitingen.
Maak voor registratie en verkoop een aparte set met inschrijfformulieren, pennen, enveloppen en een geldkist. Leg minimaal 2 pennen per registratiemedewerker klaar, zodat een lege pen de ontvangst niet stillegt.
Zet bewegwijzeringsborden bij de ingang, registratie en beurszaal en plaats informatieborden bij de exposantentafels. Print de bewegwijzering uiterlijk één dag vooraf, zodat ontbrekende of onleesbare borden nog vervangen kunnen worden.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een postzegelbeurs?: Reken naast expositietafels en stoelen op een registratietafel, tafelkleden, vergrootglazen, bureaulampen, prijskaartjes en tafelnummerkaarten. Voor de organisatie heb je ook inschrijfformulieren, pennen, bewegwijzering en een geldkist nodig. Voor koffie en thee zijn koffiezetapparaten, waterkokers, mokken, glazen en lepels nodig.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een postzegelbeurs?: Neem minimaal één stoel per exposantentafel en tel daar stoelen voor registratie en de catering bij op. Voor 20 exposantentafels betekent dat minstens 22 stoelen als registratie en koffiehoek elk één stoel krijgen. Controleer de zaalindeling uiterlijk één week vooraf.
Hoeveel pennen en formulieren moet ik meenemen naar een postzegelbeurs?: Leg minimaal 2 pennen per registratiemedewerker klaar en neem 10 procent extra inschrijfformulieren mee boven het verwachte aantal deelnemers. Bij 50 verwachte inschrijvingen zijn dat dus minstens 55 formulieren. Stop de reservevoorraad in een aparte envelop.
Wanneer moet ik de spullen voor een postzegelbeurs regelen?: Controleer de voorraad uiterlijk één week vooraf en doe de boodschappen uiterlijk 2 dagen voor de beurs. Koelboxen, dranken en verse catering regel je op de dag zelf; drukwerk, naamkaartjes en bewegwijzering moeten uiterlijk één dag eerder klaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.